뭐든 잘되는 회사의 회의법

뭐든 잘되는 회사의 회의법
야모토 오사무 지음, 이정미 옮김 / 브레인스토어 / 2019년 1월

중요한 회의도 있다. 하지만 많은 회의가 형식에만 얽매이거나 업무를 '승인하는'절차로서만 기능하고 있다. 그래서 어떤 회사는 궁리 끝에 서서 회의를 하기도 한다.높은 테이블 가운데 두고 '선채로'이야기를 나누는 것이다. 서서 회의를 하면 회의와 관련 없는 이야기는 하지 않게 된다. 졸지 않고 회의에 집중할 수 있으므로 반드시 '성과'를 얻을 수 있다. (P30)


"항상 보고하고 연락하고 상의할 것"이라고 말하면서도 서로 타이밍을 노리다 보면 쓸데없이 시간이 낭비된다. 회사에서 흔히 있는 일이다.15분 미팅을 잘 활용하면 리더는 직원들을 따로따로 만나 결정하는 시간을 줄일 수 있다. 15분 미팅을 통해 한꺼번에 대응할 수 있기 때문이다. 또 다른 직원들과도 관련 내용을 공유할 수 있으며 직원들이 상사에게 언제 보고하면 될지 고민할 필요도 없다. 불필요하게 타이밍에 신경 쓸 일이 사라지는 것이다. (P41)


"회의나 미팅이 책임을 추궁하거나 책임을 회피하는 자리가 되어 버렸다."
"회의 자료를 만들고 상황을 공유하는 데만 초점이 맞춰져 본질적인 이야기는 서로 하지 않는다."
"자신의 의견을 말하기 어려운 분위기다."
"겉으로 보이는 모습과 속마음의 차이가 큰 조직이다."(p51)


일부러 시간을 내서 미팅을 하는 이유는 '앞으로 더 좋은 미래를 창조해 나가기 위해서'다 그러기 위해서는 대화시간을 과거에 할애하지 말고 미래에 대한 이야기로 채워야 한다. 물론 과거를 분석하는 일도 중요하다. 하지만 그보다는 "앞으로 어떻게 해야 할까?"라는 긍정적인 대화가 훨씬 중요하다. 10분, 15분 미팅이라면 더욱 그렇다. 대화 시간이 짧기 때문에 "아 , 그때는 말이죠."등의 과거 이야기를 하다가는 눈 깜짝할 사이에 시간이 다 지나가 버린다. (P59)


회사나 직장에서 회의를 하는 이유는 다양하게 있지만 회사 구성원간의 커뮤니케이션을 위해서, 회사의 목표를 달성하고, 정체성을 확립하기 위해서다. 각 기업마다 회의의 목적은 각자 상이하며, 기업의 분위기에 따라서 회의 분위기도 달라지고 있다. 보수적인 특성을 가진 기업은 회의의 성격도 대체로 보수적인 색체를 가지고 있다. 과거에 보여줬던 딱딱하고 지루하고, 시간 때우기 식의 회의 분위기에서 탈피해 ,지금 현재 회의는 시대의 변화에 따라서 다수의 의견이 적극 받아들여지고, 다양한 아이디어를 창출하고 받아들여지는, 능동적으로 따라가는 분위기이면서, 회의의 주체가 되는 구성원의 목소리가 이제는 적극 반영되는 추세이다. 한편 조직의 특징에 따라서 회의의 특징도 달라질 수 있으며, 리더의 성향에 따라 회의의 목적 또한 달라진다. 이 책은 기존의 딱딱한 회의, 지루한 회의에서 탈피해, 구성원 각자의 목소리가 반영될 수 있고, 커뮤니케이션이 확립될 수 있으면서, 회사가 중요하게 생각하는 성과를 달성하기 위한 회의의 방향성을 제시하고 있다.또한 회의의 목적은 과거보다 더 나은 현재, 현재보다 더 나은 미래를 위해서이다.저자는 이 부분을 놓치고 있는 회의는 어떶ㄴ 모습을 보여주고 있는지 다양한 사례를 제시하고 있다.


이 책에는 회의와 미팅의 차이점에 대해서 말하고 있다. 회의는 상황에 따라서 길어질 수 있는 특징이 있으며, 시간이나 환경적인 요건에 따라 제약이 가해질 수 있다. 미팅은 회의에 비해 시간이 짧으며, 10분에서 20분 사이이다. 회의와 미팅의 차이는 상시적으로 미팅은 이뤄지고 있으며, 실시간으로 ,필요에 따라 행해질 수 있다. 저자는 바로 이 부분을 지적하고 잇으며, 회사의 목표나 회사 구성원간의 커뮤니케이션이 원할 하지 않을 때 미팅을 통해서 그 부분들을 보완해 , 방향을 바꿔 나갈 수 있는 방법은 무엇인지 모색해 나가고자 한다. 또한 이 책에서 중요하게 생각하는 것은 수직적인 구조의 회의가 아닌 수평적인 구조의 미팅이 가지는 장점이 무엇인지 명확하게 이해할 수 있으며, 기업의 목표의 극대화를 위한 다양한 방법들을 제시하고 있다.기존의 회의를 주도했던 리더의 생각과 가치관이 바뀌어야 기업에서 회의나 미팅의 분위기가 달라질 수 있으며, 그 안에 있는 구성원들은 회의에 대한 부정적인 생각들을 지워나갈 수 있다.