실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법

실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법 - 한눈에 읽히는 기획서, 제안서, 이메일 빠르게 쓰기 ㅣ 일잘러 시리즈
김마라 지음 / 제이펍 / 2020년 11월

회사 업무의 시작과 끝은 보고서 작성이라고 해도 과언이 아니다. 

문서력이라는 말이 있을 정도로 문서 작성 실력은 회사에서 두각을 나타내고, 회사원으로서 성장하는데 필수적인 요소이다. 

어떻게 하면 문서를 잘 작성할 수 있을까?

제한된 시간 안에 빠르게 효율적으로 문서를 작성할 수 있는 방법은 무엇일까?

상사에게 바로 결재 받고 칭찬 받는 보고서는 무엇일까?

이러한 궁금증이 있는 회사원들에게 이 책은 해답에 이르는 길을 보여주고 있다. 

한 권의 책으로 문서력을 완성할 수는 없지만, 이 책은 문서력을 얻기 위한 방향과 스킬을 충분히 알려주고 있다. 

이 책은 실무에 바로 적용할 수 있는 문서 작성 방법을 알려주고 있다.

한 눈에 읽히는 보고서와 기획서를 작성하는 방법을 알려주는 책이다. 

이 책은 실무에서 직접 일해 본 현업자가 보고서 작성 노하우를 전해주는 책이다. 

회사내에서 문서 작성을 어렵게 생각하는 회사원들에게 문서 작성을 좀 더 수월하고 빠르게 할 수 있는 방향과 스킬을 알려주는 책이다. 

문서 작성의 실력자가 쓴 책이기에 이 책 속의 구성과 내용은 읽기 좋게, 알아보기 쉽게, 학습하기 좋게, 비교 판단하기 좋게 구성이 되어있다. 

책 제목처럼 실무에 바로 쓸 수 있도록 보고서 작성법을 잘 안내해주고 있다.

중요한 대목은 음영처리로 강조해주고, 보고서의 좋은 사례와 나쁜 사례를 비교하여 보여주면서 좋은 보고서로 가는 방향을 잘 알려주고 있는 책이다. 

책 맨처음부터 좋은 보고서가 되기 위한 방향을 사례로 보여준다. 

저자가 생각하기에 잘못된 보고서가 제시되고, 이를 개선한 좋은 보고서가 제시되어 있다.

독자는 비교해서 문제점과 장점을 파악할 수 있다.

좋은 보고서는 보고 내용이 한 눈에 빠르게 보도록 구성했다는 점을 이 사례를 보자마자 느낄 수 있다.

핵심 내용은 굵은 굴씨로 강조하고, 이슈 내용은 번호를 붙여서 소제목을 크게하면서 내용을 보기 좋게 구성하고, 그래프는 증감이 확실히 느껴지도록 표현하고, 목표와 성과를 확실히 강조해주는 방식이다. 

이 책에는 또한 회사 내에서 카톡으로 커뮤니케이션을 할 때의 질문과 답변을 어떻게 해야하는 지에 대한 해법도 제시해주고 있다. 

보고서 작성의 기초는 상사의 지시를 제대로 이해하는 것이기에 상사와의 커뮤니케이션도 당연히 중요하다. 

카톡으로 업무적인 대화를 나누는 것에 대해서 스킬을 알려주는 책은 아마도 이 책이 처음이지 않을까 하는 생각이 든다.

저자는 회사에서 실무자 생활을 해왔기에 이렇게 딱 필요한 내용들을 잘 짚어서 책에 넣을 수 있었던 것 같다.

"모든 직장인은 너무 바쁘고, 너무나도 게으르다.(p.24)"

그래서, 문서는 당장 관심을 유발하도록 써야 하고, 직접적인 요청이 한눈에 보이게 써야 한다. 

내 문서를 정독할 것이라는 기대를 버리고, 상대가 보고서를 읽을 시간을 줄여준다는 마음으로 보고서를 작성하라고 저자는 강조한다.

책을 읽을 때 음영 표시가 되어 있는 강조부분이 확실히 눈에 더 잘 들어온다.

이런 점을 보고서에 활용하는 것도 필요하다는 생각이 들었다. 

좋은 문서는 어떤 것일까?

1. 보는 사람의 수고 없이도 문서의 내용이 쉽고 빠르게 이해되는 문서

2. 문서를 통해 하고자 하는 말이 명확하게 상대에게 전달되는 문서

3. 상대가 궁금할 내용에 대한 내용이 미리 써 있어 일방적인 커뮤니케이션을 하지 않는 문서

4. 시각적으로 깔끔하고 정돈되어 시선이 어지럽지 않은 문서

나쁜 문서는 무엇일까?

1. 정독을 해야만 내용을 이해할 수 있는 문서

2. 자료가 가득 나열되어 있지만 그래서 결국 하고 싶은 말이 무엇인지 애매해 고개를 갸웃하게 하는 문서

3. 왜? 어떻게? 마음속 질문이 계속 생기는데도 배경, 원인, 결론, 시사점... 정해진 순서를 밀고 나가는 문서

4. 장을 넘길 때마다 중구난방 시선이 왔다갔다 해서 정신없는 문서

내가 지금까지 쓴 보고서가 좋은 문서인지 나쁜 문서인지 자평해 볼 수 있었고, 앞으로 좋은 문서를 쓰려면 어떻게 해야 하는지 방향을 배울 수 있는 내용이었다.

보고서는 회사에서 사용하는 '말'이다.

저자는 회사에서 말을 제대로 못하고 있다면 회사 생활은 힘들 것이라고 단언한다.

그렇다면 어떻게 보고서를 잘 쓸 수 있을까?
이 책에 방향과 스킬이 있다.

구체적인 설명, 잘못된 보고서 사례, 좋은 보고서 사례가 자세하게 제시되어 있다.

회사 생활을 하면서 발생할 수 있는 문서 작성 케이스에 대해서 작성법을 친절하고 자세하게 알려주고 있다.

제목 쓰기부터 목차, 구성순서, 내용전개, 컬러 사용 등이 잘 제시되어 있다.

연습이 가능하도록 설명되어 있는 점도 좋다.

"상황1, 내가 회사에 이 미션을 받았다면? 작년 대비 상반기 매출이 하락했다. 하반기 매출 상승을 위해 수영복 카테고리 20% 할인 쿠폰을 무제한으로 제공하는 긴급 프로모션을 준비하기로 했다. 기획안을 작성하라"

이 미션을 받았을 때 기획안 보고서를 어떤 순서로 어떤 방식으로 작성할 것인가를 하나하나 설명해주고 있다.

사례에 대한 저자의 설명을 읽다보면 보고서 작성의 스킬을 배울 수 있다. 

어느 정도 회사생활을 한 나로서는 이 책을 읽으면서 좋은 보고서 작성법을 다시 한번 정리할 수 있었다.

이 책에서 매우 인상적인 내용 중의 하나는 '문서의 완성도를 결정짓는 필수 마지막 단계'이다.

1. 첫 페이지부터 한장씩 넘기면서 소근소근 입 밖으로 말해보기

2. 절대 눈으로 읽지 않기

3. 발표를 위한 문서가 아니더라도 무조건 읽어보기

4. 입 밖으로 꺼내는 말이 매끄러운 대화가 될 때까지 무한 반복하기

문서를 작성하다보면 실수와 오타가 있는 경우가 매우 많은데, 실수와 오타를 제거할 수 있는 매우 좋은 방법이다.

입으로 읽어서 마무리를 하는 것이 필요함을 배웠다.

보고서의 구성은 역시나 두괄식이 효율적이다.

기억해야 할 것들을 요약해서 맨 앞에 놓는 구성이 필요하다. 

이미지를 보고서에 구성할 때 크기와 형태가 제각각이라면 이미지 뒤에 배경을 깔아서 한 덩어리로 보이게 하면 통일감을 줄 수 있다는 팁도 유용하다. 

잘못된 사례와 좋은 사례를 비교해서 보니 좋은 사례가 확실히 잘 구성되어 있어 보인다. 

보고서를 작성할 때 필요한 디자인 사례와 예시문서가 많은 점이 마음에 든다.

파워포인트 스킬을 알려주는 것도 책 내용에 있다.

이 책의 모든 내용은 화려한 보고서가 아니라 좋은 보고서를 작성하는 법에 집중했다. 

그래프를 보여줄 때 강조할 부분에는 색표시를 넣었다.

이것도 좋은 방법이고, 그래프를 더 빛나게 해주는 팁이다.

책 마지막에는 실무에 바로 활용할 방법을 사례를 들어서 설명해주고 있다.

질문과 응답 형식으로 보고서 작성의 시작부터 완성까지를 이끌어주고 있다.

이 책은 기존 보고서 작성법 책과는 많이 다르다고 생각한다.

일단 이 책의 구성과 내용 표현이 신세대스럽다.

카톡처럼 설명해주기도 하고, 컬러를 사용해서 강조하고, 전후를 비교하면서 설명해주고 있다. 

저자가 보고서 작성에 강조했던 쉽고 빠르게 이해하도록 보고서를 쓰라는 내용이 책에도 잘 반영되어 있다.

책 내용은 쉽고 빠르게 이해하고 적용할 수 있도록 구성되어 있다. 

마지막으로 일잘러는 누구일까?

1. 본인이 맡은 일이 어디에 쓰일지, 목적이 무엇인지 분명히 알고 있다.

2. 상대방과 내가 같은 이해를 할 수 있도록 직관적으로 말한다.

3. 같이 일하는 사람의 시간을 절약해 준다.

완전 공감하는 내용이다.

회사원이라면 일잘러가 되어야 하고, 일잘러와 함께 일해야 행복하고 성과도 빨리 나온다.

아무리 좋은 책을 읽었어도 실행하지 않으면 지식이 되지 않는다.

이 책에 나온 좋은 스킬과 팁을 실제 회사 보고서에 계속 자주 적용해보는 노력이 필요하다고 생각한다. 

보고서 작성법 책으로 매우 유익하고 훌륭한 책이다. 

바쁘게 돌아가는 회사에서 쉽고 빠르게 전달할 수 있는 보고서 작성의 노하우를 잘 담은 책이다. 

보고서 작성으로 힘들어하는 회사원들에게 좋은 책이라 생각한다.

※ 출판사에서 책만을 제공받아 읽은 후 작성하였습니다.