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공여사들의 엑셀 혁명 with 챗GPT - 암기 NO! 복잡 NO! 압도적 실용성 YES! 실무 엑셀 기본기+챗GPT 활용법
공여사들 지음 / 한빛미디어 / 2025년 3월
평점 :
♥ 인디캣 책곳간 서평단에 당첨되어 작성한 리뷰입니다.
이 책의 표지에는 노 페인 노 게인(No pain no gain)이라는 영어 속담이 노 페인 예스 게인(No pain yes gain)이라고 살짝 바꾸어 실려 있다. 영어를 직역하면 고통 없이는 얻는 것도 없다는 뜻인데, 한국어 속담으로는 고생 끝에 낙이 온다는 말이다. 그런데 No pain, 고생하지 않아도 이젠 AI가 도와주면 Yes gain, 웬만한 건 다 할 수 있다.
하지만 아무리 AI가 다 해 주더라도 사람이 꼭 알아야 하는 부분이 있고 챗 GPT의 영역이 있다. 그래서 엑셀l의 가장 기본이 되는 개념부터 배운다. 행은 ㅇ이 밑으로 쭈욱 내려가는 숫자 방향이다. 나는 행의 ㅇ받침을 원문자라고 생각했다. ① ② ③...을 행(Row)이라고 한다. 오른쪽 방향으로 옆으로 늘어서 있는 A, B, C.. 를 열(Column)이라고 한다. A, B, C 기둥이 옆으로 쭉 늘어선 모양을 생각했다.
네모칸은 셀(cell)이라고 한다. 엑셀(Excel)이라는 말은 뛰어나다는 뜻이지만, 뒤의 셀이 엑셀 워크시트의 가장 기본단위인 셀이기도 하다. 이 하나의 셀은 열과 행으로 고유한 주소를 갖는다. 이름 상자에 보면 A 열의 1번째 행에 있는 셀 이름은 A1이다. 이 셀을 병합하는 것에서부터 시작해서 입력 방식, 참조, 값의 표시 형식, 절대 참조에 대해 배운다. 그리고 아주 기초적인 숫자, 텍스트, 날짜와 시간을 다루는 함수를 익힌다. 예제 파일을 다운 받아 천천히 엑셀의 기본기를 따라해 보자. SUM 함수 같은 기본을 익힌다. 고급 함수나 기능은 남들도 모르기 때문에 실무에서 쓸 수 없으니 최소한으로 배운다.
그다음 직장인들이 쓰는 주요 함수로 데이터를 정리하고 집계하는 법과 엑셀 치트키인 피벗 테이블에 대해 공부한다. 데이터 정리의 핵심인 IF 함수, 여러 테이블을 하나로 합치는 VLOOKUP, 원하는 값만 세는 COUNTIF, 원하는 값만 더하는 SUMIF를 알아 두면 일일이 챗 GPT에게 묻지 않아도 돼서 훨씬 빠르게 업무를 처리할 수 있다. 특히 COUNTA 함수는 텍스트가 포함된 데이터도 세어 주기 때문에 COUNT함수보다 활용성이 더 높다.
피벗 테이블(Pivot Table)은 사용자가 데이터를 회전((Pivot)시켜 많은 양의 데이터를 다양한 관점에서 원하는 방식으로 요약하고 분석할 수 있다고 해서 붙여진 이름이다. SUMIF나 COUNTIF를 쓰지 않고. 이 피벗 테이블로 보고서를 만들면 더블클릭 한 번으로 세부 내역까지 확인할 수 있어서 센스 있다는 칭찬을 들을 것이다. 내게 판매 데이터가 있다고 치자. 이 피벗 테이블을 사용하면, 월 별 총 판매액은? 가장 많이 팔린 제품은? 특정 기간 판매 추이? 지역별 판매 현황과 같이 유용한 정보를 추출할 수 있다
이제 PART 2, AI부분으로 가 보자. 책에는 PART 1 최소한으로 배우는 엑셀 상식 마지노선인 인간의 영역 핵심 내용 총정리가 되어 있는데, 이 중에서 미흡한 부분이 있다면 다시보기를 참조해서 공부하면 된다. 내가 처음 챗 GPT를 접했을 때 프롬프트 라는 단어가 생소했는데 알고보니, 네이버에 검색할 때는 검색어라고 하고 카톡은 메시지 입력이라고 하고, AI에게 질문할 때는 프롬프트 입력이라고 하는 것일 뿐이다.
요새는 다들 챗 GPT와 함께 엑셀을 쓴다고 한다. 그런데 어떻게 엑셀을 쓰지? 챗GPT가 엑셀도 해 준다고? 정말 궁금한 점이 많았는데 이 책 한 권으로 모두 해결되었다. 일단 사람이 알아야 할 엑셀 기초를 배웠으니 챗GPT를 활용한 엑셀 사용법을 알아본다. 엑셀과 AI를 결합하여 업무 효율성을 극대화하는 것이다. 그것이 이 책의 제목인 <엑셀 혁명>이다.
챗GPT와 엑셀을 함께 활용하여 데이터 분석, 자동화, 보고서 작성 등 엑셀 초보자뿐만 아니라 숙련된 사용자에게도 새로운 가능성을 열어주고, 업무 생산성을 크게 향상시켜 줄 것이다. 전문 지식을 가지고 있는 개발 고수들보다 평범한 직장인들이 챗GPT를 활용해 실무 중심의 솔루션을 얻을 수도 있다. 실무를 잘한다는 건 상사가 내 결과물에 추가 질문 없이 한 번에 통과시키는 것을 말한다.
나는 문과생도 날로 먹는 매크로 짜기가 어렵지만 신기했다. 매크로(Macro)는 간단히 말하면 사용자가 자주 쓰는 작업을 기록해 두었다가 자동으로 재생하는 기능이다. 일련의 마우스 클릭, 키보드 입력과 같은 동작들을 순서대로 일어나도록 만드는 것이다. VBA(Visual Basic for Applications)란 엑셀에 내장된 프로그래밍 언어다. 이런 매크로를 개발하는 데 사용한다. 그래서 이제껏 엑셀 매크로/VBA는 엑셀 전문가의 영역이었다.
하지만 이제 내가 고생해서 프로그래밍 언어를 배우지 않아도 챗 GPT한테 요청만 하면 알아서 뚝딱 상황에 맞는 VBA 코드를 내준다. 다양한 업무 상황별 문제들을 간단히 해결할 수 있게 된 것이다. 챗 GPT가 없을 때는 배울 엄두도 못 냈던 복잡한 소스 짜기, 매크로 짜기, 데이터 분석하기 등 초보도 복잡한 엑셀 수식을 얻어 낼 수 있다. 우리는 이 어려운 엑셀 서식을 복사해서 붙여넣기를 하면 끝!
현재 내가 업무에서 필요한 상황을 그대로 입력하면 챗 GPT가 알아서 체계적으로 설명을 해주고, 나는 그대로 엑셀에서 따라 하기만 하면 된다. 이런 수식에 대해 구간 별로 나눠서 이해하기 쉽게 설명해 달라는 식으로 챗 GPT한테 모르는 것을 자세하게 얘기해 주면 된다. 게다가 화면을 캡처해서 질문해도 되고, 엑셀 시트나 구간을 복사해서 붙여넣기를 해도 된다. 사진까지 검색해 주다니 놀라웠다.
챗 GPT에게 어떻게 질문을 하는지 예제를 보면서 나도 따라 해 보았다. 몇 번 따라 하다 보니 질문을 어떻게 하면 좋을지 감이 좀 잡힌다. 저자가 유튜브를 시작할 때만 해도 구독자들이 에러가 생기면 저자에게 묻고 답을 기다려야 했는데 이제는 다른 사람에게 물어볼 필요 없이 챗 GPT에게 직접 물어보면 된다. 나도 예전에 엑셀을 할 때 #######으로 에러가 나서 황당한 적이 있었는데 칸 늘이기로 간단히 해결된다. 이젠 당황하지 말고 챗 GPT에게 물어보면 되다니 세상에 이런 신세계가 어디 있단 말인가.
데이터 유효성 검사, 체크박스, 스파크 라인 같은 다른 사람이 만든 엑셀 파일에서 나도 써보고 싶은 기능을 봤다면 굳이 그 파일을 만든 사람에게 묻지 않아도 챗 GPT한테 물어보면 된다. 실무를 하면서 훔치고 싶은 일잘러의 엑셀 스킬을 발견한다면 캡처해서 챗 GPT에게 물어보고 내 것으로 만들자.
챗 GPT의 도움으로 나눗셈의 나머지를 구하는 함수인 MOD 함수를 활용하는 법도 배운다. 잘 쓰이지 않는 이런 함수들은 챗 GPT가 알려준 것을 복사해서 그대로 쓰면 된다. 하지만 자주 쓰는 IF 함수는 물어보는 게 더 시간이 걸리기 때문에 외워두는 것이 빠르다. 네이버를 검색하면 내 업무 상황과 비슷한 글을 찾아서 설명을 하나하나 읽어가며 문제를 해결해야 하는데 챗 GPT는 엑셀의 모든 함수를 외우지 않아도 다양한 실무 문제를 해결할 수 있다.
XLOOKUP이라는 함수는 특정 값을 찾아 해당 값과 같은 행 또는 열에 있는 다른 값을 반환하는 함수인데, 어떻게 쓰는지 연습할 수 있는 샘플 데이터와 함께 사용 방법을 알려달라고 프롬프트를 입력한다. 이때 챗 GPT가 내가 엑셀을 학습하고 있는 것을 눈치챌 수 있도록 채팅방을 새로 만들지 말고 이어서 질문하는 것이 좋다. 나의 훌륭한 엑셀 선생님이 되는 것이다. 공짜로 연습도 시켜준다.
GPT 스토어에 대한 것, 보안 설정하는 법, [GPT 탐색]을 클릭해서 데이터 분석하는 법, 나는 막대형 차트가 익숙한데 항목 간 비중을 한눈에 보여주기 위한 원형 차트, 상관관계를 분석하기 위한 분산형 차트 등도 있다. 저자는 데이터 분석에 있어서는 답변 내용이 맞는지 100% 확신할 수 없으므로 실제 엑셀 파일에서 확인하는 과정이 꼭 필요하다고 강조한다.
이 책을 읽기 전에는 엑셀과 챗 GPT를 연결해서 생각한다는 게 막막하기만 했는데, 이제 AI가 도와주니 엑셀이 별게 아니라는 생각이 들었다. AI 시대의 사람은 엑셀의 기본만 딱 익히고 나머지는 챗 GPT한테 맡긴다. 챗 GPT를 이용해서 엑셀을 배우는 것이 아예 쌩으로 엑셀을 배우는 것보다 훨씬 빠르고 나의 능력도 업그레이드된다. 챗 GPT로 할 수 있는 일들이 이렇게 많다니! AI의 엑셀 여전사가 된 느낌이다!
저자가 말하는 기획자란 일이 되게 하는 사람이다. 문제를 해결하는 능력이 중요하다는 말이다. 챗 GPT가 틀린 답을 줬다고 쓸모없다고 외면하는 게 아니라, 재질문을 통해 괜찮은 답을 찾아내야 한다. AI라는 도구를 부정하며 옛날 방식을 고집할 것이 아니라, 이 어마어마한 도구를 잘 활용해서 문제를 해결하는 사람이 되어보자! 우리는 이제 AI와 협업하여 더 재밌고 더 하고 싶은 일, 부가가치가 있는 일에 우리의 시간을 쏟을 수 있게 되었다.
