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회의를 하면 답을 내라 - 회의.비즈니스 미팅의 효율과 생산성을 높이려면 회의문화를 바꿔라
정경수 지음 / 미래와경영 / 2014년 2월
평점 :
품절
회의를 왜 하는 거지? 회의를 하고 나면 드는 생각이다. 답도 안 나오고 아이디어를 제시해도 들어주는 사람도 없다. Part1에서는 '회의 문화'를 바꿔야 하는 이유를 설명한다. 대부분의 회사들이 과거와 달리 적극적인 회의 참여를 돕기 위해 '회의 방법'을 바꾸고 있다. 가장 대표적으로 회의 매뉴얼에 따라 빠른 시간 내에 결론을 내게 하는 '회의 시간 줄이기'이다. 그렇지만 근본적인 문제를 해결해주지 않는다. 대부분의 사람들은 회의 시간이 길어서 보다 자신의 아이디어에 대한 부정적인 반응과 '회피'로 인해 회의를 기피하게 된다. 무슨 아이디어를 내든 부정적인 소리만 듣고, 아이디어가 채택되면 본인이 떠맡아야 한다. 이러한 상황 속에서 '아이디어'를 내고 싶어 하는 사람은 없을 것이다. 그런데 지금의 현실이 이러하다. 무엇보다 상사에게 무조건 복종하는 회사문화가 가장 큰 문제이다.
Part2는 회의의 효율성을 높이는 방법이 나와있다. '문제해결'과 '시간낭비'이다. 일반적으로 회사는 문제가 방치되는 걸 막기 위해 정기적으로 회의를 한다. 그런데 모든 '문제'를 말하지 않는데서 문제가 시작된다. 상사는 듣기 좋은 말만 듣고 싶어하고 실무자는 듣기 싫은 말을 듣고 싶어 하지 않는다. 그러나 회의는 듣기 좋은 말을 보고하는 자리가 아니다. 함께 문제 해결 방법을 찾아 나아가는 자리이다. 가장 잘못된 점은 '지적'만 할 줄 아고 '보완'은 생각도 안 한다는 거다.
대부분의 사람들이 회의 때문에 일할 시간이 없다고 불평한다. 많은 회사들이 회의 시간을 줄이고 있음에도 불구하고 말이다. 회의 준비를 하는데 많은 시간을 소비해서이다. 그런데 회의 준비는 실무자만 하고 상사는 결정만 한다. 심지어 상사가 하지 않기로 결정하면 그 회의 자료는 폐기처분이다. 이러한 상황에서 회의 준비를 제대로 하는 사람은 없을 거다.
회의는 여러 사람들이 이야기하는 시간이다. 그럼에도 말 안 하는 사람은 꼭 있다. 앞서 나온 내용이 회의 문화에 대해 얘기했다면 Part3은 회의를 하는 주체에 집중했다. 직원이 적은 회사보다 많은 회사가 더 많은 아이디어가 나올 거라 사람들은 생각한다. 그러나 직원이 적은 회사보다 상하관계가 분명한 많은 회사에서의 회의가 아이디어가 적다. 최근 들어 상사들은 자유로운 회의 방법으로 바꾸려고 노력했지만 아직까지도 상사들이 좋아할만한 말만이 나올 뿐이다. 그리고 상사에게 말 안 하고 있으면 상사에게 안 좋게 보일까 봐 끄집어내는 이야기들로 가득하다. 제대로 된 회의를 하려면 이러한 사람들을 걸러내야 한다. 또한 무조건적으로 비평하고 배제시키려는 사람도 제외해야 한다. 사전에 회의 주제를 정하고 동등한 입장에서 토론할 수 있는 사람들로만 구성되어야 제대로 된 회의가 된다.
이 책에 핵심적인 내용은 Part4에 있다고 볼 수 있다. 결론을 도출하는 회의를 만드는 7가지 단계부터 정기, 기획, 의사결정, 문제해결, 커뮤니케이션, 단합, 역량강화 회의처럼 각 회의에 따라 어떻게 회의를 하는 게 바람직한 지까지 상세하게 나와있다. 무엇보다 '리더'의 중요성이 부각된다. 리더는 자유롭게 의견을 낼 수 있는 분위기를 만들어야 하고 그럼에도 발언하지 않으면 자신의 의견을 제시할 줄도 알아야 한다. 그리고 중립적인 역할을 해야 한다.
앞서 내용에서 비평하는 사람을 배제시키라고 했다. 그러나 이건 타당한 이유도 없이 무조건적으로 비판만 하는 사람들을 가리키는 거다. 모든 사람들이 '예'라고 할때 '아니오'라 답할 수 있는 사람이 필요하다. 아무리 좋은 아이디어가 나와도 그에 따른 단점은 분명 있다. 리더는 직원들이 반대되는 의견을 제시할 수 있는 분위기도 만들어야 한다.
Part5는 듣는 것에 대해 나온다. 대부분의 회사들은 말하는 규칙은 세워도 다른 사람의 말을 듣는 규칙은 세우지 않는다. 실제로 의견이 많이 나오지 않는 회의가 많아서 이다. 오죽하면 '1인 1회 이상 발언'이라는 규칙이 나왔겠는가. 그러나 회의는 서로 토론하는 공간이 되어야 한다. 말을 해야 한다는 부담감으로 자신의 의견에만 신경쓰고 다른이의 말을 들어주지 않는 회의는 가치가 없다. 회의는 모든 사람들이 '관심'을 가져야 시작된다. 다른 사람의 의견에 관심을 가져야 새로운 생각이 떠오르고 질문도 할 수 있다.
회의의 목표는 무엇일까? 생각해보지 않고 회의의 결론만을 추구한다. Part6은 목표를 세워야 하는 이유부터 결론과 실행계획을 세워야 하는 내용이 담겨있다. 회의의 목표를 정하고 방향을 제시하는 건 '리더'이다. 결론도 '리더'가 내야하는 걸까? 그건 아니다. 결론이 나고 실행계획을 세우면 '실행'하는 건 모두가 함께이다. 즉, 결론 또한 함께 내야 나중에 문제가 생기지 않는다.
전체적인 책 구성이 마음에 들었다. 공감되는 사례들과 '대화문구'형식으로 되어있는 중요내용들은 가독성을 높여주었다. 특히 가장 마음에 들었던 건 각각의 내용이 끝날때마다 '회의 포인트'라고 내용이 요약되어 있는 부분이다. 따로 중요한 곳을 표시하지 않아도 이 책이 얘기하는 게 무엇인지 알아보기 쉽다.