[1분 설명력] 똑 부러지게 말 잘하는 사람들의 사소한 말습관

1분 설명력 - 똑 부러지는 사람으로 기억되는 사소한 말습관
사이토 다카시 지음, 장은주 옮김 / 한국경제신문 / 2020년 6월

직장에서는 어디든지 부서나 팀, 혹은 더 작은 조직의 회의를 한다.

회의에서는 대체적으로 자신의 의견을 낸다. 제출된 의견은 전체 계획과 비교해 채택되기도 하고, 묵살되기도 한다.

채택되면 인사에 반영되기도 하고, 성공할 시 특별한 혜택이 주어지는 게 보통이다.

때문에 누구나 자신의 의견을 제출한 사람은 회의에서 그 의견이 채택될 수 있도록 설명(프리젠테이션)을 잘해야 된다. 그렇지만 설명이 말로는 쉽지만 막상 회의석상에서 제한된 시간 내에 자신의 하고 싶은 얘기를 모두 담아 정확하게 전달되는 것은 쉽지 않다.

꽤 좋은 계획도 프리젠테이션에 실패해 직장 인사에서 밀리기도 하고, 거듭된다면 낙오할 수도 있다. 그때 직장 상사들은 대부분 이런 말을 한다.

"자신이 팔고 싶은 상품에 대해 상대방에게 섦명을 제대로 못하면 물건 팔 수 있겠어?"

회식이나 사석 등에서는 분위기를 주도하며 활발한 사람이 회의 때만 되면 주눅들어 할 말을 제대로 못하는 경우도 많다.

이렇게 일상생활에서든 비즈니스에서든 내가 아는 지식이나 이야기를 상대가 이해하기 쉽도록 간단하고 명확하게 설명해야 하는 상황은 자주 발생한다.

하지만 단번에 상대를 이해시키는 것은 그리 쉬운 일이 아니다. 열심히 설명했는데 상대가 멍한 표정으로 “그래서 하고 싶은 말이 뭔데요?”라고 반응하거나 머릿속으로는 알지만 막상 설명하려고 하니 “음.. 어.. 그게 그러니까”만 반복하고 있는 자신의 모습을 발견할 때, 생각대로 되지 않는 현실에 낙담하기 일쑤다. 반면 회의에서의 프레젠테이션이나 수업에서의 난해한 수학 공식 풀이는 물론, 어제 본 영화나 책의 줄거리 설명마저 기가 막히게 잘하는 사람이 있다.

간결한 요약과 찰떡같은 예시로 짧은 시간 안에 상대방의 이해를 쉽게 이끌어내는 사람을 보면 우리는 무심코 ‘저 사람은 머리가 좋아!’, ‘저 사람이랑 일하면 명쾌해!’라고 감탄하게 된다.

남들보다 짧은 시간에 더 효과적인 설명을 하는 사람들은 보통의 사람들과 어떤 점이 다른가.

오랜 세월 '설명의 기술'을 학생들에게 지도해온 일본의 사이토 다카시 교수가 공적인 자리부터 일상생활 속 대화까지 다양한 상황에서 단순하고 명쾌하며 센스까지 겸비한 설명력을 키울 수 있는 방법을 알려준다.

'1분 안에(시간 감각)' '3가지 핵심으로(요약 능력)' '추상적인 것을 구체화한다(예시 능력)' 이 3가지의 핵심 기술을 알고 잘 활용할 수 있다면, 아무리 복잡한 내용이라도 상대방에게 논리정연하게 단 1분 안에 설명할 수 있을 뿐만 아니라 지적인 사람이라는 긍정적 이미지를 줄 수 있다고 말한다.

사이토 다카시 교수에 따르면 준비해 온 내용을 회의에서 열심히 설명했는데 상대가 이해를 못한 것 같다. 그때 옆자리의 누군가가 단 몇 마디로 내가 한참동안 설명한 내용을 단번에 정리해버린다면? 일상생활에서도 마찬가지다. 분명 같은 이야기를 해도 간결한 요약과 찰떡같은 예시로 짧은 시간 안에 상대방의 이해를 쉽게 이끌어내는 사람은 따로 있다. 문제는 대다수의 사람들은 머릿속으로는 잘 아는 내용도 막상 누군가에게 설명하려고 하면 횡설수설하며 의도치 않은 투머치토커가 된다는 것이다.

사이토 다카시는 이를 위해 이런 사람들에게 도움이 될 책 『1분 설명력』을 펴냈다.

책에 따르면 생각나는 대로 두서없이 말해도 상대가 끝까지 들어주고 요점을 알아주면 좋겠지만, 현실은 그렇지 않다. 듣는 사람이 최적의 설명이라고 느끼는 시간 길이는 최대 1분이다. 1분 안에 상대를 사로잡지 못하면 그 이상 설명해도 핵심을 전달할 수 없다.

반대로, 말하고자 하는 내용을 간결하게 1분 내에 정리하여 말할 수 있다면 상대가 집중할 확률이 높아진다. 사람들의 마음을 사로잡아야 하는 광고나 예고편, SNS의 글 등을 듣고 읽는데 1분을 넘지 않도록 구성하는 이유도 마찬가지다. 그렇기 때문에 일상에서든 일에서든 자신을 제대로 어필하기 위해서는 1분 안에 중요한 핵심만 뽑아 정확히 전달하는 능력, 즉 ‘1분 설명력’을 갖추는 것이 매우 중요하다.

설명력은 우리 생활과 밀접하고 중요한 능력이지만, 실제로 ‘설명을 하는 방법’을 배워야 한다고 생각하는 사람은 많지 않다. 저자는 우리가 국어, 수학과 같은 기초지식을 배우듯, 설명하는 능력 역시 기본 구조를 익히고 연습해야만 언제 어디서나 능수능란하게 사용할 수 있다고 말한다.

설명력은 설명을 잘하고자 하는 의지를 가지고 연습을 따로 하지 않는 한, 저절로 몸에 배지 않는다. 설명력을 구성하는 3가지 핵심 능력을 일상의 가벼운 대화에서부터 트레이닝하고, 머릿속으로 구조화하여 생각을 정리하는 습관을 기를 수 있다면 언제, 어디서, 무엇을 설명하든지 막힘없이 술술 설명할 수 있다.

1. 시간 감각: 설명은 1분 안에 끝나야 한다.

좋은 설명은 1분 안에 끝난다. 듣는 사람이 가장 간결하고 잘 정리된 설명이라고 느끼는 시간 길이가 딱 1분이기 때문이다. 이보다 길어지면 아무리 유익한 이야기라도 듣는 사람은 지루하다고 느끼기 마련이다. 스톱워치를 활용하여

5초, 15초, 1분 단위로 어떤 주제에 관해 얼마만큼의 설명을 할 수 있는지 체크하고 연습하다 보면 시간에 구애받지 않고도 짧은 시간 안에 알찬 설명을 할 수 있게 된다.

2. 요약 능력: 핵심은 최대 3가지만 말한다.

한 번에 많은 정보를 들으면 머리만 복잡할 뿐 이해하기도 어렵고, 뒤로 갈수록 초반에 들은 것은 대부분 잊어버리게 된다. 듣는 사람이 기억할 수 있는 것은 최대 3가지 포인트다. 3가지라는 명확한 기준을 정해두면 어떤 것이 군더더기고 어떤 것이 핵심인지 명확하게 구분할 수 있다.

3. 예시 능력: 추상적 개념을 구체적 예시로 바꾼다.

상대가 아예 모르는 것은 몇 번을 설명해도 완전하게 이해시키기 어렵다. 추상적이거나 일반화하기 어려운 복잡한 내용을 설명할 때는 꼼꼼하게 오래 설명하기보다 ‘예를 들면 이렇다’라고 하는 방식이 시간도 절약하면서 상대를 바로 이해시킬 수 있다.

사회에 나가 직장생활을 할 때나 일상적인 대화를 나눌 때, 복잡한 것을 잘 정리하여 알기 쉽게 설명하면 ‘똑 부러지는 사람’이라는 평가와 더불어 긍정적인 이미지를 얻을 수 있다. 핵심을 콕 집어 간결하게 말할 뿐 아니라 정확한 예시와 비유로 알기 쉽게 이야기해주므로 메시지를 이해하기 위해 골머리를 앓을 필요 없이 필요한 정보만 귀에 쏙쏙 들어오기 때문이다. 하지만 핵심이 무엇인지 도무지 알 수 없게 두서없이 이야기하면 ‘말주변이 없는 사람’이라는 부정적인 꼬리표가 붙는다. 당연하게도, 그런 꼬리표가 달린 사람은 같은 일을 해도 더 낮은 평가를 받기 쉽고 신뢰 받지 못하는 등 여러모로 손해를 보기 마련이다.

꼬리표 달린 사람은 저자의 말에 더 귀을 기울일 필요가 있다.

듣는 사람의 입장에서도 말하는 사람의 설명이 서툴면 계속해서 시간을 빼앗기지만, 설명을 잘하면 정보가 효율적으로 전달되므로 시간을 아낄 수 있다. 좋은 설명은 신뢰를 이끌어낼 뿐만 아니라 주위 사람들까지 행복하게 해주는 셈이다.

현대는 비슷하면서도 수많은 정보가 물밀듯이 쏟아지는 시대다. 이제 사람들은 더 이상 긴 설명에 집중하지 않고 필요한 정보만 빠르게 얻기를 원한다.

상대를 내 말에 집중시키고 싶다면 더 간결하고 더 인상적이면서도 핵심을 명확히 전달하는 설명 전략이 필요하다.

설명만 시작하면 횡설수설하고 요령이 없어 답답한 사람들에게 『1분 설명력』은 일과 관계, 인생까지 훨씬 수월해지는 설명력을 키울 수 있게 도움을 줄 것이다.

지금까지 내용도 조금은 장황하게 들릴 수 있다. 저자의 방법을 응용 실천해 이 책의 핵심 내용을 다시 정리해 보자면 다음과 같다.

1. 먼저 한 마디로 말하자면 OO 이다.

- 본질을 요약해 한 마디로 표현한다.

2. 핵심은 OO 이다.

- 핵심은 최대 세 가지로 요약하고 중요도나 상대가 원하는 우선순위를 반영하여 제시한다.

3. 구체적으로 말하자면 OO 이다.

- 예시, 에피소드, 자신의 체험 등으로 보충한다.

4. 정리하면 OO 이다.

- 지금까지 설명한 내용을 최종적으로 정리한다.

이 구조를 토대로 하여 시간 안에, 핵심을 요약하여 설명하는 연습을 한다면 설명력은 금세 향상될 것 같다. 마지막으로 책 한 권을 요햑하는 것도 이 책의 내용을 실천하는 좋은 방법이라고 저자는 소개하고 있다.

저자 : 사이토 다카시(齋藤孝)

1960년 일본 시즈오카현에서 태어났으며 교육학자이자 작가, 방송인으로 다양한 활동을 하고 있다. 도쿄대학교 법학부 및 도쿄대학교 대학원 교육학연구과 박사과정을 거쳐 현재 메이지대학교 문학부 교수로 재직하고 있다.

교육학, 신체론, 커뮤니케이션론을 바탕으로 지식과 실용을 결합한 새로운 스타일의 글과 강연을 선보이고 있으며 학생들에게는 공부법 롤모델로, CEO들에게는 멘토로 지지받고 있다. 2001년 출간된 《신체 감각을 되찾다》로 ‘신초 학예상’을 수상했으며 《소리 내어 읽고 싶은 일본어》는 260만 부가 판매되면서 ‘마이니치 출판문학상 특별상’을 수상했다. 국내에 출간된 저서로는 《혼자 있는 시간의 힘》 《세상에 읽지 못할 책은 없다》 《인생 절반은 나답게》 《곁에 두고 읽는 니체》 《세계사를 움직이는 다섯 가지 힘》 《내가 공부하는 이유》 《독서는 절대 나를 배신하지 않는다》 등 다수가 있다.

<출판사로부터 도서를 제공받아 작성된 리뷰입니다.>