보고서 발표 실무 강의 : 잘 쓰고 제대로 전달하는 보고의 기술

보고서 발표 실무 강의 : 잘 쓰고 제대로 전달하는 보고의 기술 - 26년 차 전문 컨설턴트가 실무에서 찾아낸 보고가 쉬워지는 보고 패턴 12
채종서 지음 / 한빛미디어 / 2021년 5월

#HRD #전문가가 쓴 #보고서 #PT #발표 #실무 강의

잘 쓰고 제대로 전달하는 보고의 기술

보고는 학교, 회사에서 많은 사람을 대상으로 발표하는 것이다. 회사에서는 보통 PPT 로 작성하여 발표를 한다. 요즘 학교에서도 PPT 를 이용한 발표를 배울것 같다. 보안업체에 근무할때 경쟁을 통해 업체를 선정하게 되는데 발표자의 역량에 따라 업체 선정 결과가 달라지는 경우가 많았다. 그만큼 발표자의 실력과 발표가 중요한 것이였다. 사내에서도 상사에게 발표하는 경우가 있는데 상사는 실무자와는 다른 입장이라 이해하기 쉽도록 발표해야 한다. 이게 어려운것 같다. 비슷한 배경지식을 갖고 있는 사람에게 기술적인 부분을 설명하는 것은 어렵지 않은데 지식이 부족한 사람에게 맞춰서 발표하는 것은 많은 부분을 짧은 시간에 전달해야 해서 어려운것 같다.

보고서 또는 보고 능력은 재능입니까? 스킬입니까?

위 질문에 여러분은 어떻게 대답하시겠습니까? 보고는 업무 수행의 가장 기본이 되는

소통의 도구 입니다. 그래서 자신의 업무를 명확하고 설득력 있게 표현할수 있는

능력을 확보하는 것은 직장인이 풀어야 할 하나의 과제입니다.

우선 다행스러운 점은 보고는 재능보다는 스킬에 가깝다는 겁니다.

보고의 메커니즘을 이해하고 의도된 학습을 꾸준히 해나간다면 키울수 있는 능력입니다.

필자가 이 책을 통해 여러분을 최고의 보고자로 만들 수는 없습니다.

다만 수년 동안 고민하면서 얻은 좋은 보고를 위해 어떤 준비가 필요한지 에 대한

결과를 함께 나눌 수는 있습니다.

그 결과 위에 노력을 더한다면 여러분은 성공하는 보고자가 될수 있습니다.

이 책에서는 보고를 네가지 유형(기획, 요청, 분석, 설명)으로 나누고

이를 다시 12개 유형으로 세부 분류합니다.

그런다음 이를 1분 보고 형식에 맞게 준비하고 전달하는 과정을 담았습니다.

보고를 준비하는 과정에서 어덯게 생각하고 정리하는지 실습하기 위해

현업에서 사용되는 발표 보고서를 분석해 유형별로 분류하고 워크시트, 포스트잇,

온라인 도구등을 활용해서 생각을 정리하는 과정을 다뤘습니다.

보고에서 1분은 상징적인 시간입니다. 예시 스크립트 중에는 1분안에 보고를 완료할수

없는 분량도 있습니다. 1분은 짧고 간결하게 보고 내용을 전달하는 연습을 하기 위한

최적의 시간이라고 이해해주시기 바랍니다.

보고서 발표시 활용할수 있는 전달 기법을 마지막 파트에 정리해놓았습니다.

화법과 목소리 활용법인 음성언어, 자세와 눈 맞춤 및 손 동작 등에 관련된 신체언어

시각 자료를 보조 자료로만 활용하여 보고자가 주인공으로서의 역할을 수행할수 있는

시각 언어의 전달 기법을 다룹니다.

이 세가지 전달 기법을 익히면 보고, 프레젠테이션 , 스피치에서 유용하게 사용할수 있을

것입니다.

이 책이 여러분을 최고의 보고자로 인도하는 밑거름이 되기를 희망합니다

— 작가의 말 中

보고가 어려운 이유는 정답이 없기에 어려운 것이다. 의사결정권자의 눈높이가 보고 진행 과정에서 점점 높아진다. 보고자가 조사하고 분석한 자료를 접하면서 학습효과가 일어난다. 그리고는 확장된 지식 기준으로 추가 요구를 하게 된다. 보고는 준비할 시간이 충분하지 않은 상황에서 해야 하는 경우가 많다. 긴급사안을 충분하지 않은 상황에서도 효과적으로 보고 해야 하는 점이 보고를 어렵게 만든다고 볼수 있다. 보고할 기회가 많지 않은경우 보고서를 어떻게 만들어야 하는지에 대해서도 감이 없기 때문에 더 어렵게 느낄수 있다.

보고에는 논리가 있어야 한다. 육하원칙 요소 중 Why, How, What 에 대한 답변이 보고서에 있어야 한다. 보고는 네가지 유형으로 분류할수 있으며 분석, 기획, 설명, 요청 이다. 기획보고는 아이디어를 업무로 진행하는 유형이다. 설명 보고는 결과를 보고하는 유형이다. 수행된 과제에 대한 결과를 설명하는 보고가 대표적이다. 분 석 보고는 주변의 현상, 동향, 실태, 트랜드 등이 분석 보고에 속한다. 요청 보고는 업무 추진을 위해 필요한 정보나 자원을 요청하는 협조보고, 검토보고, 대응 보고등이 속한다. 회사에서는 주로 설명 보고를 많이 하게 된다. 프로젝트를 진행하면서 어느정도까지 완료 되었는지가 가장 관건이기 때문에 중간보고, 완료보고 등을 한다.

회사마다 업무마다 보고를 많이 하기도 하고 적게 하기도 한다. PT 를 영업으로 하는 직종은 정말 PT를 많이 하는데 하루에도 몇번 할수도 있다. 확실히 많이 하다보면 좀더 유연하게 할수 있게 되는 것은 맞다. 질문을 받더라도 많이 받아본 질문이여서 여유있게 대처가 가능해진다. 보고의 대해 더 자세히 알게 되었고 모든 종류의 보고를 다 알기보다 자기가 속한 업무에 보고를 잘 할수 있게 준비하고 연습하면 좋을것 같다.