[회의 소통] 스마트 미팅 - 조직문화 개선프로젝트, 회의를 바꿔라

단순하지만 강력한 스마트 미팅 - 퍼실리테이션 회의의 결정판
류한수 지음 / 학이시습 / 2012년 10월

[회의 소통] 스마트 미팅 – 조직문화 개선프로젝트, 회의를 바꿔라

퍼실리테이션을 학습하면서 조직의 소통문화를 개선하는데 얼마나 효과적인지를 알 수 있게 되었다. 이 책은 저자가 퍼실리테이션읗 활용하여 조직의 회의개선문화를 만들어가는 실제적인 과정을 기술하고 있다.

회의는 어젠다 도출과 운영, 사례 공유라는 세가지 부분으로 이루어진다. 분비, 회의, 공유의 부분이다. 이 책에서 말하고자 하는 스마트미팅은 기본에 충실하면서도 회의 계획, 운영, 정리, 사후관리, 퍼실리테이션기법 적용이라는 툴을 통해 단순하면서도 강력한 소통의 무기를 전달하려 하고 있다.

회의계획을 세울 때는 의제의 우선순위를 정확히 하는 것이 좋은데 이것은 다음의 특징을 가져야 한다. 구체적이면서 측정이 가능해야 하고, 달성가능한지 여부를 체크하고 적절한지를 결정해야 한다. 저자는 SMART의 첫 자를 따서 S Set up Purpose(목적에 맞는지), M Meeting Agenda(의제를 정확히 세웠는지), A Attendance(참석자가 누군지), R Resoruce & Process(자원과 방식은), T Times & Place(시간과 장소는 어떤지)를 잘 정하는 것이 가장 중요하다고 말하고 있다.

회의진행을 설계할 때에는 다음을 고려해야 한다. 회의의 시나리오를 작성해보고, 회의 공지, 장소점검을 미리 해보아야 한다.

회의를 운영할 때에는 회의의 목적과 취지를 처음 설명하고, 참석자의 기대사항을 점검한다. 이 책에는 나오지는 않았지만 회의를 부드럽게 하기 위해 아이스브레이킹을 하는 것도 좋은 방법이다. 그 다음 운영규칙을 설명하고 회의 진행자(퍼실리테이터)는 역할 관리에 신경을 써야 한다. 특히 스폰서와 퍼실리테이터의 역할분담을 잘 운영해야 한다.

아이디어를 도출하기 위해 브레인스토밍을 많이 활용하는데 이때는 자유분방, 비판금지, 다다익선, 결합개선이라는 원칙을 지켜야 한다. 이렇게 도출된 아이디어는 슬립메소드기법으로 정리하는 것이 좋다.

아이디어를 체계화하는 것이 다음 사항인데 대안평가를 위해서 반드시 필요하다. 특히 의사결정을 위해서 성과메트릭스의 방식을 활용하면 효과가 좋다.

회의가 끝났으면 회의의 결과를 작성하고 실행계획을 수립하여야 한다. 체크포인트를 미리 설정해 성과공유의 지표를 만들어두는 것이 중요하다.

퍼실리테이터의 역할은 회의 맥락을 잡아준다는데 있다. 회의 프로세스의 설계 및 관리 갈등관리가 퍼실리테이터의 역량 중 가중 중요한 역량이다. 퍼실리테이터는 문제해결을 돕는 사람이라 번역하는 것이 가장 가까운 의미이다.

퍼실리테이터의 역할 중 질문은 매우 중요하다. 명확하고, 관련성이 있으며, 구체적인 질문을 할 수 있도록 연습하여야 한다. 좋은 질문을 넘어 위대한 질문을 만드는 임무가 퍼실리테이터의 임무인 것이다.

또한 경청도 매우 중요한 임무인데 적극적 경청을 함으로서 현장의 목소리를 정확히 파악한다는 생각을 가지고 있어야 한다.

브리인스토밍 외에 아이디어도출법으로 다운플로어차트, 마인드맵핑, 원더링플립차트, 랜덤워드 등의 방법이 있다.

아이디어를 체과하는 기법으로는 명목집단법, 스토리보딩, 로직트리, 장력분석, 5WHY기법 등이 있다.

대안 평가의 방법으로는 집단랭킹, 성과메트릭스, 기준평점, 피트 파이브 방식 등이 있으니 경우에 맞게 활용하는 것이 좋다..

이렇게 회의 설계를 전반적으로 정리해놓으니 한결 회의 설계에 대한 자신감이 생기는 것 같다. 좋은 합의점을 끌어내는 것이 필요하다 생각될 때에도 마음이 급해 결론을 먼저 끌어내려 했던 것이 실패의 원인이라 생각하고 반성을 해보는 기회였다. 이번에 퍼실리테이터와 관련한 책을 기획하면서 함께 좋은 성과를 만들게 되기를 기원해본다.