10초만에 이기는 보고서

10초 만에 이기는 보고서
미키 다케노부 지음, 이수형 옮김 / 다산북스 / 2016년 6월

10초만에 이기는 보고서 [미키 다케노부 저 / 이수형 역 / 다산북스]

1998년 25살에 소프트뱅크에 입사하여 손정의 사정의 비서로 근무했던 이 책의 저자 미키 다케노부는 이 책에 손정의 사장의 과제에 대응하기 위해 자신이 고안했거나, 손정의 사장에게 직접 배워 익힌 보고서 작성법을 정리했다. 따라서 이 보고서 작성법은 누구는, 또 어떤 회사든 활용할 수 있는 매우 응용 범위가 넓은 보고서 작성법이라고 자신있게 말한다. 여기에는 업무처리 보고서부터 매출 보고서, 회의의사록, 기획서에 이르기까지 일상적으로 작성 빈도가 높거나 작성 노하우를 알아두면 유용한 보고서들을 중심으로 총 10가지 종류의 보고서를 담고 있다.

저자가 처음 입사했을 당시 손정의 사장은 분초를 다투는 스케줄에 쫓겼기 때문에 그에게 제출하는 보고서는 보자마자 무조건 전하고 싶은 내용을 바로 알 수 있도록 만들어야 했다고 한다. 보고서를 읽는 데 걸리는 시간은 불과 10초! 딱 보고 내용을 파악할 수 있는지, 본질을 파악할 수 있는지, 그 승부는 단 10초만에 갈린다는 것이다.

직장인들이 흔히 하는 실수 중에 하나는 많은 양의 보고서를 오랜 시간 작성하며 본인이 일을 열심히 했다는 것을 증명하려 한다는 것이다. 하지만 보는 입장에서는 보고서 매수만 많고 핵심 내용은 파악하기 힘든 보고서보다는 핵심만 깔끔히 담고 있는 한두 장의 보고서가 더 눈에 잘 들어오고 이해하기 수월한 것이다. 이렇게 보는 사람의 마음을 압도하고 시선을 끄는 보고서가 좋은 보고서이다. 그렇다면 좋은 보고서는 무엇이고 어떻게 작성해야 하는 것일까?

저자가 중요하게 여기는 보고서의 핵심은 애매한 표현을 배제하고 간단명료하게 내용의 핵심만을 다루어 전달하는 것이다. 그리고 무엇보다 보고서를 보는 상사의 취향을 파악해야 하는 것도 중요하다. 상사가 숫자, 그림, 그래프와 같이 이미지를 보고 보고서의 내용을 파악하는 스타일인지, 글을 읽고 핵심을 파악하는 스타일인지 미리 파악하고 보고서를 작성하는 것도 효과적이다.

여기서 소개된 10가지 보고서 작성법에 대한 설명과 함께 상황에 알맞은 보고서와 잘못된 보고서를 예로 들고 그래프, 작성의 포인트, 장점과 단점, 주의해야 할 점 등 알려주고 책의 뒷 부분에 구성된 특별부록에는 보고서 작성을 위한 자료 준비와 슬라이드, 엑셀을 이용한 그래프, 막대그래프, 꺾은선그래프, 원그래프 등 각종 그래프 작성 노하우까지 알려준다. 보다 효율적으로 보고서를 작성하고 결과적으로 한 눈에 파악하기 좋은 바람직한 완벽한 보고서 작성을 위해 참고하면 좋을 책이었다.

* 자료 준비 편 *

1. 자신이 만드는 게 프레젠테이션용 자료인지, 기획서인지를 항시 의식하자

2. 프레젠테이션에서는 자료를 사전 배포하는지 파악해두자

3. 발표 순번과 타깃을 확인하자

4. 조작 환경을 생각한다

5. 보고서는 혼자서 생각하지 않는다

6. 신뢰할 수 있는 소스를 찾는다

7. 그림이나 사진은 일정한 품질을 갖춘 것을 사용한다

8. 조사 결과나 사진, 일러스트의 권리를 처리한다

* 보고서 구성 편 *

1. 전체의 핵심 메시지를 첫 장에 담자

2. 메시지는 20자 이내로 만든다

3. 원 메시지, 원 이미지, 원 차트

4. 메시지는 해석이다

5. 결론부터 구성한다

6. 숫자를 넣는다

7. 복잡하게 만들지 않는다