1분 설명력

1분 설명력 - 똑 부러지는 사람으로 기억되는 사소한 말습관
사이토 다카시 지음, 장은주 옮김 / 한국경제신문 / 2020년 6월

회의가 길어지는 경우는 다양하지만 분명히 전달해야 할 부분을 제대로 알고 있다면 길어질 필요가 없다고 생각한다. 설명력 부족에 있는 것이다. 설명이 서툴면 주위 사람은 시간을 계속 빼앗기게 되는 것이고 반대로 전달이 제대로 된다면 회의를 함께하는 사람들의 시간도 절약하게 되는 것이다. 항상 시간을 염두해 두고 설명해야 한다.

예시를 잘 드는 것이 중요하다. 상대방이 이해를 잘 못하고 있는 상황에서는 예시를 통해 상대방을 짧은 시간에 이해시킬수 있는 것이다. 예를 들면 이렇다. 이런 식으로 하는 것이 시간도 절약하면서 이해시킬수 있다.

좋지 않은 설명도 들여다 봐야 한다. 두꺼운 메뉴얼은 좋지 않은 설명을 대표하는 것중 하나다. 바로 내가 필요로 하는 것을 찾기가 어렵다. 요즘 인기가 있는 전자책 같은경우도 몇 페이지 안되지만 사람들이 돈을 내고 사는 이유는 짧은 시간에 내가 필요로 하는 것을 바로 찾을수 있어서가 아닐까. 알기 쉬운 설명은 가려운 곳을 긁어주는 것이라고 한다. 급한 사람은 고객센터로 전화 해서 바로 해결하려고 하는 부분도 이와 같은 것이라 할수 있다.

나는 왜 설명만 하면 횡설수설하는 걸까?

설명을 잘하는 사람은 신뢰를 받을뿐 아니라

주변 사람들까지 행복하게 해준다.

..

그런데 의외로 설명력을 제대로 갖춘 사람은 보기 힘들다.

경험을 바탕으로 구체적인 수치를 말하자면,

거의 90퍼센트에 이르는 사람이 만족할 만한 설명을 하지 못한다

— 프롤로그 中

능숙한 설명에는 기본 구조가 있다. 먼저 한마디로 말하면 ㅇㅇ 입니다. 핵심은 ㅇㅇ 입니다. 구체적으로 말하면 ㅇㅇ 입니다. 정리하면 ㅇㅇ 입니다. 말하고 하는 바에 정리하는 겪으로 이야기 하는 식으로 한다면 상대방은 꼭 놓치지 않고 집중해서 들으려고 할 것이다. 자주 반복해서 연습하다 보면 자연스레 나오게 된다고 한다.

책을 활용해서도 요약 트레이닝을 할수 있다. 책 한권을 A4 용지에 요약해 보는 것이다. 딱 3가지로 압축하는 것이다. 그렇게 정리한 A4 용지를 1분안에 설명해 보는 연습을 하는 것이다. 한주에 한권씩이라도 이렇게 연습해 보면 설명력이 향상될것이다.

​요령껏 말하니 내 말이 먹히기 시작한다

비교 하면서 설명하면 이해가 훨씬 쉽다. 자료도 20-30장 되는 자료는 데이터로 공유하고 결정이 필요한 사항이나 요점을 A4 한장으로 정리해서 나눠주면 낭비도 줄이고 시간도 절약되고 요점만 짚어서 논의 할수 있어서 좋은 것이다.

부서장님이 A4 한장으로 정리해서 그림으로 그려서 다시 얘기해보라고 하시는 경우가 많은데 기반 지식이 있는 경우에는 가능할지 몰라도 전혀 모르는 상태에서 한장에 담아보기가 쉽지는 않은 것 같다. 이런 상황에서도 한장으로 설명하기 위한 노력을 했을때 설명력이 향상되리라고 생각한다.

이해하기 어려운 부분은 나중에 설명하더라도 일단은 쉬운 내용부터 하나하나 진행하는 것이 필요하다.

​설명을 잘 하는 사람은 여러가지로 인기가 많고 주목을 끌게 되는 것 같다. 지적이고 일을 잘한다는 느낌도 받게 된다. 회의는 길어지면 길어질수록 지루해지기 때문에 되도록 간단 명료하게 마치는 것이 중요한데 그러기 위해선 상대방이 잘 이해할수 있도록 설명을 잘 하는 것이 회의 시간을 단축할수 있는 것이다. 설명력에 대해 구체적인 부분은 잘 몰랐었는데 사회를 살아가면서 꼭 필요한 부분이라고 생각 된다. A4 한장으로 줄이고 설명하는 것을 1분 이내로 하는 연습을 하다보면 설명력의 향상이 따라올 것이라 생각한다.