25분 회의

25분 회의 - 간결하고 효과적인 회의의 힘
도나 맥조지 지음, 이정미 옮김 / 미래의창 / 2020년 2월

회의가 괴롭다면 1점
회의가 소모적이라면 2점
회의가 유용하다면 3점
회의에 집중할 수 있다면 4점
회의의 목적이 분명하다면 5점 (-29-)


누구에게 회의에 참석해달라고 요청할지 신중하게 선택하자.꼭 필요한 사람만 소집해야 한다는 사실을 명심하자.회의 참석자들의 회의 참가비가 당신의 주머니에서 나간다고 상상해보라.당신과 회의 참석자들이 회의를 통해 얻을 경제걱 가치도 고려해야 한다. (-79-)


회의를 시작할 때 생각을 공유하는 게 이번 회의의 목적 중 하나라고 참석자들에게 알리기
회의에서 공유하고 싶은 사항이 있는지 확인하기 ('나누고 싶은 의견, 생각, 제안, 건의 사항, 질문이 있는 분 계신가요?' 라고 구체적으로 묻기)
이따금 진행을 멈추고 사람들이 생각을 정리한 후 답할 수 있는 여유 주기
정기 회의일 경우 참석자들이 돌아가며 의장이나 진행자 역할 하기. (-128-)


회의 진행 절차와 각 절차에 배정된 시간을 사람들에게 미리 달려준다.
회의록을 작성할 사람을 지정한다.
정해진 시간과 의제를 고수한다.
주제에서 벗어난 대화나 쟁점 사안 등으로 대화가 넘어가지 않도록 주의한다. (-144-)


문득 이 책을 읽으면서 우리 스스로 회의라는 것에 대해서,우리가 학교 내에서 공부하거나 자의적으로 습득한 적이 있었던가 물어보고 싶어졌다.학교에서는 주입식 교육이 행해졌으며, 회의를 하는 절차나 과정 조차 이론적으로 습득해왔다.회의에 대해 명확한 이해 없이 추상적으로 흐르는 이유는 여기에 있었다. 그 과정은 사회에 나가면서, 답습하게 되었고, 회의의 본질을 스스로 습득하고, 회의를 진행해 본 적이 없는 것 같다. 그러나 우리는 언제 어디서나 필요할 때 회의를 하게 된다. 그건 회의의 처음 목적을 회의를 통해 무언가 해결책을 도출해 내고, 문제를 풀어나가기 위해서다. 회사 안에서 서로의 정보를 공유하고, 그 과정에서 답을 도출하는 것이 필요한 이유는 여기에 있다.그런데 사람들은 회의의 목적,본질,회의의 기본 매뉴얼조차 모른채 회의를 속개하는 경우가 대다수이며, 회의의 질보다는 양을 따질 때가 있다.


우리는 언제 어디서나 회의를 하게 된다.회의를 하기 전 사람들을 모으고, 그 모인 자리에서 회의의 목적, 회의의 필요성,문제에 대한 결과 도출을 시작하게 되는 경우가 많다.그런 결루 먼저 회의의 목적이 불분명할 때가 있고, 실제 회의는 길어지기 마련이다.더 나아가 회의의 구성원들이 불참하게 된은 경우 회의는 더 길어질 수 있다. 즉 회의를 본질에 부합하기 위해서는 미리 회의의 목적과 필요성, 정보의 공유, 회의의 시작 시간과 종료시점, 더나아가 회의가 외 필요한지에 대한 명확한 목표와 목적이 명확해야 한다. 그것이 회의의 본질이며, 필요성이며, 회의를 통해 무언가를 해결해 나갈 수 있다.


즉 회의를 시작하기 전에 회의에 필요한 구성원들을 정확하게 파악하는 것이 먼저이며, 그 구성원들이 반드시 알아야 하는 정보들을 서로 공유하고 있어야 한다.즉 회의를 하는 목적과 목표가 정확할 때, 회의는 짧게 정리가 되고, 회의를 통해 의사소통,문제해결까지 정확하게 판단할 수 있는 기준이 된다.즉 회의는 나 자신을 위해서 필요하며, 1시간 이상 소요해도 결론을 내지 못하는 지지부진한 회의가 아닌, 짧은 시간에 집중과 선택, 서로의 생각과 의견,아이디어를 공유하고, 소통하면서 정확한 답을 도출할 수 있다.