오피스 체인지 4.0

오피스 체인지 4.0 - 챗GPT 시대, 상위 1% 기업만 알고 있는 오피스 혁명
김한 지음 / 라온북 / 2023년 5월

리모트워크를 경험한 직원들은 사무실로 복귀하라는 회사의 결정에 양가적인 감정을 가질 것이다. 완벽하지 못했기에 일어났던 문제(가령 신규직원과의 관계 형성, 업무 맥락 파악, 업무감시)가 자연스럽게 해소된 것에 대해 만족감을 느끼면서도 리모트워크를 하면서 누렸던 생산성 향상과 부차적 스트레스 감소, 자율성 고양, 일과 생활의 균형에서 오는 행복감 등을 상실했다고 느낄 것이다.

하지만 전자(리모트워크의 불완전성으로 인한 문제들)는 향후 시행착오들을 겪으며 보완해 나갈 수 있는 반면, 후자(리모트워크의 장점)는 사무실 복귀가 결정된 이상 다시 누릴 수 없다는 것을 우리 모두 알고 있다. 때문에 많은 직원들이 이러한 회사의 결정에 반발하고 있는 것이다. (-22-)

SOCI 모델은 "Smart Office Culture Innovation'의 약자로 ,스마트오피스와 기업문화의 혁신이라는 뜻을 담고 있다.이를 기업에 잘 적용하기 위해서는 총 네가지 혁신이 필요한데, 바로 SOHI(Smart Office Human Innovation),SOOI(Smart Office Organization Innovation),SOSI(Smart Office Space Innovation),SOWI(Smart Office Working Innovation)이다. (-65-)

시스템 측면

같은 시간, 같은 공간에서 일한다는 것은 조직의 텐션, 즉 긴장감을 유지시켜 준다. 서로 이것저것을 지시하지 않아도 서로가 서로의 거울이 되어 건강한 긴장감이 유발되는 것이다. 하지만 비대면 업무에서는 이런 작용이 어렵다. 때문에 업무 긴장감 유지를 뤼한 시스템을 기업의 성격에 맞게 섬세히 설계할 필요가 있다. (-111-)

그러나 한 가지 문제가 있었다. 리모트워크를 시작하고 나서는 '내 눈앞에서 일하는 '동료를 볼 수 없었기에 모두 업무 분장에서 소극적인 태도를 보였다. 또한 의사소통에 오류가 있어서 같은 일을 중복해서 하거나, 업무 공백이 생기는 경우가 있었다.

상대에게 악의를 가지고 있던 팀원은 없었지만, 시간이 지날수록 끈끈하던 유대에도 조금씩 틈이 생기기 시작했다. (-136-)

기업의 인프라는 크게 물리적 인프라와 문화적 인프라로 나뉜다. 물리적 인프라에는 기업 구성원, 공간, 책상, 데스크톱 등을 포함한 기기와 가구를 예로 들 수 있다.

문화적 인프라는 조직문화와 기업문화로 크게 나눌 수 있다. 이러한 인프라 파악이 중요한 이유는 결국 스마트워크는 또한 일하는 문화의 한 종류이기 때문이다. 조직문화와 기업문화는 기업을 물리적으로 조직 구성원, 오피스 공간, 물건들과 상호작용하며 생성되고 발전한다. (-171-)

2020년 1월 부터 코로나 19 펜데믹으로 인해 강제적 비대면으로 전환되었다. 3월 개학이 늦혀졌고, 2020도쿄 올림픽이 한해 미뤄지게 된다. 코로나 19 팬데믹을 조기에 잡겠다는 의지로,사람들이 모이는 식당과 학원을 중심으로 사람들이 집합금지명령이 강제 시행되었다.이런 상황은 회사도 매한가지였다. 회사 사무실에 츨근하는 일이 제한되었고, 원격접속으로(책에는 스마트워크라고 말한다. ) 회사 일을 도맡아하게 된다. 줌으로 회사일을 메일, 카톡으로 받아서 일하게 되는데,그로 인해 여러가지 부작용이 나타난다. 바로 회사내에 직원들끼지 조직문화가 유기적인 관계가 사라지고, 소통과 협력이 부재한 가운데, 회사 일을 중복으로 하거나, 서로 책임지지 않는 일이 발생하게 된다.

3년 6개월 동안 대면-비대면-대면으로 회사일이 시작되었으며, 공백상태가 빈번하게 발생하고 말았다. 노사는 비대면 워크의 장점을 놓치고 싶지 않았고, 불필요한 회식, 출퇴근 지옥, 효율성이 전무한 회의에서 벗어나게 된다. 회사는 생산성 저하 문제, 조직문화 약화를 앞세워 전면 대면으로 회사에 복귀하기를 요구한다.이 두가지 상황이 서로 충돌하였고, 스마트워크에 대한 기획이 본격화된다. 즉 기업의 인프라 파악하기, 스마트워크에 대한 구성원들의 인식 파악 후 합의점 찾기로 , 스마트워크의 부작용을 최소화하고,새로운 형태의 기업 문화와 조직 문화를 구축할 수 있을 때, 오피스 체인지 4.0이 완성될 수 있다. 네이버나 카카오와 같은 IT 기업은 상황에 따라서, 전면 스마트워크를 시행하였고, 출퇴근이 자유로운 회사를 추구하면서, 일과 삶의 균형을 잡아 나가면서, 사무실을 중심으로 해왔던 회사생활의 리스크를 덜어내고 있었다. 즉 오피스 체인지 4.0은 회사내의 갑질에서 탈피하여,직장내에서 기업 문화,조직문화의 전면 개선을 요구한다. 즉 오피스 체인지가 가능하려면, 회사내에 메뉴얼이 전면 수정되어야 한다. 대면에 익숙한 회사 생활이 언제든 비대면으로 전환되거나, 예고되지 않은 상황에서 회사를 나올 수 없는 상황에서, 일에 차질이 생기지 않는다. 스마트워크 ,스마트 기업문화는 일하는 방식의 전면 개선이다.