마음을 움직이는 보고서 작성법

마음을 움직이는 보고서 작성법 - 챗GPT 보고서 작성법 수록
김강욱.반병현 지음 / 생능북스 / 2023년 7월

반복해서 말하지만 보고서는 윗사람의 의사결정을 도와주는 문서다. 그러나 의사결정을 내릴 수 있도록 선택지를 만들어내는 주도권은 보고서를 작성하는 담당자에게 있다. 상사가 원하는 방향으로 자료를 정리하고 선택지를 추리되 화두를 선점하는 권한은 담당자에게 있는 것이다. (-38-)

첫째, 애둘러 표현할 대가 많다. 구두로든 문서로든 되도록 안전한 단어를 선택한다. 일에도 책임소재가 뒤다르다 보니 정당하게 진행되는 일에도 자연스레 방어적이다.'한다','안 한다' 와 같은 단정적인 표현보다 '추진한다' 거나 '검토한다'는 식으로 일상에서는 잘 사용하지 않는 표현이 자주 등장한다.예컨대 '추진한다'는 말 속에는 어던 일을 해내는데 필요한 행동을 취하겠지만 부득이한 사정이 생기면 중단할 수도 있다는 의도가 담겨 있다. 할 수도 있고 안 할수도 있는 슈뢰징거의 고양이 같은 표현이다. (-42-)

주요 내요은 입체적으로 서술하는 것이 좋다. 내용은 대응방안일 수도 있고 새로운 아이디어일 수도 있다. 성격이 어떻든 나열된 형태의 서술은 지양하는 것이 좋다. 전달할 내용이 정리됐다면 정리된 내용을 가지고 한 발자국 더 내딛어 보는 것이다. (-57-)

대부분 보고서는 그 자체가 요약의 성격을 지니므로 특정 키워드나 내용을 강조하려는 의도로 볼드 처리를 너무 많이 하지 말자.볼드 처리가 많은 보고서는 많이 요약해 놓은 글을 또 요약한다는 느낌을 주기 때문이다. 볼드체를 남용하면 글의 집중도가 분산되고 산만해진다. (-126-)

익숙하지 않은 일을 피하고 싶은 건 자연스러운일이다. 일에서, 특히나 공적인 일에서 가장 중요한 것 중 하나다 '책임'이다 보니 새로운 일 -> 불확실함 -> 책임소재 -> 저항 으로 이어지는 경우가 많다. 안 되면 말고는 없기 때문이다. 일단 시작된 업무는 예산과 인력이 투입되기 때문에 책임의 문제에서 자유로울 수 없다. (-186-)

MS 워드에 탑재될 GPT는 채팅을 통해 약간의 데이터와 보고서의 주제만 제공하면 한 편의 완결성 있는 보고서를 직접 작성해 준다. 이것이 2023년 하반기부터 보편화 단계로 접어들, 현대의 보고서 작성 방식이 될 것이다. (-215-)

회사는 조직 사회이다. 서열이 있고, 윗사람과 아랫사람이 있다. 미래의 조직사회가 수직적인 관계에서 ,수평적인 관계로 바뀔 거라 하지만, 아직은 회사내 조직 사회은 수직적인 구조가 안정적인 조직사회를 만들어 나간다. 여기서 보고서는 회사내에서, 서열을 구별하는 기준이 된다. 윗사람에게 보고서를 작성하여 결제를 받는 구조가 자연스럽기 때문이다. 회사에서 보고서는 내가 쓰는 것이지만, 보고서를 읽고 판단하는 사람은 윗사람이다.윗사람의 의사결정을 도와주는 것이기 때문에, 핵심 내용을 담고 있어야 하며,정확한 통계와 장보가 필수다. 보고서에서 , 점 하나, 토씨 하나 정확하게 써야 하는 이유도 그렇다. 보고서가 요약을 하는 것이기 때문에,글자 폰트에 볼드체를 쓰는데 신중해야 하는 이유도 그렇다. 간결함과 정확함이 원칙이다.

여기서 보고서에 대해 미래의 변화를 예견하는 것이 우선이다.지금까지 보고서는 사람에 의해 작성했다.데이터와 통계자료를 수집하고, 보고서의 목적과 의도에 맞게 쓰여졌다. 여기서 놓칠 수 없는 것 중애 하나,. 보고서는 상사의 시간을 줄여들고, 효율성을 키운다는 목적을 가지고 있다. 여기서 한개의 보고서가 여러 명의 상사에게 보고될 수 있기 때문에, 잘못된 보고서 하나는 상사 한명에게 찍하는 것이 아니라 여러 상사에게 찍힐 수 있다.회사에서 대리가 쓴 보고서 한 장이 과장, 차장, 부장, 상무에게 전달될 수 있고,의사결정에 핵심 보고서가 될 수 있기 때문에,정확하고,핵심적인 내용을 쓰며, 안전한 단어를 씀으로서, 책임에 대한 명확한 기재가 필요하다.