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위대한 회의 - 단기간에 회사가 극적으로 변한다!
오하시 젠타로 지음, 이명환 옮김 / 에이지21 / 2005년 10월
평점 : 
절판
이 책을 구입한 이유는 현재 우리 회사에서 진행하고 있는 회의가 과연 옳은 것인가를 확인하기
위해 구입하였고 마침내 위대한 회의가 무엇인지를 어렴풋이 알게 되었고 이책을 통해 알게 된
위대한 회의에 대해 사내에 전파하고자 독후감을 써서 공유 하기로 하였다.
도대체 회의란 무엇인가?
백과사전에 나오는 사전적 의미는 2명 이상의 다수인이 모여서 어떤 안건을 의논 ·교섭하는 행위.
라고 되어 있고 추가 설명에는 일정한 형식 ·규칙을 준수하면서 개별 의제를 다수결원리하에 능률적
으로 결정해 나가는 진행 절차를 말하며, 또는 이러한 종류의 모임을 계속적으로 가지는 기관을
가리키는 경우도 있다.
모든 구성원의 참여를 요건으로 하며 의견과 정보교환을 통하여 최선의 시책을 강구
하는 것이므로 의견발표나 상사의 명령, 정보전달을 목적으로 소집된 것은 회의라
하지 않는다. 인간이 집단생활을 시작했을 때부터 발생하여 집단이, 특히 그 노동에 있어서 통일
행동이 요구되면서 회의형식이 생겨났다.
한편 경영학에서는, 조직을 형성하는 기관 중에서 복수인에 의하여 구성되어 회의형식에 따라 의사결
정 또는 의사소통을 하는 것을 회의체라고 한다.
그렇다면 회의의 목적은 무엇인가?
회의의 목적은 어떤 중요한 경영사항에 대한 의사결정, 회사 중요 내용에 대한 상호간 공유,
중요 사안에 대한 토론, 중요 결정사항에 대한 설명, 주요 전략에 대한 의견 수렴 등 이다.
그러나 대부분의 직장인들은 빈번하고 내용 없는 회의로 인해 자신의 일을 하지 못하는 상황에
자주 직면한다.
회의의 목적에 부합되는 내용은 생산성을 떨어뜨릴 뿐만 아니라 부가적으로 회의 이후 개개인의
업무복귀에 방해요인으로 작용한다.
그럼에도 불구하고 대부분의 회사에서 불필요한 회의를 오랫동안 끌면서 하는 이유는 간단하다.
회의를 하는 것 자체가 목적이 되어 버렸기 때문이다.
어느 누구든 잡담이 즐거워서 회의를 하거나 서로 칭찬이나 헐뜯기 위해 회의를 하는 경우는
없을 것이다.
회사의 중요한 사항이라면 장시간 이라도 논의를 해야겠지만 우리의 현실이 과연 그러한가는 생각
해봐야 할 문제이다.
회의가 길어봐야 이익이 될 건 하나도 없다. 짧을 수록 효과가 크다.
그리고 회의를 하면 효과가 있는 듯 하지만 언제나 같은 멤버, 같은 내용를 가지고 회의를 하기
때문에 회의의 긴장감은 사라지고 10분이면 될 내용을 1~2시간으로 늘어 나는 것이다.
보통의 회의는 의견 교환하는데 95%가 소요 된다.
우리 회사도 당장 회의체도 줄여야 하고 회의 시간도 줄여야 한다.
여러 부서장을 모아놓고 의견을 모으는 것이 아닌 단순 보고, 상담이 목적이라면 이해 당사자간
타협만으로도 충분히 끝낼 수 있기 때문이다.
각 부서장의 임률을 따져 보라. 비용적인 면에서도 불필요한 회의는 회사 차원에서 큰 손실이다.
내가 지루하다고 느끼는 회의는 남들도 지루 하다고 느낄 것이다.
눈치 없고 무능력한 사람에 의해 주관되는 회의가 얼마나 많은 인재들의 중요한 시간을 소비하게
만들며, 회사 입장에서 금전적인 낭비를 이끌어 내는지 다시 한 번 신중히 고려해 봐야 할 것이다.
GE라는 회사의 회의실에 가면 29분짜리, 49분짜리 알람 시계를 비치해 미팅은 29분 회의는 49분을
넘기지 말자의 의미로 짧고 강한 회의에 초점을 맞추고 있다.
우리 나라의 SK, 하나로텔레콤등 세계화를 지향하는 기업들은 이러한 문화를 회사에 정착 시키고 있다.
다음은 회의의 요령에 대해 서술 하고자 한다.
첫째, 회의의 목적에 충실해야 한다.
회의를 편하게 한다고 농담을 주고받거나 상대의 발표에 귀 기울이지 않거나, 의견 개진에 적극적
이지 못하거나, 혹은 자신의 얘기만 일방적으로 퍼붓고 오는 것이라면 곤란하다. 조직원들의 새로운
견해와 새로운 정보를 주고받는 정보 교환의 기능도 충족시켜야 한다.
둘째, 회의는 즐거워야 한다.
일방적인 회의, 꾸중이나 잔소리하는 듯한 회의라면 곤란하다. 회의에서의 설득과 정보 교환은
쌍방향이어야 한다. 엄숙하거나 보수적인 혹은 강압적인 분위기에서의 회의는 쌍방향성을 침해한다.
셋째, 회의 시작 시간은 반드시 준수해야 한다.
회의 참가자 개개인의 시간을 모두 허용해서는 안 된다. 정해진 회의 시간에는 회의 참석자 중에
일부가 아직 참가하지 않았다 하더라도 회의는 시작되어야 한다.
넷째, 회의 정보는 회의 전에 미리 공유해야 한다.
회의 시간에 처음 보는 자료가 많다는 것은 곤란하다. 회의는 새로운 의견이나 자료를 듣거나 읽어보
는 자리가 아니다. 회의에 필요한 자료는 회의 전에 미리 공유되어 검토되어진 상태에서 회의에 참여
해야 한다.
다섯째, 회의는 짧고 명확해야 한다.
회의는 일을 잘하기 위한 하나의 수단이지 그것이 목적이 아니다. 자칫 회의가 중심이 된 듯한
인상을 주는 경우가 생기는데, 대개가 길고 지루한 회의 때문이다. 아무리 중요한 회의라도 회의
시간은 두시간을 넘지 않아야 한다.
여섯째, 회의의 끝은 합의와 결론 도출이어야 한다.
회의를 하는 목적은 정보 교환에 그치지 않는다. 늘 합의와 결론을 도출하는 회의 습관을 가지도록
해야 한다.
일곱째, '다음에'라는 말은 가급적 지양해야 한다.
'그럼 자세한 것은 다음에…', '다음에 다시 준비해서…'라는 발상은 상당히 위험하다.
회의는 그날그날 단위로 이뤄져야 한다.
열덟째, 회의는 입으로만 하는게 아니다.
회의는 기록이 중요하다. 회의에서 주고받은 내용, 특히 의사 결정과 합의와 관련한 내용에 대해서는
기록이 필수적이다. 회의는 입과 귀만이 아니라, 손도 함께 하는 시간이다.
아홉째, 회의 참석자는 동등하다.
직급의 위계질서를 회의시간 만큼은 잊어도 된다. 위계질서에 의해 보수적으로 회의가 운용된다면
원활한 커뮤니케이션이란 것이 불가능해진다.
열째, 회의에도 에티켓이 있다.
회의 도중 핸드폰이 울린다거나, 담배를 피운다거나, 상대의 의견이나 발표에 집중하지 않는다거나,
졸고 있다거나, 딴 짓(뭔가를 만지작거리거나 낙서하거나 등등)한다거나 등 회의 매너에 어긋나는
행동은 금물이다. 회의는 조직간의 중요한 커뮤니케이션이고, 커뮤니케이션에서의 에티켓은 상당히
중요한 외부 요소로 작용한다.
회의시 발표할 때는 자신의 생각을 정리한 다음 솔직하게 핵심만 메모을 한 후 발표하여야 한다.
메모를 하는 것은 자신의 생각을 적음으로써 재 인식할 수 있기 때문이다.
즉흥적인 발표는 시간 낭비이고 비 효율적이다.
이유는 자신이 발표한 것에 대한 확신이나 믿음을 가져야 하는데 다른 사람이 반대 의견을 제시하면
횡설수설하고 확신있게 얘기 하기가 어렵다는 것이다.
발표할 때는 솔직하게 핵심만 짧게 정리하여 자신의 생각을 적음
또하나는 "왜"라는 단어를 어떻게하는 단어로 바꿔서 사용하라.
"왜" 그것을 못했습니까? 보다는 "어떻게" 하면 그것을 할 수 있을까요? 라고 바꾸라는 것이다.
위대한 회의로 가기 위해서는 회의 주재자의 능숙한 진행방법이 필요하다.
위대한 회의에서 얘기하는 회의 진행방법은 다음과 같다.
1. 지금 잘되고 있는 것은 무엇인가? 잘될 것이다라는 분위기를 조성하라
2. 달성하고 싶은 것은 무엇인가? 우선 자신의 경영의사를 결정하라.
3. 이 회의에서 달성하고 싶은 것은 무엇인가? 회의에 참석한 것은 불려왔기 때문인가?
4. 회의에 누구를 참석 시킬 것인가? 드림팀을 만든다.
5. 지금 직면한 문제는 무엇인가? 어떻게 하면...의 형태로 질문을 바꿔보자
6. 말할 수 없는 문제는 무엇인가? 금기를 깨라
7. 당신이 안고 있는 문제는 무엇인가? 독특한 개성
8. 앞으로 6~12개월 동안에, 이팀이 달성할 성과는 무엇인가?
현재의 방법으로 이룰 수 있는 목표는 목표라 부르지 않는다.
9. 전략적 포커스를 달성하기 위해서 꼭 필요한 담당분야는 무엇인가? 기대를 합의 한다.
10. 각 부서의 담당자가 언제까지,무엇을 달성해야 '전략적 포커스'를 확실하게 달성할 수 있을 것인가?
실행 목록을 작성한다.
11. 지금부터 1개월 안에 자신이 끼칠 가장 큰 영향력은 무엇인가?
인간은 도전 받고 싶어 한다.
회의의 진행 방법을 알았으면 회의을 효율적으로 하기 위한 기술이 필요한다.
1. 먼저, 잘 될만한 것을 누군가에게 적용해 본다.
2. 실패했다면 '왜 실패했을까? 라는 생각을 접어두고, '어떻게 하면 잘될까?를
생각한다.
3. 처음에는 이것저것 섞지 말고 순서대로 해본다.
4. 생각이 같은 동지를 찾는다.
마지막으로 회의를 위한 준비는 다음과 같다.
1. 회의 진행자는 모든 참석자를 볼 수 있는 자리에 않는다.
2. 4시간 이상 진행될 회의에는 탄수화물을 준비한다.
3. 비밀보장이 필요한 얘기도 과감히 논의 하라
4. 휴대전화는 전원을 꺼둔다.
5.회의실 입구에 방화벽을 설치한다.
6. 대형 보드판을 준비한다.
위의 사항들을 적용 하였을 때 회의의 성과는 다음과 같다.
1. 경영의 중심이 되는 참가자들이 긴장감을 갖게 되었다.
2. 타인의 의견에 신경을 쓰지 않고 자신의 생각을 발표하는 방법을 알았다.
3. 억지로 참가한 것 같은 기분에서 '뭔가 하고 말겠어!"라는 기분으로 변했다.
4. 적극적인 분위기를 만든다.
5. 달성 하고자 하는 것의 진정한 장애가 무엇인지 분명해 진다.
6. 목표를 이루겠다는 열정이 생긴다.
7. 조직원이 공유, 공감할 수 있는 단기적이고 명확한 목표를 세울 수 있다.
8. 목표달성을 하려는 담당분야의 명확화
9. 목표달성을 위한 계획 수립
10. 계획의 진행관리 방법
11. 목표달성의 장애가 될 만한 일에 조직적으로 접근해서, 토의를 벌여 해결방법
을 얻었다.
이상이 이책에서 제시하는 위대한 회의이다.
이 책은 작가의 경험을 토대로 짧게 전개 되고 있지만 매우 강한 메세지를 전달하고 있다.
이를 계기로 우리 제일정공도 좋은기업을 넘어 위대한 기업으로 가기 위한 필수 조건인
위대한 회의를 통해 실적과 함께 경쟁력을 높일 수 있는 계기가 되었으면 좋겠다.