직장인의 업무 중에서 가장 큰 비중을 차지는 것 중 하나를 꼽는다면 단연 '보고서 쓰기'일 것이다. 일일, 주간, 월간, 연간보고서를 비롯해 기안서, 제안서, 결과보고서, 결산서, 견적서, 회의록 등 종류도 각양각색이다. 조직이 크든 작든 하루 업무 중 상당 시간은 업무 관련 보고서를 작성하는데 보내고 있을 것이다.
붓을 들어 한 번에 쭉 써 내려가는 글쓰기처럼 타고난 글쓰기 실력이 있지 않다면 써 놓고 몇 번이고 고치고 또 고치기를 반복해야 원하는 글이 완성된다. 마찬가지로 보고서도 한 번에 써서 통과되는 일은 드물다. 업무 중 상당한 비중을 차지하는 보고서는 어떻게 써야 할까?
<신입 때 알았더라면 좋았을 보고서 잘 쓰는 법>은 어떻게 보고서를 작성하면 좋을지 감을 잡지 못하고 있는 신입사원은 물론, 이런저런 보고서 쓸 일이 많아서 야근이나 주말 근무도 불사하고 있는 중간관리자를 위한 '직장인 맞춤형 보고서 작성법'이다.
p.16
왜 보고서는 내가 아니라 보고받는 사람의 니즈가 중요할까?
첫 번째 이유는 커뮤니케이션의 최종 메시지는 수신자, 즉 보고받은 사람의 해석에 의해 완성되기 때문이다. 보고서도 결국 커뮤니케이션 방식 중 하나다. (중략)
보고받는 사람의 니즈를 파악해야 하는 두 번째 이유는 보고받는 사람이 보고서의 시작과 끝을 결정하기 때문이다.
p.33
보고의 목적에 대해서 살펴보자. 우리가 회사에서 다루는 보고서들은 제안서부터 기획서, 회의록, 결과 보고, 실적 보고, 동향 조사까지 정말 다양하지만 이 수많은 보고서는 결국 두 가지 목적으로 나눠볼 수 있다. 바로 '설득'과 '공유'다.
첫 번째, 설득은 이 보고서를 통해 보고받는 사람의 행위나 생각을 내가 원하는 방향으로 이끄는 것이다. (중략)
두 번째, 공유는 회사에 직간접적인 영향이 있는 '팩트(사실, 현상)'을 공유하는 것이다.
직장 상사로부터 보고서를 내라고 하면 이전에 보고서를 참고해 이런저런 자료를 찾아 넣어 짜깁기를 하고 있진 않은가? 업무용 보고서 작성법을 속 시원하게 가르쳐 주는 직장 선배를 만난다면 행운아다. 하지만 그런 일은 없다. 이런저런 말로 수정하라며 까이고 다시 쓰기를 반복하고 나서야 통과됐던 경험들이 있을 것이다.
특히 보고서는 누구한테 제출해야 하느냐에 따라 같은 보고서라도 다르게 써야 한다. 보고서 작성의 핵심은 바로 최종 보고받는 사람이 누구냐에 달려 있기 때문이다. 누가 좀 보고서 잘 쓰는 법 좀 알려주면 좋았을 텐데 하는 아쉬움을 바로 해결해 줄 수 있는 책과 만나 보자.
이 책은 저자가 12년의 회사 생활 동안 쌓아온 문서 작성 노하우를 소개한 책이다. 클라이언트에 보낼 전문적인 제안서부터 너무나 사소해서 물어보기도 애매했던 이메일 작성법 등, 회사에서 필요로 하는 모든 비즈니스 문서 작성의 기본기를 4단계로 나눠 확실하게 알려주는데 초점을 맞추고 있다.
p.51
중간보고는 다음 3가지의 경우에 수시로 하는 것이 좋다.
첫 번째, 보고서를 완성하기 전에 의도를 파악해서 보고받는 사람과 나의 보고서 방향성에 대한 합의를 하고 싶을 때 중간보고를 하면 된다.
두 번째, 일의 진척도를 공유하고 싶을 때도 중간보고를 하는 게 좋다. 보통 팀장님도 상위 조직장에게 보고해야 할 일정이 정해진 경우가 많다.
세 번째, 업무 지시 당시와 현재의 상황이 변해서 보고서의 메시지가 변경되는 경우에 중간보고를 하면 좋다.
p.75
좋은 메시지를 쓰기 위해서는 어떤 특징을 갖춰야 할까?
좋은 메시지는 전체 문서를 포괄해야 한다
구체적이고 명확해야 한다
단순히 남의 의견을 넣어서는 안 된다
감정적인 표현은 제거한다
메인 메시지는 한 가지 내용만을 포함해야 한다
특히 이 책은 업무 지시를 받은 그 순간부터 보고서 작성을 마무리하기까지, 어떤 절차를 거쳐 보고서를 작성하게 되는지, 작성 단계별로 어떤 점을 유의해야 하는지 등. 구체적인 사례를 들어 총 4장으로 구성해 설명하고 있어 실제 업무에서 보고서를 작성할 때 많은 도움을 받을 수 있다.
또한 각 장이 끝날 때마다 저자가 직장 생활을 하며 후배나 동료 직원들에게 자주 들었던 질문들에 대해 FAQ와 TIP 코너를 통해 궁금증을 해결할 수 있도록 답변해 준 내용들도 유용하다. 먼저 1장 '방향이 잡힌, 잘 만든 보고서'에서는 잘 만든 보고서란 무엇인지, 회사 내에서 쓰이는 보고서의 지향점에 대해서 설명했다.
2장 '헷갈리지 않는, 보고서'에서는 보고서를 작성할 때 보고서 안에 핵심 메시지는 어떻게 도출하고 보고서의 스토리라인은 어떻게 잡는지에 대해 설명했다. 특히 이 장에서는 기획서, 제안서, 회의록 등 문서 유형에 따라 반드시 포함되어야 하는 내용과 그 구성에 대해 소개했다.
p.98
결과 보고는 결과를 정리하고 원인을 분석해서 개선 방안을 제시하고 공유하는 것을 목적으로 한다. 결과 보고의 구성을 간단히 설명하면 다음과 같다. 먼저 '결과 요약'을 제시한다. 그다음 '진행 내용'과 '결과 상세(지표 분석)'를 공유한 뒤, '원인 분석'을 한 후 마지막으로 '결과 보고에서 얻을 수 있는 시서점'을 정리하면 된다.
p.118
어떤 자료가 좋은 자료일까? 필자가 생각하는 좋은 자료는 충분성, 신뢰성, 정확성, 적합성을 가지는 자료다.
자료에서 충분성이란 '자료가 수량적으로 충분해야 함'을 말한다.
자료에서 신뢰성이란 '자료의 출처가 명확하고 공신력 있어야 함'을 말한다.
자료에서 정확성이란 '데이터 자체에 오류가 없어야 함'을 말한다.
아무리 좋은 자료라도 내가 말하고자 하는 메시지와 관련이 없거나 자료의 범위가 맞지 않아 직접적인 연관성을 찾기 어렵다면 단단한 자료라고 하기 어렵다.
3장 '반박할 수 없는. 보고서'에서는 보고서 내용을 뒷받침할 수 있도록 자료 수집 방법에 대해 알아보고 있다. 보고서 작성을 위해서는 어떤 자료를 어떻게 수집해야 하는지, 그렇게 모은 자료들은 또 어떻게 관리해야 하는지 등 자료 수집과 관리에 대해 자세히 소개했다.
4장 '한눈에 읽히는. 깔끔한 보고서'에서는 프레젠테이션 파일처럼 시각화된 방법으로 보고서를 작성하는 방법에 대해 설명했다. 작성하고자 하는 보고서의 특징 또는 전달하고자 하는 메시지에 따라 어떻게 효율적으로 시각화할 수 있을지에 대해 소개했다.
'잘 만든 보고서' 즉 통과되는 보고서는 뭐라고 생각하는가? '잘 만든 보고서'란, '보고하는 사람'이 기준이 아니다. 팀장이나 이사, 대표 등 최종적으로 '보고받는 사람'의 니즈(Needs)에 따라 달라진다. 따라서 보고 대상이 누군지, 보고의 목적은 무엇인지, 보고 의도 등을 파악해야 더 이상 수정 없이 통과되는 보고서를 작성할 수 있다.
이 책은 대기업과 IT 기업을 배경으로 보고서 작성에 대해 소개했지만 중소기업이나 소기업에서도 실제 업무에 활용할 수 있을 만한 내용들이다. 보고서 작성법 A to Z를 살펴보고 자신의 업무에 활용해 보시기 바란다.
이 포스팅은 메가스터디북스 출판사로부터 도서를 제공받아 주관적인 관점에서 살펴보고 작성했다.
* 출처 : 박기자의 책에 끌리다, 책끌