일 잘하는 사람의 정리습관

일 잘하는 사람의 정리습관
시노즈카 다카야 지음, 김정환 옮김 / 미래지식 / 2013년 5월

‘새 술은 새 부대에 담아야한다’는 성경말씀처럼 새로운 시대에는 새롭게 일하는 방식이 필요하다. 이미 PC를 넘어 스마트폰과 태블릿 등의 최첨단 디지털이 회사 책상과 사무환경을 지배하고 있는 지금, 이러한 기기를 적극 수용하고 업무에 반영하는 자만이 좀 더 빨리 일을 처리하고, 더 나은 성과물을 낼 수 있다.

이 책은 도요대학 경제학부를 졸업하고 워싱턴 주립대학에서 공부했으며, 귀국 후 주식회사 리크루트에 입사하여 여행 컴퍼니 영업부에 배속되어 수도권의 대형 호텔 체인과 각지의 리조트 호텔, 여관 등의 기획 영업을 담당했으며, 전국 영업 부문에서 MVP, 신규 사업 콘테스트에서 준우승 등 수많은 상을 받은 저자인 시노즈카 다카야 씨가 인터넷 웹사이트를 통해 자신이 필요로 하는 정보를 쉽고 빠르며 정확하게 찾아내는 기술, 특히 구글을 통해 검색능력을 향상하는 유용한 팁을 제공한다.

이 책에서는 정리를 위해 분류하는 기준은 어떻게 결정할 지, 책상 정리를 하기 위한 기준은 무엇인지, 늘어나기만 하는 명함정리를 효과적으로 하는 방법 등 바로 적용할 수 있는 정리법을 공개한다. 뿐만 아니라 직장인들이 업무를 진행할 때 빠르고 효과적으로 처리하는 법도 자세히 알려준다.

이 책에서 저자는 “나도 예전에는 서류나 데이터를 전부 보관했다. 그러나 그럴 필요가 전혀 없다. 물론 직종에 따라서는 필요한 경우가 있을 수도 있지만, 대부분은 필요 없다. 정보의 90퍼센트 이상은 버려야 할 것이며, 보존ㆍ보관이 필요한 정보는 고작해야 10퍼센트 정도에 불과하다. 특히 회의 중에 배포된 인쇄물이나 인터넷 상에서 본 뉴스, 다 읽은 책 등은 대부분 두 번 다시 사용하지 않을 것들이다. 물론 온라인에만 있는 귀중한 정보는 보존해 놓아야 할지 모른다. 그러나 종이로 인쇄되어 배포된 것은 대부분 어딘가에 디지털 데이터가 있기 마련이므로 종이로 보관할 필요는 없다.”(p.38)고 말한다.

업무에 들이는 시간과 성과는 조금도 비례하지 않는다. 하지만 사람들은 이 사실을 제대로 깨닫지 못한다. 시간을 많이 투자하지 않고 효율을 내는 ‘업무를 정리하기 위한 아이디어’들이 이 책에 소개되어 있다.

저자는 자신도 모르는 사이에 정리하는 것 자체가 목적이 되어 버려 진정한 목적인 업무의 효율화를 망각하는 ‘정리의 함정’에 빠지지 않기 위해서 우선 ‘정리를 왜 해야 하는지’ 그 목적부터 이해하라고 말한다. 그리고 ‘나는 지금 무엇을 위해 정리하고 있는가?’를 항상 생각하면 정리가 목적이 아닌 수단이 되어 효율적인 작업 환경을 만들 수 있다고 강조한다.

이 책에서는 정리의 함정에 빠지지 않기 위해 지금 당장 버려야 할 세 가지 습관을 소개한다. 첫째는 새로운 정리 용품이 있으면 무작정 산다. 둘째는 수많은 웹서비스를 사용하고 있다. 셋째는 정보나 서류를 전부 보존하고 있다. 효율적인 업무환경을 만들기 위해서는 먼저 주변에서 불필요한 것을 제거해 단순함을 유지하는 일이 중요하다.

이 책은 정리습관만 다루는 것이 아니라고 인터넷에서 필요한 정보를 쉽고 정확하고 빠르게 찾아내는 법, SNS를 통해 자신에게 유용한 정보를 받는 법 등도 소개하고 있다.