똑똑한 이메일 전략가가 되자

전략적 비즈니스 이메일
김용무.박은정 지음 / 팜파스 / 2009년 11월

컴퓨터와 인터넷이 발달하면서 우리는 쏟아지는 정보의 홍수 속에 살고 있다.
더불어 사생활이 담긴 내용의 개인적인 것은 물론 업무를 진행함에 있어서도
편지나 팩스 대신에 이메일을 사용하게 되면서 엄청난 비용과 시간, 에너지를
절약하게 되었다. 그러나 이메일이 항상 좋은 면만 있는 것은 아니다.
사생활이 노출될 우려도 있고, 회사의 기밀이 이메일 한 통으로 인해 빠져
나갈 수도 있다. 감정이나 뉘앙스가 잘 전달되지 않아서 오해가 생기기도 한다. 

같은 시간에 출근했다. 같이 외근을 다녀왔다.
그런데... 왜, 쟤가 나보다 먼저 퇴근 하냐고!
입사동기인 A씨와 B씨.
둘 다 30분 정도 일찍 출근해서 아침에 팀 회의를 하고, 품의서 작성을 했으며,
거래처에서 있는 회의에 다녀왔는데 아직 할 일이 많은 A씨는 퇴근을 못하고
B씨는 여유롭게 퇴근을 한다. 벌써 퇴근 하냐는 A씨의 질문에 B씨는
“일 다 마쳤어.”하며 여유롭게 웃는다. 어떻게 된 일일까? 

위의 일은 가상의 사례지만 저자는 위 사례를 통해 이렇게 이야기한다.
A씨와 B씨가 같은 업무를 진행하는데 있어서 이메일을 활용하는 부분이 나오는데
A씨는 단순히 이메일을 사용했고 B씨는 전략적으로 사용했기 때문이라고.
전략적으로 사용하는 이메일은 도대체 무엇이기에? 

일 잘하는 사람은 모두 이메일 전략가라는 정의를 내리면서, 업무상 이메일을
자주 사용하는 사람들의 유형을 분류하면 아래와 같다고 한다.
1. 목표와 기술이 없는 잡담형, 2. 목표는 없고 기술만 있는 청산유수형,
3. 목표는 있는데 기술이 없는 독백형, 4. 목표도 기술이 모두 있는 전략가형
결국 B씨는 전략가형이었기 때문에 퇴근시간 내에 업무를 마칠 수 있었다는 것이다.
메일은 시간을 만들어 줄 수도, 빼앗을 수도 있다.  

그렇다면 성공적인 이메일을 작성하려면 어떻게 해야 할까?
첫째, 메일로 보내도 좋은 메시지인지 구별한다. 간단한 메시지일 경우 사용하면 좋지만
복잡하고 중요한 메시지를 전달할 때 이용하기에는 적합하지 않다.
둘째, 목적을 분명하고 명확히 써야 한다. 업무상 메일의 주된 목적은 상대에게 어떤 내용을
전달하고자 함이고 그 메시지를 통해 뭔가 얻어내고자 함이다. 보내는 사람이 명확한
메일을 보내면 답신도 그렇다. 셋째, 받는 사람의 입장에서 작성하라. 상대가 나의 메시지를
잘 이해하도록 상대방의 언어로써 표현의 톤에 배려를 더하는 것이 좋다. 넷째, 타이밍이
중요하다. 이메일의 특성이 보내놓기만 하면 상대가 언제든 확인할 수 있는 이점이 있지만
적절한 타이밍을 맞춰서 보내면 더욱 업무의 효율성을 높일 수 있다. 특히 해외에 보내는 경우
시차까지 고려해서 보내면 훨씬 업무를 잘 수행한다는 인상을 줄 수 있다. 

진정한 천재란 비범한 일을 수행하는 능력을 가진 자가 아니라
평범한 일을 비범하게 수행하는 능력을 가진 자를 말한다. - 루이스 윌턴
어른은 물론 어린 아이들까지 쉽게 사용하는 이메일에 대한 전략을 배운다는 것에
이 무슨! 이라며 코웃음 칠 수도 있겠지만 개인적으로 참 흥미롭게 읽었다.
사실 일반적인 이메일 이용자와 이메일 전략가에는 엄청난 차이가 있는 것이 아니라
아주 미묘한 차이가 있기 때문이다. 책을 읽어보면 느낄 수 있을 것이다.
더불어 이전에 사회초년생 시절 내 모습은 어땠는지 한 번 생각해 보게 되었다.
처음 사회에 발을 들여 놓았을 당시에는 이메일 사용 환경이 지금 같지 않고
막 활성화 되려던 시기였다. 때문에 더욱 사용하는 일이 좀 어색했다.
그 때 이 책을 만났으면 좋았을 걸 하는 아쉬움이 들기도 한다. 

책의 마지막 부분에는 전략적 메일쓰기에 관한 클리닉이 나와 있다.
예시를 통해 어떻게 하면 성공적인 메일을 작성할 수 있는지 알 수 있다.
또한 영어 메일을 작성할 때는 쉬운 문장을 사용하고, 기술용어나 약어, 구어체의 표현을
피하며 수동태보다 능동태의 문장을 써야 한다고. 또 중요한 것은 긍정적인 표현을
쓰는 것이라고 한다. 참 재미있는 내용이기에 열심히 읽었는데 조금 아쉬웠던 점은
반복되는 내용이 많았다는 것이다. 저자가 주장하는 것처럼 좀 더 간결하게 정리가
되었더라면 더욱 좋지 않았을까 하는 생각이 들었다.