서평] 일 잘하는 사람의 정리 습관

일 잘하는 사람의 정리습관
시노즈카 다카야 지음, 김정환 옮김 / 미래지식 / 2013년 5월

일잘하는 사람의 정리 습관 - 종종 일을 열심히 하다가 보면 혹은 책을 읽다보면 어질 러진 책상을 정리한다고 하지만 깔끔 하게 되지 않는 경우가 많다... 왜냐면 언젠가 쓸만한 팁들이 항상 책상위에 널부러져 잇어야 맘이 편하기 때문이다. 반면 , 책상위를 하얀 도화지 처럼 정리해서 일을 하거나 책을 쓰거나 공부를 하는 등의 스타일의 차이는 있겠지만 이번에 읽게 된 책은

전자에 해당 하는 사람들을 위한 도움이 될만한 정보 39 가지를 소개 한다... 챕터는 크게 5 장으로 나눠 있지만 읽어보내 대략

3 가지 큰 카테고리로 정리의 달인이 되기 위한 준비 작업을 마칠 수 있다.. 우선 이책의 저자도 주의를 두고 있지만 정리를 하는 목적을 분명히 하는 것이다.. 즉 , 정리를 위한 다른 정리도구를 또 포함 한다면 이중적인 노고가 늘어날 뿐이라는 점이다..

첫째로 ; 책상 정리 및 컴퓨터 활용

주변에 어떤사람들의 경우 미팅을 하러 나오면 무언가 잔뜩 가지고 나온다 , 사실 그중에 필요한 PT 라던가 소개 자료는 몇 장 되지 않을 경우도 많다.. 책상의 90% 정도는 당장 필요 없는 잠재적인 자료들일 뿐인 경우가 많다.. 이럴때 , 과감하게 우선 순위에 입각해서 정리를 해보자 , 자주 사용하는 물건들은 책상 상단 서랍에 , 중간 빈도수는 중간 서랍에 마지막으로 빈도수가 떨어 지는 것은 아랬서랍이고 이마저도 활용 빈도가 더 떨어 지는 것은 별도의 종이 박스 던가 다른 사룸함 보관 처이다...

또한 컴퓨터의 경우도 언젠가 유용 하리라는 생각에 하나 둘 모든 단축 키는 초기 화면을 거의 덮다 시피 하고 항상 부팅 할때

불필요한 Application 가지도 가동을 한다면 당연히 일정 용량의 램 사용이 늘어나고 따라서 작업을 할때 버벅 거리게 된다..

이또한 필요 우선 순위에서 멀리진 화일이나 어플이라면 과감히 별도의 보관 폴더를 만들어 관리 하되 분기가 넘어가서도 쓰임새가 별로 없다면 페기 처분할 일이다..

이메일 주고 받기 , 혹은 회신 하기 , 명함 관리 ,,, 비지니스를 하다보면 주고 받는 명함 관리도 하나의 일이다.. 이럴때 요즘의 스마트 폰 은 스캔 기능 내지는 그냥 찍어 올려서 자동 분류를 해주는 어플이나 왭도 있다.. -에버 노트가 대표적이라고 하는데

나의 경우는 아직도 아웃룩 에 저장 하여 놓고 그때 그때 필요할때 불러 쓰기를 하는 편이다.. 이메일 같은 경우 몇개 미만 이야 따로 관리 할 필요는 없겠지만 겟수가 늘어나 약 100 여개의 거래처로부터 다양하게 들어 오는 이메일을 그때 그때 중요도에 맞춰서 관리 하는 것 또한 고역 이다..이럴땐 몇가지 자동 생성 및 분류 도구를 만들어서 크게 두가지로 분류 한다 즉 [ 작업이 발생 하는 이메일 ] 과 [ 작업이 발생 하지 않는 이메일] 이 그것이다.. 보통 자신에게 직접 문의 를 허거나 다른 사람의 작업을 컨펌하는 경우 자신이 직접 개입 하여야 하지만 단순 정보 제공이나 다른 주제에 자신이 CC 정도로 만 참조 하게 되어 있으면 굳이 회신의 강박관념을 가질 필요는 없겠다... 또한 [작업필요성] 이 메일의 경우는 < 오늘 안으로 마무리 하여야 하는 일들> 과 < 시간을 두고 작업과 마무리를 할일> 폴더를 별도로 만든다면 어느쪽 일을 우선 순위에 두어야 할지를 한 눈에 알 수 있다... 나의 경우도 보통 중요한 이메일은 [ Follow Up ] 폴더에 모아 넣고 수시로 진행 사항을 확인 하고 마무리 되면 그 폴더에서 이메일을 옮기거나 작업 종료 mark 를 띄운다...

둘째로 작업의 효율과 정보 수집의 방법 , 계획

요즘은 웍낙 SNS , 페이스 북 , 인턴넷 매체의 발달로 왠만한 자료들은 어디서나 혹은 수시로 구할수 가 있다.. 그러나 너무 많은 정보의 양이 문제 이고 이를 분류 하는 마땅한 기준을 정해 놓지 않으면 어느날 내 메일함이나 rss 피드에는 약 천여개의 메시지 가 들어와 있다.... 컴퓨터를 요율 적으로 사용하는데에는 단축키도 한목을 한다.. 흔히들 사용하는 Control + S , Control + V 붙여 넣기 외에도 되돌리기 , 인쇄 , 주소 입력창 선택 , 검색 등 약 30여개의 Function 은 알아 두면 그냥 마우스로 왔다 갔다 작업 하는 것보다 2-4 배는 빠른 업무 효율을 높여 줄 수 있을 것이다.. 이외에서 검색시 사용하는 고급 검색 기능을 도움말을 통하여 약 10 분 정도만 습득 하여도 남들 보다 3-4 배는 빠르고 정확한 검생 필터링이 가능 할 것이다..

요즘 많은 부분이 디지털화 되어 있고 필기 노트 자체도 디지털화 되어 있는 부분이 나와 있고 어플도 있다.. 하지만 나의 경우는 아직 까지도 아나 로그 적인 다이어리 스케줄 을 고집 하지만 이또한 요휼적인 노-하우 가 있다...

즉 노트를 크게 3 분할 하여 왼쪽엔 할 일 목록을 오른쪽에 세부 시행 사항과 마감 시간을 그리고 밑에는 그날 중요한 키워드 등을 적어 놓는 다면 자신의 기억력 좋음을 과신 하여 몇몇 일정이나 작업을 빠져 먹는 일 이 횔씬 더 줄어 들 수가 있다...

마지막으로 잔업을 줄이면서 업무의 효율을 늘리는 방법 .

대개의 모든 일들이 80; 20 의 정도의 퍼레이토 법칙에 순응 한다는 가정 하에 자신의 일을 둘러 보면 10 가지 일중에서 중요한 2 가지 일이 있고 이 두가지를 기한 내에 하기 위해 다시 100% 노력을 하면서 잔업이 발생 한다는 논리 이다.. 즉 다시 말한 다면

우선 과제를 정하고 약 80% 정도 완료 성과를 남겨 둔체 , 다른 20% 해야 할을을 찾아서 다시 80% 정도 수준의 완료 성과를 발휘 하라는 이야 기 이다. 이렇게 하면 시간 집약적으로 여러 프로젝트를 진행 시키는 효과가 있고 이중에서도 꼭 필요한 완성도 100% 요구 되는 작업이나 프로젝트에 나머지 여력을 쏟아 부어 시간내에 완성 한다는 전략이다 ... 좀더 쉽게 비교하자면

A 사원은 한가지 일을 완벽 하게 하기 위해 100% 전력으로 하나의 일을 밤을 새워 가며 일을 한 경우이고 B 의 경우는 80% 성과 수준을 유지 하면서 3-4 개의 작업을 동시성있게 진행 한다라는 것이다... 기한 내에 완료 해야 하는 프로젝트이면 b 의 경우는 그중 나머지 20% 를 충족 하면 되지만 , A 의 경우는 자신이 진행 했던 작업이 아니면 다시 0% 부터 100% 까지 잔업에 야근을 거쳐서 일을 해야 하는 것이다... 이러한 현상이 생기는 이유는 작업성 80% 까지 도달 하기 까지는 약 20% 정도미만의 힘을 들이면 되는 것이지만 완성도 나머지 20% 를 잘 마무리 하기 위해서는 약 80% 의 추가 노력이 필요한 퍼레토 법칙성을 따르기 때문 일지도 모른다... 이러한 일처리 중간 중간의 자투리 시간에는 자신이 순위를 매겨논 경, 중 ,완 , 급 작업중 중요도가 떨어지면서 단순 회신을 해여 하는 업무들을 처리 하는 것이 효율적인 방법이 되겠다....

개인적인 스케줄 또한 일주간의 시간 흐름표를 작성 하여 보면 , 어디에서 많은 시간을 소비 하는지 , 언제 정도 귀가 해서 무얼 하는지 정기 적인 분석도 필요 할 수가 있다.. .인간의 심리란 자신에 대한 합리화에 무척 관대 하여서 아침 일정하게 일어나는 습관 조차도 어겨 버릴때는 그헐 만한 신체적 정신적 이유가 있을 것이라고 위로 한다...

하지만 , 사회는 개개인에게 합리화를 인정 하거나 개인적인 피로도를 알아 주지도 않을 뿐더러 알려고 하지 않는 시스템이다..

결과에 맞춘 업무처리 속도는 그사람의 능력이고 학생의 경우 학업 시간에 비례 하던 그렇지 않더 성적표의 나타남은 그 학생의

효율화된 정신 구조와 자기 자신 관리의 꾸준함을 반영 할 뿐이다..

사실 더욱 중요한 것은 10여년 정리내공을 쌓았거나 남들에게 들어도 자신에게만은 예외라는 사람은 발전이 없을 수 있겠다..

나이가 들어도 본인의 기억력이 최우선 이어서 긴가 민가 하는것으로 논쟁을 벌여도 나에게는 관대 하다. 또한 대한 졸업 한지 20년차 되어 가는 직장인이 자신의 자기 개발 없이 세상이 한없이 빠르게 변한다고 원망 하는 것도 그 사람의 부족의 소치 일 것이다.. 나이가 들어 스승이 되는 것이 아니라 오히려 시대에 변화를 잘 일고 미래를 짚어 내 줄수 있는 자야 말로 세상의 코치 이자

멘토가 아닐 까 싶다 ..

아무리 사소한 책이라도 깨달음이 있으면서 실천의 동기 부여 가 생길 수 있는것 그래서 자신의 습관이 하나 라도 고쳐 진다면

이책을 읽고 전달 하는 사람의 마음에도 거뜬함이 묻어 날수 있겠다...

2013 / 7 /9 어느 탁월한 분의 말씀 처럼 인식의 그릇은 받아 들이는 자기 자신의 모양 일 뿐이다. . 흘러 넘치는 코칭이나 멘토링은 그외 전부 타인의 다른 그릇일 뿐이라고 생각 해보는 책력거 99 였습니다...