도서명 : 왜 내 PT 자료는 2% 부족할까?
지은이 : 아마노 노부토
옮긴이 : 정용하
출판서 : 경향BP
도서정가 : 13,000 원
저자 아마노 노부코 (NOBUKO AMANO)는 광고대리점, 스키장 컨설팅회사, 게임 제조업체 광고홍보 등을 일을 하다가
2006년부터 프레젠테이션 컨설턴트로 활동하고 있다. 현재 히로시마 수도 대학에서 프레젠테이션론을 강의하고 있다.
TV에서 순간적으로 보여 주거나 전달하는 등의 연출 방법을
프레젠테이션에 응용하고 있다.
설명 한 마디 없이 자료만으로 선택된 안건이 상당하다.
저서로는 『유혹하는 프레젠테이션 : 15초 안에 시각자료로 승부하라』, 『프레젠테이션은 TV에서 배워라』,
『프레젠테이션 능력이 몸에 배는 POWERPOINT 강좌』 등이
있다.
역자 정용하는 한국외국어대학교 법학과를 졸업하였다.
책을 통해 얻는 지식이 직접 경험하는 것만큼이나 중요하다고 생각하는 북러버이다.
현재 전문 번역가 및 프리랜서 기획편집자로서 활동하며 책을 통해 다양한 지식을 널리 알리는 데 일조하고
있다.
설명 없이 자료만으로도 OK 되는 프레젠테이션 테크닉.. 왜 내 PT 자료는 2% 부족할까?
목차는 6단락으로 나뉘어져 있다.
1단락.. 6W2H로 사양을 정한다.
2단락.. 자료를 구성한다.
3단락.. 자료에서 문장을 쓴다.
4단락.. 시각 자료를 준비한다.
5단락.. 자료를 편집한다.
6단락.. 자료를 체크한다.
그리고 부록으로 자료 작성 프로의 필승 테크닉 9가지 와 자료 작성 프로의 템플릿이 수록되어 있다.
프레젠테이션 자료를 준비하는 목적은 상대의 의사결정을 이끌어내는 것이다. 아무리 깔끔하게 정리된 자료라 해도
결과적으로 선택받지 못한다면 아무 의미가 없다. 상대의 의사결정에 필요한 정보가 무엇인지 꼽아보고 정리하는
데서부터 프레젠테이션 자료 작성을 시작한다.
필수 정보는 6W2H로 적는다. 상대가 의사결정을 하는 데 "열쇠"가 되는 정보를 " 6W2H "로 생각해 보자.
사내 회의를 소집해 참석자가 출결을 체크하는 자료를 예를 들어 책속에 기재되어 있다.
자신만의 특별함을 연출한다. 자료에도 개성을 담아라. 자료 제작을 대신 처리한다는 마음으로 만들 게 아니라,
사용하는 사람에게 대입해서 만드는 것이 포인트 이다. 마감기한은 절대조건이다. 자료를 만들어야 한다면 가장 먼저
마감기한을 확인한다. 아무리 훌륭한 자료라도 마감기한에 맞추지 못하면 평가 . 검토 대상이 될 수 없으니까.
우선순위를 정해 계획을 세운다. 사용할 장소에 따라 세 종류로 분류할 수 있다.
설명 없이도 이해되는 내용을 작성한다. 무엇을 목표로 만드는 자료인가. 기존 자료에 아이디어.
연구. 새로운 데이터를 더한다.
슈퍼마켓 전단지처럼 분류한다. 정보는 정리된 단위로 보여준다. 목차와 속표지로 위치 정보를 나타낸다.
실용도서 " 왜 내 PT자료는 2% 부족할까? 책에서 다루는 자료는 비즈니스 문서이다. 비즈니스 매너에 입각해야 하는 부분과
자유롭게 표현해도 좋은 부분이 있다. 자료를 만들 때 의사결정자를 떠올리면서 항상 염두에 두어야 한다.
만드는 사람 스스로 자료에 의해 " 무엇이 어떻게 되는지" 라는 도달지점을 정해야 상대방을 목표로 유도할 수 있다.
단순히 자료를 만드는 게 아니라, " 무엇이 어떻게 되는 자료 " 를 만들어야 한다.
자료의 좋고 나쁨을 판단하는 것은 기계나 시스템이 아니라 감정을 가신 인간이다.
상대방에 대한 배려가 마음속 OK버튼을 누루게 만든다.
작은 배려를 넣어 상대의 마음을 쾌적한 방향으로 이끌수 있도록 한다.
다른 누군가 만든 자료에서 이름만 바꾸지 말고 , 자신만의 독창성을 보여준다면 선택될 확률이 높아진다.
상대방에게 선택받기 위해서 가용성은 매우 중요하다. 읽기 힘들거나 여러모로 생각해야 하는 자료는 선택되지 않는다.
상대방이 결정만 하면 되는 상태로 만들어 넘겨준다. 간결함 이다.
설명 없이 직감하게 만들어 상대방을 고민하게 하지 않고 바로 목표로 유도한다.
프레젠테이션 컨설턴트가 만든 자료가 선택받는 이유는 의사결정하는 쪽의 심리를 완벽히 알기 때문이다.
의사결정자가 여러 명인 경우 다른 사람들이 어떤 사고방식으로 선택하는지,
어떤 것을 말하고 정하는지를 관찰하고 연구했기 때문이다. "상대는 이런 사람이니까 이것을 요구할 테고,
이런 것은 피해 제출하면 선택받을 수 있다.." 라는 전략을 세운 후에 만드는 자료는 선택받을 수밖에 없다.
상대의 마음을 움직이기 위해 자료에 담아야 할 필수요소는 바로 숫자 이다.
전달할 정보가 구체적이지 않다면 상대방이 결정을 내릴 수 없다. 숫자는 상대에게 정확하고 확실하게 임팩트를 준다.
숫자는 정보를 전달할 때 최적의 수단이다.
인간의 마음은 시각에 좌우된다. 문장 대신 시각 자료를 적극적으로 사용한다.
서두에 시각 자료를 배치하여 시선을 사로 잡는다. 시각 자료는 1페이지당 오브젝트 1개가 최적이다.
상대에게 선택되는 자료들은 대개 1페이지에 하나의 테마만 전달한다.
테마가 하나이기 때문에 메시지가 다른 시각 자료를 1페이지에 몇 개씩 넣는 실수는 하지 않는 것이다.
시각 자료는 1페이지에 1개가 최상이다. 2개 이상의 메시지는 1개로 통합한다.
눈에 띄길 바라는 것은 왼쪽 위에 둔다. 사람의 눈은 " 왼쪽에서 오른쪽" 위에서 아래 " 로 움직인다.
이 둘을 조합해 " Z형" 레이아웃으로 자료를 구성해보자. 순환을 나타내는 그림에는
" 시계방향" 이라는 기본 원칙이 있다. 시각 정보는 읽는 정보나 듣는 정보보다 상대에게 강한 인상을 준다.
그중에서도 전달하고 싶은 실물에 가장 가까운 것이 일러스트와 사진이다.
일러스트와 사진은 전달하려는 메시지가 그대로 전해지는 시각자료이다.
상대방의 마음을 움직이는 색을 고른다.
색에 의미를 담아 전략적으로 사용하면 상대방에게 내용을 직감하게 할 수 있어 긴 설명을 하지 않아도 된다.
프레젠테이션 자료 작성을 잘하는 사람은 색으로 상대방에게 내용을 직감하게 하는 방법을 적극적으로 사용한다.
색을 사용하는 것이 효과적이라고 해서 남용하는 것은 금물이다. 사용색은 3색으로 정한다.
전체 이미지가 떠오르는 폰트를 고른다. 폰트로 자료의 톤을 전달한다.
표제는 본문보다 강한 폰트로 한다. 글자 크기로 강약과 리듬감을 준다.
자료 작성이 능숙한 사람은 폰트뿐만 아니라 글자 크기 역시 전략적으로 구분해서 사용한다.
자료 작성에 능숙한 사람은 지면 전체를 활용해 자료를 만든다. 페이지 전체를 효과적으로
사용했는지 여부가 선택받는 자료를 만들기 위한 마지막 열쇠라고 해도 과언이 아니다.
상대가 머리를 쓰게 하지 말고, 스트레스를 주지 말고, 테마가 무엇인지 알아챌 수 있게
제본에 필요한 여백 등 지면 전체를 전략적으로 사용해 본다.
머리글로 정보를 지속적으로 보여준다. 페이지 번호로 전체를 가이드한다.
자료의 목표를 명확하게 한다. 기한을 정해 행동을 재촉한다. 반드시 연락이 가능한 정보를 넣는다.
절대 잊어서는 안 되는 것이 "제출자 이름" 과 "연락처"이다. 아무리 훌륭한 내용으로 상대의
마음을 움직여도 이것이 없다면 결정되었다는 답장을 받을 수 없다.
연락처를 기입할 때에는 표지에는 간단하게, 마지막 페이지에는 자세하게 넣으면 된다.
상대방에게 자료가 선택되기 위한 대전제는 " 신뢰성 있는 내용" 이다. 결재서류에 도장을 찍은 시점에서 자신에게도
책임이 생기기 때문에 의사결정자는 조금이라도 신뢰성이 흔들리면 자료를 선택하지 않는다.
확인과 마무리는 반드시 사람 손으로 한다. 종이와 제본 방법으로도 승부가 나뉘다. 자료를 받는 데 익숙한 사람은
손에 쥐기만 해도 그 자료가 프린터로 출력한 것인지 얇은 갱지에 복사한 것인지를 알 수 있다.
프린터로 직접 출력하면 종이를 준비하고 출력물을 정리하는 등 시간과 수고로움이 들지만,
그렇게 제출하는 자료에서 상대는 작성자의 성의를 느낀다.
내용을 읽기 전부터 출력 상태나 제본 상태에서 작성자의 준비성이 전달되는 것이다.
왜 내 PT 자료는 2% 부족할까? 책 마지막에 부록이 들어 있다.
부록 1은.. 자료 작성 프로의 필승 테크닉 9가지를 수록해 놓았다.
부록 2는.. 자료 작성 프로의 템플릿에 대해 그림과 함께 자세하게 나와 있다.
왜 내 PT 자료는 2% 부족할까? 책은..
바이어를 사로잡는 프레젠테이션 자료, ‘YES'를 이끌어내는 프레젠테이션 자료
작성법을 소개하는 책이다.
저자는 프레젠테이션 자료를 만들 때 계단을 올라가듯 정해진 프로세스대로 진행하면 성공적인 결과물을
얻을 수 있다고 한다.
어떤 자료를 만들든 간에 6단계, 즉 ‘1. 6W2H로 사양을 정한다. 2. 자료를 구성한다. 3. 자료에서 문장을 쓴다.
4. 시각 자료를 준비한다. 5. 자료를 편집한다. 6. 자료를 체크한다.’를 지키면 빈틈없이
의사 결정을 끌어당길 수 있는 알찬 자료를 만들 수 있다.
프레젠테이션 자료뿐 아니라 기획서, 보고서 등 모든 비즈니스 자료는 상대방에게 선택을 받아야 성공한 것이다.
선택받지 못하면 자료를 준비하는 데 얼마나 많은 열정을 쏟았든, 시간을 소비했든, 발표를 잘했든 간에 아무 소용이 없다.
성공적인 PT가 되려면 상대의 의사결정을 유도하는 데 초점을 맞추어 자료를 작성해야 한다.
이 책에서는 프레젠테이션용 문서를 작성할
때 실질적으로 도움이 되는 팁과 최상의 결과를 이끌어내는 노하우를 알려준다.
저자는 ‘선택받는 자료 제작의 승부수로 GHOUS(가우스), 즉 Goal(목표의식), Hospitality(배려),
Originality(독창성),
Usability(가용성), Simple(간결함)을 제시하고, 이 5가지 키워드로 선택받는 비즈니스 자료를 준비하는
비법을 소개한 아주 유용한 실용도서이다.
* 본 포스팅은 행복한 여왕카페에서 무료로 받아 읽어보고 작성한 후기 입니다.. *