"당신 회사의 회의는 만족스럽습니까?"
주간회의, 월간회의, 사전회의, 이사회의, 팀회의, 세미나, 워크샵, 포럼, 컨퍼런스 등 회의의 종류와 성격은 매우 다양하다. 열리는 횟수 또한 셀 수 없을 정도로 많다. 하지만 본래의 취지와 목적에 걸맞게 진행되는 회의는 과연 얼마나 될까. 단언하건대 결코 많지 않다. 바로 이 같은 현상을 근본적으로 개혁해야 한다. 지금 당장 회의 현장에서 '회의 혁명'을 일으켜야 한다. 그러면 곧 극적인 변화를 체험하게 될 것이다.
※ 회의는 아이디어가 샘솟는 사고의 도구?!
회의라는 말만 들어도 가슴 답답하고 짜증난다는 사람들이 있다. 안 되는 조직일수록 회의가 많다는 말도 한다. 정말 회의를 생각하면 회의(懷疑)만 느껴진다는 얘기도 들린다. 급기야 회의는 아무짝에도 쓸모 없다는 '회의무용론'마저 나오고 있다. 도대체, 이렇게 부정적이기만 한 회의는 왜 사라지지 않고 계속 열리는 것일까? 세상사람들이 모두 바보가 된 걸까?
그러나, 이 책의 저자는 회의가 대단히 유용한 의사결정수단이며 여러 사람의 두뇌를 이용해 획기적인 아이디어를 낼 수 있는 '사고 도구'라고 목소리를 높인다. 사람들이 회의에 부정적인 이유는 회의 그 자체가 쓸모 없기 때문이 아니라, 운영하는 방식에 문제가 있기 때문이라는 것이다. 즉흥적인 회의 소집, 미숙한 진행요령, 잘못된 목적 설정 등이 계속되서 참가자들의 불만 쌓이고 쌓인 데다, 이렇게 축적된 불만 때문에 회의의 필요성과 근본적인 가치를 부정하는 오류를 범하게 됐다는 것이다.
※ 회의혁명을 위한 3가지 키워드
이 책은 죽어있는 현재의 회의문화를 극복하기 위해 '3가지 혁명'을 일으키라고 말한다.
그 첫 번째는 '포지셔닝 혁명'이다. 포지셔닝 혁명이란 어떻게 앉아서 회의를 하느냐에 관한 것이다. 서로 얼굴을 마주보고 앉는 것이 아니라, 45도 각도로 비스듬히 앉아 공통의 토양(키워드 시트나 화이트보드)을 바라보며 앉는 것이 포인트다. 이렇게 앉아야 회의집중도가 높아지고 지위고하에 따른 위압감에서 벗어날 수 있어서 좋다.
두 번째는 '키워드 시트 혁명'이다. 키워드 시트 혁명은 참가자들 사이에 한 장의 종이를 놓고 거기에 참가자들 각자의 의견을 키워드 위주로 적으면서 서로의 생각을 주고받는 것이다. 이 방법은 서로 눈을 마주치는 데서 발생하는 부담감을 줄이고 회의 그 자체에 몰입하게 하는 장점을 가지고 있다.
가장 중요한 세 번째는 '매핑 커뮤니케이션 혁명'이다. 매핑 커뮤니케이션이란 메모를 하면서 사고의 프로세스를 구체화한 다음, 백지를 놓고 짜낼 수 있는 모든 아이디어를 남김없이 적는 방법을 말한다. 매핑 커뮤니케이션을 하면 참가자들 모두의 두뇌를 공유하게 되기 때문에 혼자서는 생각지 못했던 의외의 아이디어들이 떠오를 확률이 높아진다.
이상의 세 가지 혁명을 토대로 회의 혁명을 일으키기 위한 10가지 법칙을 제시하면 다음과 같다.
*** 회의혁명을 일으키는 10가지 법칙
법칙 1. 무조건 아이디어부터 제출한다
법칙 2. 결과를 쉽게 얻을 수 있도록 테마를 설정한다
법칙 3. 3색으로 나누어 듣고 말한다
법칙 4. 인스파이어 아이템을 발굴한다
법칙 5. 신체의 모드를 바꾼다
법칙 6. 다른 사람의 두뇌를 활용한다
법칙 7. 화이트보드를 마련한다
법칙 8. 스포츠 감각으로 임한다
법칙 9. 전원의 얼굴이 보이는 위치에 앉는다
법칙 10. 무언가를 정한 뒤에 회의를 마친다