메일을 사용할 때 주의해야 할 점이 있다. 이러한 부분들을 잘 해결해야 업무효율을 더 높일 수 있다.
1. 수신자가 메일의 내용을 미리 알 수 있도록 제목에 핵심 키워드를 넣는다.
2. 메일에 자신의 전화번호를 기재하면 전화로 답변을 들을 수 있다.
3. 간략하지만 메일의 내용을 다 이해할 수 있도록 워딩을 정리하자. 수신자가 메일을 열었을 때 쉽게 중점을 찾을 수 있다. 공백과 문단정렬을 이용해 메일의본문을 분리하는 방법도 있다.
4. 불필요하게 스크롤을 내리지 않도록 가능한 한 메일의 내용이 한 화면에 다 보이도록 작성하자. - P275
성공적인 의사소통은 올바른 방법으로 적합한 상대와 대화하는 것이다. 의사소통의 방법과 기술을 살펴보자.
1. 자신의 위치를 분명히 알기언제 어디서든 당신과 관리자는 상하관계라는 걸 기억해야 한다. 상사와 의사소통을 할 때는 서로의 역할을 잘 알아야 하고 선을 넘어서는 안 된다. 상사에게 보고,
건의, 문제를 전달할 때는 상사의 개인적인 문제는 언급하지 않아야 한다.
2. 사전준비매일 상사를 만나서 처리해야 할 업무가 많다면, 의사소통의 질을 높이기 위해 미리 소통하려는 목적과 전달방식을 잘 고려해야 한다. 또한 상사의 업무일정도 정확하게 알아야 한다. 그래야 서로의 시간을 절약할 수 있고 좀 더 효율적으로 의사소통을 할 수 있다. - P283
3. 상사의 성향에 따른 의사소통방법평소 업무로 인해 상사와 부딪히는 일이 많다면, 상사를 잘 관찰하여 성향에 따라적합한 의사소통 방식을 찾은 뒤 대화를 하는 것이 좋다.
조용하고 침착한 성향의 상사라면 다루기 어렵다고 생각할 것이다. 이러한 상사들은 일상의 업무에서 호감을 얻을 수 있다. 의사소통을 할 때 최대한 많이 듣고 자신의 주장을 펼치면 안 된다. 화끈하고 털털한 성향의 상사는 좀 더 쉽게 친해질 수있다. 자신의 생각이나 건의를 과감하게 말해도 된다. 그렇지만 아무리 상사의 예쁨을 받는다고 해도, 지나치게 자신의 주장을 펼치면 상사는 잘난 척한다고 판단할 수있다. 각자 만나는 상사의 성향은 다를지라도 많이 관찰하고, 생각하고, 배운 다음의사소통의 기술을 사용한다면 쉽게 상사의 호감을 얻을 수 있다. - P284
회사의 진행력을 높이려면 업무를 나누고 모든 직원이 각각의 업무목표를 가져야 한다. 그래서 자신이 어떤 일을 해야 하고, 어떤 직책이 따르는지 알 수 있도록 하고, 모두가 노력해서 달성할 수 있는 목표를 확인해야 한다. 이러한 직원들의 노력을 과학적으로 계량화하면직원들에게 당근과 채찍을 줄 수 있다. 직원들 또한 효율적으로 일하고 시간을 아껴 자신의 업무실적을 높일 수 있다.
업무를 분담할 때 분담된 업무구조를 정확하게 파악해야 한다. 어떤 회사는 업무를 분담할 때 프로젝트 별로 팀을 만든 다음 분담을 한다. 모든 팀원이 각자 한 가지씩을 담당한 다음 나중에 종합하는 방식이었다.
업무분담의 원칙을 알고 업무분담 수준을 파악하면 프로젝트 팀원은 메인 목표를 세분화해서 나눈다. 구체적이고 일상적인 업무는 바로 개인에게 넘겨서 처리하도록 한다. 그다음 각각의 일을 더 이상 나눌 수 없을 정도로 세분화하고, 세분화된 구조를 한눈에 알아볼 수 있도록 한다. - P287
시간활용을 잘하는 사람에게 자투리시간은 보배와도 같다. 인생을 즐기는 사람에게 자투리시간은 교양을 쌓을 수 있는 시간이고 어리석은 사람에겐 허송세월이다.
자투리시간을 적절하게 활용하고 싶다면 다음의 노력이 필요하다.
1. 업무효율 높이기업무처리 속도가 사용되는 시간의 길이를 결정한다. 하나의 업무를 처리하는 데시간이 오래 걸리는 사람은 2시간이 필요할 것이고, 업무효율이 높은 사람은 30분에 끝내면서 질적인 면에서도 우수하다. 짧은 시간에 한 가지 업무를 잘 끝내면 긴시간의 여유가 생겨 다른 일을 할 수 있다.
2. 자투리시간 하나로 모으기업무효율이 높은 사람은 시간을 잘 모은다. 시간 모으는 습관은 업무와 학습에도매우 큰 의미가 있다. 시간의 이용률을 높이기 위해서는 시간을 모아야 한다. 자투리시간을 거기에 더해서 사용할 수 있다.
3. 휴일 이용하기대부분의 회사가 공휴일에는 쉰다. 게다가 주말까지 더하면 1년 동안 아주 긴 시간이 있다. 이 시간을 잘 이용하면 큰 수확이 있을 것이다. - P293
업무태도 바꾸기
자신의 직책을 돈벌이라고 생각하는 사람과 업무 자체만 보는 사람은 자신의 직업을좋아하더라도 그 열정을 오래 유지하지 못할 것이다.
단, 업무를 하나의 사업으로 바라보는 사람은 정반대일 것이다.
빌 게이츠 Bill Gates - P307
업무태도의 중요성을 알았으면 업무태도를 바꿀 수 있는 효과적인방법을 찾아야 한다. 하버드대학의 연구원들이 제안하는 방법들을 알아보자.
1. 혁신적인 태도로 현재 하고 있는 일을 즐겁게 만들어본다. 예를 들어 업무를 사무실이 아닌 카페나 새로운 장소에서 처리해보자.
2. 동료와 업무 바꾸기 혹은 나누기를 시도한다. 한 사람이 재미없다고 느끼는 일이 다른 사람에게는 도전하고 싶은 일이 될 수도 있다.
당신은 컴퓨터에 적힌 숫자가 싫고, 동료는 데이터를 작성하는 게 싫다.
서로 일을 바꾸면 두 사람 혹은 더 많은 직원들의 태도 문제를 개선할수 있다.
3. 도전성을 지닌 일을 해보자. 업무의 지루함은 보통 업무가 도전성이 결여됐기 때문이다. 책임감을 더해서 업무에 신선함을 줄 수 있다.
4. 일의 흐름에 따라 업무를 배치한다. 한 사람이 반복적으로 하는 일은 재미가 없다. 일의 흐름을 만들어 해당 부분의 업무를 끝마치면된다. 열정이 필요하지 않는 업무를 같이 놓고, 일에 대한 열정이 떨어 - P309
졌을 때 해당업무를 끝마친다. 물론, 지루한 업무와 도전성을 지닌 업무를 같이 처리해도 된다.
5. 새로운 직장을 찾는다. 마지막 단계까지 왔지만 당신의 업무태도를 바꿀 수 없다면 새로운 직장을 찾는 방법밖에 없다. 회사 내부에서 부서를 이동해도 좋다.
하버드 시간관리 비법
우리 주변을 보면 상황이 다급할 때가 돼서야 일을 하고, 자신의 잠재력에 무관심하고, 일이 발생하면 적당히 책임을 회피하려 하고, 더 이상 높은 곳으로 올라가기위해 노력하지 않는 사람들이 있다. 그들은 빈둥거리면서 시간을 보내고, 일도 대충끝내고, 그날그날 살아가는 데 만족한다. 자신의 인생에 대한 계획도 없고, 업무태도도 좋지 않고, 지금 하고 있는 행동이 소중한 시간을 낭비한다는 걸 모르고 있다.
부정적인 업무태도는 업무를 처리할 때 시키는 대로만 하고, 기분도 점점 나빠지고, 직장생활, 일상생활, 심지어 건강에도 좋지 않은 영향을 준다. 적극적인 업무태도를 가진 사람은 최대한 빨리 업무태도를 바로 잡고 추진력을 높여 직장생활과 일상생활을 정상궤도로 올려놓는다. 그렇다면 추진력은 어떻게 올릴 수 있을까?
1. 적극적이고 진취적인 마음을 가지기 위해 노력하고 책임의식을 높여야 한다.
책임감과 진취적인 마음은 한 사람이 업무를 제대로 수행하기 위해 갖춰야 할기본 조건이다. 책임감의 크기는 업무 추진력의 크기를 결정하고, 진취적인 마음의 크기는 업무성과의 좋고 나쁨을 결정한다. - P310
2. 성실하고 착실한 태도를 가진다. 예로부터 이 세상의 모든 큰일은 작은 것에서부터 비롯되고, 모든 사업은 성실함에서 시작된다고 했다. 사람마다 부서와 직책이 다르지만 성실하고 부지런히 일하면 신세계를 경험할 수 있다. 추진력을KICK높이려면 반드시 엄격하고 신중한 태도로 작은 일부터 착실하게 처리하는 습관을 길러야 한다.
3. 업무효율을 높여야 한다. 한 사람의 추진력을 높이려면 시간관념과 효율의식을 강화해야 한다. "바로 행동으로 옮기고 금방 처리한다."라는 업무이념을 기억하자. 근무태만을 극복하고 업무를 미루는 나쁜 습관을 버리자.
4. 새로운 것을 개척해서 업무방법을 개선하자. 추진력을 높이려면 강한 개혁정신과 참신함이 필요하다. 아무것도 하기 싫은 마음과 기계적으로 업무를 처리하는 문제를 극복하고, 능동적이고 창조적으로 업무를 진행하고 업무지시를하자. - P311
불필요한 물건을 정리하는 것도 시간을 절약할 수 있다. 어떤 물건을 정리해야 하는지 생각해본 다음 가치가 있는 물건들만 남겨두자. 물건을 정리할 때도 기술이 필요하다.
1. 쇼핑중독자가 되지 않으려면 있어도 되고 없어도 되는 물건은계속해서 사지 않는다.
2. 필요한 물건을 발견했다고 바로 사지 말고 집에 있는 물건을다 쓰거나, 팔거나, 버린 후에 구매한다.
3. 일정한 시간 간격을 두고 집안의 물건들을 정리한다. 물건을가득 담을 수 있는 상자를 가져와 당분간 사용하지 않는 물건들을 담고,
박스 위에 표시한 뒤 창고에 둔다. 상자에 담긴 물건들을 오랫동안 사용하지 않는다면 버린다.
4. 다른 사람에게 더 필요한 물건은 선물한다. 집안의 물건을 정리하면서 다른 사람과 더 좋은 관계를 유지할 수도 있다. - P315
직장생활을 하면서 감정을 잘 다스려야 한다. 절대 워커홀릭이 되지않기 위해 주의해야 할 몇 가지를 살펴보자.
1. 순간의 즐거움을 즐긴다.
2. "내 가족을 위해서 일하고 있어."라는 종류의 말은 잊는다.
3. 인지를 바꾼다. 자의식, 야망, 책임감이 굉장히 강한 사람들은 자신에 대한 요구나 기대치를 낮추고, 업무가 자신의 인생가치를 실현하는 유일한 방법이라는 인지를 바꿔야 한다. 일과 가정을 골고루 신경 쓰는 게 중요하다.
4. 의식적으로 업무 스트레스를 낮춰야 한다.
5. 일과 휴식을 적절히 안배해야 한다. 업무와 관계없는 취미생활을 만들어서, 근무시간 이외의 자신에게 유익한 활동을 하자. - P321
하버드 시간관리 비법
많은 사람들이 극심한 스트레스에 시달린다. 더 큰 스트레스를 받기 전에 자신의수면생활을 잘 다스리는 방법을 배워보자.
1. 침실은 조용하고, 깨끗하고, 적절한 온도를 유지해야 한다.
2. 낮잠을 잘 때 침실은 어둡고 조용해야 한다.
3. 침대는 편안하고, 이불과 베개는 깨끗하면서 적당한 두께여야 한다.
4. 규칙적인 생활습관을 가져야 하며, 제시간에 잠자리에 들도록 한다.
5. 자기 전에 과식은 금물이다.
6. 맵고 자극적인 음식을 많이 섭취하지 않는다.
7. 밤에 카페인이 들어 있는 차나 커피는 마시지 않는다.
8. 자기 전에 따뜻한 물로 발을 씻거나 족욕을 한다.
9. 자기 직전에 이런저런 생각을 많이 하지 말고 소설, 영화, TV프로그램을 보지않도록 한다. - P330
■감정조절방법
1. 나를 완전히 지배하는 법 배우기자신의 감정을 잘 다스리려면 새로운 사고방식이 필요하다. 어릴 적부터 지금까지 억누를 수 없는 기분을 가졌다고 스스로 믿기 때문에 사고방식을 바꾸는 건 매우 어렵다. 인생의 매 순간 각자만의 방식으로 사물과 사람을 인지하고, 사람과 사귀며, 자신만의 방법으로 일을 처리해야 한다.
2. 기분을 풀 올바른 방법 찾기성공한 사람들은 자신의 기분을 풀 방법을 잘 찾는다. 어떤 사람들은감정이 격해졌을 때, 몸을 쓰는 동작을 하거나 운동을 한다. 긴장이 완화되고 마음의 여유가 생기기 때문이다. 또 어떤 사람들은 기분 나쁜 일이 있을 때 친구에게 털어놓는다. 말하는 순간 마음이 안정되기 때문이다. 화가 나는 현재 상황을 벗어나기 위해 여행을 택하는 사람들도 있다. 여행을 하면 혼란스럽던 마음이 진정되고, 여행에서 돌아오면 문제는 무시해도 될 정도로 사소해진다. 저3. 생각을 바꾸고 감정 다스리기감정과 기분은 모두 생각에 의해 좌우된다. 보통 슬픔, 좌절, 분노, 근심 등의 감정은 다른 사람이나 다른 일 때문에 생긴 것이라 생각하겠지만, 사실 이러한 감정은 스스로 만들어낸 것이다. 생각을 바꾸고, 자신의 감정을 선택하면 새로운 생각과 감정을 만들어낼 수 있다. 전체적으로 생각하는 사람들은 새로운 방식을 찾아서 문제를 해결하기 때문에자기 자신의 지배자가 된다.
4. 감정 다스리는 방법 찾기낙천적인 사람이라면 감정을 다스리는 방법을 충분히 찾아낼 것이고, - P333
자신을 위해 어떤 일이나 노력을 하면 현명한 사람이 된다. 순조롭게 문제를 해결하면 행복한 삶을 살게 된다. 어떤 문제를 해결할 수 없다면자신의 감정을 낙천적인 상태로 끌어올리면 해결방법을 찾을 수 있을것이다. - P334
하버드 시간관리 비법
가족과 의사소통하는 기술을 알아야 가정이 화목하고 행복할 수 있다.
1. 대화의 기회 만들기매주 가족과 함께 시간을 보내는 건 매우 중요하다. 혹시 이동하는 차 안에 있다.
면 이 시간을 이용해 가족에게 전화를 걸어 대화하는 것도 좋다.
2. 가족과 식사하기하루에 있었던 일을 가족에게 이야기하는 것 외에 가족과 외식을 자주 갖는 것도좋다. 아이들은 가족과 정기적으로 하는 행사를 좋아하게 될 것이고, 식탁에서 대화를 나누는 건 가족관계를 더욱 친밀하게 만들 수 있는 상당히 괜찮은 아이디어다.
3. 아이들과 따로 약속 잡기결혼을 하고 아이가 있다면, 아이와 단둘이 보내는 시간을 많이 만들어야 얼마나자기들을 중요하게 여기는지 아이들도 알 수 있다. 시간이 날 때 아이들을 데리고 레스토랑에서 피자를 먹거나 마트를 돌아다니면서 아이들이 좋아하는 것을 사주자,
4. 경청하기가족과 가까워지려면 말하는 것보다 듣는 것이 더 중요하다. 가족과 대화를 나눌때 경청해야 한다. 가끔 부모에게 나쁜 소식을 전할 때 부모님이 실망하지 않도록 최대한 노력해야 하고 아이 앞에서 말실수를 했다면 즉시 사과해야 한다. 그리고 지금부터는 아이들의 말을 경청한 다음 판단을 내리겠다고 아이들에게 말해주어야 한다.
5. 과학 기술 이용하기컴퓨터를 즐기는 용도로만 사용하지 말고 가족을 위해서 매달 가족신문을 만들어보자. 이번 달에 가족에게 어떤 일이 일어났는지 적고 출력해서 가족에게 나누어준다. 혹은 가족 블로그를 만들어서 가족에게 일어난 일을 포스팅하는 것도 좋다. - P339
시간의 걸음걸이에는 세 가지가 있다.
미래는 주저하면서 다가오고,
현재는 화살처럼 날아가고,
과거는 영원히 정지하고 있다.
F. 실러 Friedrich von Schiller - P352
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