[책끌] 한 장 보고서 끝장내기

한 장 보고서 끝장내기 - 한눈에 엄지척! 핵심을 꿰뚫는 일잘러의 보고서
윤홍준 지음 / 리더북스 / 2021년 10월

직장인들이 가장 많이 하는 업무 중 하나는 보고서 작성일 것이다. 일일보고서, 주간보고서를 비롯해 각종 기획안, 결과보고서, 제안서 등 수많은 업무 문서를 작성하느라 많은 시간을 보내고 있다. 월요일 회의 때 사용할 보고서를 만들기 위해 야근 근무를 해야 할 때도 있고, 주말에도 집에서 밀린 업무를 하고 있을 때도 있다.

코로나19 이후 블로그, 유튜브, 페이스북 같은 SNS 활동이 많아지다 보니 이와 관련된 내용들도 보고서로 제출해야 되다 보니, 문서 작성만으로도 하루 해가 짧게 느껴진다. 어떻게 하면 빠른 시간 안에 원하는 보고서를 만들 수 있을지 고민을 수도 없이 해봤다. 최근 이럴 때 보면 좋을 책이 새로 나왔다. <한 장 보고서 끝장내기>는 한 마디로 '보고서를 잘 쓸 수 있는 방법'에 대해 소개한 책이다.

p.21

소통은 360도 다원 형태지만, 보고는 대체로 수직적이다. 그러나 요즘 직장생활은 상사에게만 배우지 않는다. 오히려 부하직원의 보고가 새로운 지식을 쌓는데 엄청난 도움이 된다. 보고는 지식의 보고이다. 보고를 하다 보면 수평적으로 공유해야 할 경우가 생기는데, 그런 경우에는 보통 유관자에게는 참조로 전한다.

이 책의 저자는 보고서를 내야 하는 월요일 아침의 공포증후군에 대한 이야기로 문을 열었다. 보고서에 빠진 내용 때문에 쏟아졌던 질문 폭탄 이야기, 과다한 수정 요구로 다시 보고서를 써야 했던 일들 등. 어떤 보고서인지 의미조차 파악이 안되고, 요약도 없고, 기본기도 갖춰지지 않은 보고서처럼 직장인이라면 누구나 200% 공감할 만한 보고서 작성법에 대해 자신의 경험을 바탕으로 설명했다.

보고서 작성의 핵심은 무엇이라고 생각하는가? 최종적으로 누가 읽을 보고서인가에 달려 있다. 김이사나 박전무의 업무 스타일이 다르다면 자신의 눈높이를 그 분들에게 맞춰야 한다. 즉, 보고서 검토자의 시간을 아껴주어야 한다는 말이다. 한눈에 읽히고 핵심을 꿰뚫는 보고서라면 누구라도 OK할 것이다. 하지만 핵심을 담은 한 장의 보고서는 쉽게 만들어지지 않는다. 그럼 어떻게 만들 수 있을까?

p.58

흔히 보고서를 작성하여 기안을 하는 경우에는 승인자의 결재를 받으면 된다. 그러나, 이메일을 통하여 보고서를 제출하는 경우에는 반드시 SNS나 전화를 하는 양방향 소통이 필요하다. 내가 이메일을 보냈다고 끝난 것이 아니다. 통화를 해서 상사가 인지할 수 있도록 해야 한다.

물론 이 책에서 소개하는 내용들이 보고서 작성의 정석이라고 할 수는 없다. 실제 업무에서는 직장 분위기나 직장 상사의 태도에 따라 어떤 변수들이 튀어나올지 알 수가 없기 때문이다. 하지만 이 책에는 최종 검토자도 엄지 척하게 만드는 다양한 일잘러 관련 샘플 보고서들이 담겨 있다. 특히 '기업의 난제풀이 보고서 예제 30선'을 살펴보면 좋다. 어떤 보고서가 좋은 보고서이고, 부실한 보고서는 어떤 것이 한눈에 비교해 볼 수 있다.

저자가 이야기한 내용 중에서도 개인적으로는 오로지 한 사람만을 위한 리스트 만들기에 관심이 갔다. 지금 일하는 곳에서도 끊임없이 업무 지시가 날아온다. 전화로, 메일로, 문자로, 혹은 지나가는 길에.. 이렇게 자주 떨어지는 업무 지시는 일정한 패턴을 갖고 있을 것이다. 자주 이야기되는 내용들을 중심으로 A4 한 장에 정리해서 모니터 옆에 두면 일하기가 좀 더 수월해질 것이다.

p.118

직장에서 가장 어렵지만 지속적으로 작성해야 하는 보고서는 무엇일까? 필자의 경험으로는 매년 작성하는 사업계획서가 아닐까 싶다. 사업계획서는 회사의 고객, 사업아이템, 내부조직 등을 아우르며, 당해사업의 내용을 정리하고 계획을 수립하는 보고서이다.

이 책을 읽다 보니 신입기자 시절에 처음 기사를 썼던 때가 떠올랐다. 기사를 선배에게 보여주었더니 친절하게도(?) 빨간펜으로 여기저기 도배해 주었다. 처음 기획안을 제출했을 때, 편집장은 왜 그 기사를 쓰려고 하는지를 물었고, 기사를 모두 작성한 후에는 기획안과 기사 방향이 맞는지 등등에 대해 물었다. 기사도 보고서처럼 혹독한 신고식을 치러야 했는데, 지나고 보면 별거 아닌 것처럼 느껴진다. 하지만 늘 보고서 작성은 두통을 유발한다.

이 책에는 저자가 직장 생활을 하면서 경험했던 수많은 보고서 중 가장 힘겨웠지만 뿌듯하게 해결했던 100개의 프로젝트들이 체계적으로 정리되어 있다. 각 프로젝트는 아이템별, 직무별로 다르기 때문에 이 책에서 소개된 예제들을 참고 삼아 자신이 근무하는 업무 환경에 최적화해 적용해 보시기 바란다. MZ세대는 물론 중견 직장인들이라도 보고서 작성에 여전히 고민이라면 한번쯤 진진하게 들여달 볼 만한 책이다.

이 포스팅은 리더북스 출판사로부터 도서를 제공받아 주관적인 관점에서 살펴보고 작성했다.