나는 올해로 직장생활한 지 28년차가 되었다. 그리고 직장생활을 하면서 거의 20년 정도를 경영기획업무를 담당하다 보니 보고서를 작성할 기회가 많아서 다른 직원들에 비해서는 보고서를 작성해 본 경험이 꽤 많은 편이다. 사업계획서 뿐만 아니라 신사업기획서 등 다양한 보고서를 작성해 본 경험이 있지만 그래도 보고서를 작성해야 할 때는 늘 긴장을 하게 되는 것 같다. 특히 대표이사님이나 회장님께 보고드려야 할 사항일 경우에는 더욱 더 신경이 곤두서는 것 같다. 그래서 이번 기회를 빌어 보고서 작성에 대한 노하우를 제대로 배우고자 이 책 <페이퍼로지 보고서 첫걸음>을 읽게 되었다.
한 마디로 이 책을 읽은 소감을 이야기하라고 한다면 '왜 이제서야 이 책이 나왔나? 좀 더 일찍 이 책을 읽었더라면 보고서 작성하느라 그 많은 시간을 허비하지 않았을 것이다.'라는 것이다. 그만큼 이 책에는 직장인들이 보고서를 작성함에 있어서 알아둬야 할 수많은 기법이 자연스레 녹아있다고 할 수 있다.
1장에서는 보고서 '글' 완전 격파할 수 있는 22가지 원칙을 소개하고 있는데 다음과 같다.
원칙 1_보고서는 '정보'를 쓰는 곳이 아니라 '의견'을 쓰는 곳이다.
원칙 2_당신의 보고서는 결국 '메모'에서 온다.
원칙 3_말을 아낄수록 좋은 기획서다.
원칙 4_어려운 말을 쓰면 과연 똑똑해 보일까?
원칙 5_당신의 언어가 '한글'이듯, 기획서의 언어는 '숫자'다.
원칙 6_기획서에서 써 먹으면 좋은 황금문구들
원칙 7_보고서의 언어, '숫자'를 활용하는 방법
원칙 8_보고서를 지배하는 숫자 '3'
원칙 9_보고서를 쓰는 데 중요한 5가지 원칙
원칙10_보고서를 작성하는 6가지 절차
원칙11_보고서의 제목은 어떻게 지어야 할까?
원칙12_6W3H
원칙13_'정보'와 '의견'을 정확하게 분리하는 기술
원칙14_보고서도 '효율'의 시대
원칙15_서술형보다는 항목을 쪼개자
원칙16_보고서 작성의 최강 기술 '로직트리'
원칙17_가장 먼저 접할 문서, '회의록'
원칙18_업무관리표는 이렇게 만드는 것이다.
원칙19_부가가치가 없는 보고서는 쓰레기다.
원칙20_주어와 목적어를 생략하지 마라.
원칙21_빙빙 돌려 말하는 보고서는 아웃
원칙22_보고서의 내용을 끝까지 지키는 기술
이 22가지 원칙 중에서 내게 가장 큰 깨달음을 준 원칙은 바로 원칙 1_보고서는 '정보'를 쓰는 곳이 아니다 '의견'을 쓰는 곳이다였다. 지금까지 내가 보아 온 보고서 중에서 정보만 나열되어 있고 작성자의 의견이 누락된 보고서도 많았기 때문에 저자가 이야기하는 이 원칙은 보고서 작성자의 입장에서 볼 때 보고서를 작성할 때 절대 원칙으로 명심해야 할 것이라고 나는 생각한다.
그리고 학창시절에 문서작성의 원칙으로 6하원칙(5W1H)을 배운 기억이 있는데 이 책에서는 6W3H를 강조하고 있다. 여기서 6W와 3H는 다음과 같다. 6W(When, Where, What, Why, Who, Whom), 3H(How, How much, How many) 여기에 4H라고 한다면 How long이 추가될 수 있다.
○ 6W
When: 보고서에는 날짜(필요하다면 시각까지)가 명확하게 명시되어야 한다.
Where: 보고서에는 이벤트의 장소나 지역이 구체적으로 명시되어야 한다.
What: 6W3H의 가장 중요한 부분으로 이벤트 자체에 대한 설명이 필요하다.
Why: '왜'부분으로 이유, 원인, 취지, 목적 등이 여기에 해당된다.
Who: 한 특정 이벤트에는 반드시 관계되어 있는 인물이 있다.
Whom: 이 보고서는 누구를 위해 쓰인 것인지, 보고서 전반에 걸쳐 그 말투가 맞춰져야 한다.
○ 3H
How: 보고서의 큰 기본 구조는 '문제를 발견하고 → 문제를 해결한다'인데, '문제를 해결한다'부분이 How가 된다.
How much: '얼마'부분인데 제품에 대한 소개가 들어간 보고서라면 각 제품의 정확한 가격이 명시되어야 하며, 출장 보고서라면 정확한 경비 내역이 포함되어야 한다.
How many: '수량'인데 제품의 개수, 웹사이트의 회원 수, 상품별 재고의 개수 등 How many로 표현할 수 있는 부분이 있다면 이 역시 정확하게 명시해 주어야 한다.
2장에서는 보고서 '디자인' 완전 격파할 수 있는 32가지 원칙을 소개하고 있고, 3장에서는 보고서 '발표' 완전 격파할 수 있는 14가지 원칙을 소개하고 있는데 14가지 원칙은 다음과 같다.
원칙 1_진짜 잘 먹히는 '표지'의 기술
원칙 2_발표 도중 멘트를 까먹는 대참사를 막는 방법
원칙 3_발표는 연기다! 연기력을 높여 발표를 성공으로 이끌자!
원칙 4_주목도 200% 상승시켜 주는 팀원 소개 방법
원칙 5_최대한 쪼개야 아름답다.
원칙 6_발표할 때 절대로 하면 안 되는 행동 BEST 5
원칙 7_보고서의 성공 비결 '목표 쪼개기'
원칙 8_보고서를 보는 사람들의 집중력을 끝까지 유지해 주는 장치
원칙 9_끝이 언제인지 알려주는 기술
원칙10_남들보다 화면을 넓게 쓰자.
원칙11_블라인드 텍스트에 대한 이해
원칙12_페이지만 잘 쪼개도 발표력은 로켓상승한다.
원칙13_행동부터 하는 사람은 회사에서 의외로 좋아하지 않는다.
원칙14_일류 비즈니스맨은 '잡담 능력'으로 판가름난다.
이 책에서는 글-디자인-발표의 순서로 보고서를 작성하는 데 있어서 보고서의 내용(글)을 어떻게 쓸 것인지에서 시작하여 프레젠테이션에 이르기까지 보고서의 A to Z를 모두 다루고 있다고 해도 과언이 아닐 듯 싶다. 지금까지 내가 읽었던 보고서 작성에 관한 책에서는 주로 보고서를 어떻게 작성할 것인지에 대한 방법론에 그쳤던 것이 많았는데 이 책은 기존의 책에서 다소 간과했던 작성자의 '의견'을 반드시 포함시켜야 제대로 된 보고서라고 할 수 있음을 강조하고 있는 게 특징이라고 할 수 있을 것 같다. 나는 앞으로 이 책을 보고서를 작성하다가 막히는 경우를 대비해서 언제든 참고할 수 있도록 책꽂이에 꽂아두고 늘 찾아볼 수 있도록 할 생각이다. 보고서 작성으로 인해 스트레스를 많이 받고 있는 분들에게 강추하는 바이다.
<이 리뷰는 출판사로부터 도서를 제공받아서 작성하였습니다.>