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종이 한 장으로 요약하는 기술 - 토요타에서 배운
아사다 스구루 지음, 서경원 옮김 / 시사일본어사 / 2016년 4월
평점 :
직장인의 경우 상사에게 보고를 할 때 핵심만 요약된 문서로 보고해야 합니다. 상사는 부하직원보다 시간이 부족한 경우가 많기 때문에 짧은 시간이 상사가 핵심을 파악할 수 있게 문서를 작성해야 하죠. 직장인이 아니더라도 하고싶은 말이나 글을 요약할 수 있는 능력은 필요합니다. 아직까지 기획안을 작성할 기회는 없었지만 요약하는 능력을 키워보고 싶어 이 책을 읽게 되었습니다.
한장짜리 서류를 만들기 위해서는 '첫째, 한눈으로 전체가 보이는 일람성, 둘째, 틀(프레임), 셋제, 틀마다 제목(타이틀)이 붙어 있어야 한다는 3가지 요건'이 필요하다고 저자는 말합니다. 그리고 보고서에는 공통적으로 '목적, 현상, 과제, 대책, 스케줄'이 담겨 있습니다. 고민을 통해 불필요한 것들을 제외하고 이 다섯가지 구조가 담긴 보고서를 작성해야 하는 것입니다.
보고서를 쓰기 위해 또 하나 중요한 것은 일단 종이에 쓰는 것입니다. 생각했던 것을 글로 적어내다보면 설명이 잘 안되는 경우도 있고 또 의도했던 것과 다른 방향으로 전개되기도 합니다. 그렇기 때문에 일단 머리속에 있는 것을 종이에 적는 것이 필요하죠. 손글씨로 적느냐 컴퓨터로 타이핑하느냐 중에서는 손으로 쓰는 것이 더 좋다고 말합니다.
2장부터는 본격적으로 요약하는 기술을 설명하고 있습니다. '녹색펜으로 틀을 그리고 파란펜을 사용해 머릿속 정보를 정리하며 빨간펜으로 적은 정보에 대한 사고를 발전'시키는 3단계입니다. '종이에 적기 때문에 머릿속의 정보가 정리되고, 종이를 보면서 하기 때문에 생각이 달아나지 않아 집중될 수 있다'는 장점도 있구요. 또한 종이에 적을 때는 시간을 제한하는 것도 필요합니다.
글을 쓸때 잊어버리기 쉬운 것은 읽은 대상이 누구냐는 것입니다. 즉, 작성하고자 하는 서류나 문서를 읽을 사람이 누구인가를 정확히 인식하는 것이 중요합니다. 그리고 위에서 말한 3단계를 거처 보고서를 만듭니다. 프리젠테이션 자료를 만들 경우 '읽는 사람이 누구인지 명확히 하고 다음으로 사람들이 무엇에 대해 질문한 것인가'를 예측해봅니다. 상사에게 보고할 떄도 그냥 보고하는 것이 아니라 말하고자 하는 문서를 손가락으로 가리키며 상사의 이해를 더 돕는 것이 필요하다고 말합니다.
이외에도 스피치 원고작성, 일의 우선순위 결정 등의 다양한 응용편을 소개하고 있습니다. 이 책에서 소개한 것을 단번에 내것으로 만들기는 어려울 것입니다. 꾸준한 연습을 거쳐야 내 것이 될 수 있겠죠. 앞으로 직장생활 뿐만 아니라 일상생활에서도 일단 머릿속에 있는 것을 손으로 적는 연습을 꼭 해야겠네요. 잘 읽었습니다.