세상에서 가장 쉬운 회의 퍼실리테이션

세상에서 가장 쉬운 회의 퍼실리테이션 - 회의 기술의 기본부터 핵심까지 한권으로 끝내기
사카마키 료 지음, 전경아 옮김 / 이다미디어 / 2019년 10월

아주 엄숙하고 격식을 따지는 회의는 아니지만 일주일에 한 번 정해진 시간에 주간 업무 계획을 발표하거나 앞으로 해야 할 큰 일에 대해 준비하는 등의 시간을 가진다. 자유롭고 편안한 분위기로 짧은 시간에 끝내는 회의로 업무 시간을 많이 차지하지 않는 공식적인 행사 정도로 여겨진다. 하지만 큰 일을 앞두고 있을 때는 결정을 해야 함에도 단시간에 결정을 하지 못하는 경우들이 있어 같은 안건으로 매일 같이 회의 분위기로 이야기를 하게 된다. 이럴 때 누군가 회의에서 결과를 빠르고 쉽게 결정할 수 있게 해 주면 좋겠다는 생각을 하곤 한다. 이런 것이 바로 '퍼실리테이션'이라고 하는데 <세상에서 가장 쉬운 회의 퍼실리테이션>에서 그 방법을 알 수 있다.

회사원인 아오이는 회사 일을 이야기하며 컨설턴트인 아버지의 퍼실리테이션 강의를 듣기 시작한다. '퍼실리테이션'은 회의에서 결정하는 걸 촉진하거나 쉽게 하는 기술이기는 하지만 회의에서 퍼실리테이션을 한다고 모든 회의가 촉진된다고는 할 수 없다. 회의 시간에 회의 안건이나 해야 할 일에 대해 확인하는 것만으로도 안건을 모두가 숙지하고 회의를 촉진할 수 있다. 이것 또한 '퍼실리테이션'이라고 한다. 꼭 사회자의 자격으로 회의를 이끌어갈 필요는 없고 이런 사람을 '숨은 퍼실리테이터'라고 한다.

회의의 단점은 가끔 시간이 필요이상으로 길어질 수 있다. 그런 것을 방지하기 위해 회의에서 의제와 관계없는 논의는 하지 않으며 논의해야 할 의제인지 불필요한 의제인지 정확하게 판단한다면 회의 시간을 줄일 수 있다. 그리고 의제마다 할당된 시간을 정한다. 시간 안에 마무리할 수 있는지 확인하고 도움에 남은 시간을 알리는 것도 회의 시간을 줄일 수 있고 시간 내에 마무리하려는 목표에 집중할 수 있게 된다. 퍼실리테이션을 효과적으로 잘 할 수 있게 하기 위한 테크닉으로 필기를 추천한다. 회의 중에 필요한 것들을 적는데 발언자의 발언을 그대로 적거나 질문과 의제를 질문으로 명기한다. 정해진 안건을 결론으로 명기하며 논의가 구체적으로 보이게 한다. 이렇게 필기하면 회의 과정을 이해만 해도 논의가 훨씬 편해진다. 물론 회의에서 개인적으로만 알아볼 수 있는 메모도 필요하고 화이트보드와 같이 모든 회의 참여자들이 볼 수 있는 필기도 있어야 한다. 이런 것들이 모두 회의를 제대로 빨리 끝낼 수 있는 방법이다. 아오이가 컨설턴트 아버지에게 배우는 모든 것들이 실무에서 중요한 것들이고 필요한 것들이었다.