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종이 한 장으로 요약하는 기술 - 토요타에서 배운
아사다 스구루 지음, 서경원 옮김 / 시사일본어사 / 2016년 4월
평점 :
보고서를 작성하다 보면, 나도 모르게 여러 가지 자료나 데이터들을
함께 첨부하는 습관에 길들여져 있다.
문서의 타당성을 보충하기 위한 것이 가장 큰 이유이겠지만, 반대로
내용이 많아지고 복잡해질 수 밖에 없다.
막상 이러한 상태에서 내용을 줄이려고 하면 어떤 부분을 축소해야 할지 내용을 덧붙이는 것보다 더 어려운 경우가
많다.
몇 년전 유행했던 1장짜리 기획서의 가치와 무게가 더 큰 이유도 이
때문일 것이다.
저자는 토요타자동차주식회사에서 전 직원이 사용하고 있는 한 장 서류에 대해 이야기하고 있다.
토요타는 전 직원이 회의에 참석할 때 한 장으로 요약된 서류를 들고 참석하는데,
이는 바로 자신이 원하는 바를 다른 사람에게 효과적으로 “전달”하기 위한 토요타만의 일종의 문화이기도 하다.
토요타의 이러한 문화는 60년대 중반 70년대 중반 외국 차 수입이 본격화되면서 임원회나 각종 회의에서 연일 해결해야 하는 과제들이 생겨나기 시작했는데,
이러한 회의에서 서로간의 지식이 정리되어 다른 사람들에게 전달되지 않으면 회의 진행이 불가능 했고, 이렇게 자신이 준비한 자료를 한 장으로 요약하기 시작하면서 시작되었다고 한다.
이러한 토요타의 한 장 문서들에는 일종의 공통점이 있는데 그것은 바로 한눈으로 전체가 보이는 “일람성”, 그리고 문서의 “틀”, 주제를 파악할 수 있는 “제목”이다.
저자는 이러한 3가지 특징들을 직접 배운 것은 아니지만, 3천 장 이상의 한 장 서류를 접하며 스스로 찾아낸 것이라고 한다.
그리고 어떠한 문서도 문서의 목적, 현재 상태, 과제, 대책, 스케줄의
관점에서 요약하면 된다고 말한다.
이러한 기본 구조를 바탕으로 기본 편과 응용 편에서는 어떻게 하면 자신의 생각을 정리하고 내용을 요약하고 상대방에
전달 할 수 있을지 여러 가지 사례들을 가지고 설명해주고 있다.
업무에 우선순위를 정하는 방법부터, 2W1H 로 신규 기획의 프레젠테이션
자료를 만드는 방법까지 종이 한 장을 접어 실제로 따라 하다 보면 어느새 깔끔하게 정리되어 있는 나만의 서류를 만들어 낼 수 있다.
도요타가 이러한 한 장 서류를 작성하기 시작한 것은 바로 짧은 시간 안에 자신의 생각을 “전달”하여 그것을 “행동”하게 하기 위함이다.
우리는 지금 사람을 설득하기 위해 너무 많은 자료의 서류를 만들면서 많은 시간을 허비하고 있지는 않은가?
“토요타에서 배운 종이 한 장으로 요약하는 기술”은 당신의 업무 생활을 바꿔줄 소중한 책이라 확신한다.