하버드 첫 강의 시간관리 수업

하버드 첫 강의 시간관리 수업 (특별판 리커버 에디션) - 하버드 첫 강의가 불안한 청춘들에게 들려주는 성공비법
쉬셴장 지음, 하정희 옮김 / 리드리드출판(한국능률협회) / 2023년 3월

남녀노소, 인종, 빈부격차를 막론하고 인간에게 주어진 유일한 평등의 요소가 바로 시간이 아닐까.

그 누구도 하루 24시간, 1년 365일의 시간 외에 단 1초라도 더 받아서 쓸 수가 없다.

그렇다 보니 시간 관리의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다.

성공을 위한 많은 자기 계발서들이 있지만 모든 걸 관통하는 단 하나의 법칙이 있다.

시간을 잘 관리하는 사람은 성공하는 것이고 그렇지 않은 사람은 실패하는 것이다.

“당신의 인생을 사랑하는가? 그렇다면 시간을 낭비하지 말라. 왜냐하면 인생을 이루는 실질적인 재료가 바로 시간이기 때문이다. 똑같은 출발선상에서 시작했는데도, 시간이 지나면 어떤 사람은 성공하고 어떤 사람은 여전히 뒤처져 있다. 시간이 지날수록 두 사람의 거리가 좁혀지지 않는 것은 하루하루 주어진 시간을 어떻게 사용했느냐에 달렸다.”

직장에서 많은 사람들이 업무 과부하에 시달리고 있다. 그렇다 보니 늘 피로는 쌓여만 가고 퇴근에서도 피곤함에 무언가 다른 걸 할 엄두가 나지 않는다.

절대적으로 업무량이 많은 경우도 분명히 있겠지만 스스로 시간을 비효율적으로 쓰고 있는 건 아닌지 냉정히 살펴볼 필요가 있다.

특히나 최근 큰 화제가 되고 있는 AI의 등장은 기존의 업무 방식으로써는 감히 비교하기 어려운 수준의 성과를 그것도 아주 짧은 시간에 낼 수 있다.

회사에서 예전에 늘 해왔던 방식을 고수해서는 절대로 그보다 많은 양의 업무를 처리할 수가 없다.

그리고 업무 시간을 무작정 늘린다고 해서 성과도 동일하게 늘어나지는 않는다.

적절한 휴식을 취하여 육체의 피로를 풀어줘야지 다음을 기약할 수 있다.

업무 과부하라는 생각이 든다면 현재의 업무 상황을 다시 살펴보자.

1. 업무와 멀어질 수 있는 일정한 휴식시간을 정하라. 몇 시에 일을 시작했건 구체적인 휴식시간이 필요하다. 정해진 업무시간에는 열심히 일하고, 휴식시간부터는 메일 확인과 같은 업무와 관련된 그 어떤 것도 하지 않는다.

2. 취미를 만들어라. 어떤 것을 좋아하는가? 독서, 운동, 음악 감상 등 취미를 만들어 즐기는 것이 좋다. 퇴근 후에는 퇴근 후의 일만 생각하라.

3. 적절하게 쉬는 법을 배워라. 하루 평균 업무시간은 8~10시간이다. 이렇게 긴 시간 동안 일만 할 수 없다. 가능하다면 사무실 밖으로 나가 산책하거나 동료들과 수다를 떨어도 좋다. 간단한 스트레칭을 하거나 먼 곳을 바라보며 휴식을 취하라. 이런 것들이 업무에 도움이 될 것이다.

4. 업무 효율을 높이거나 수입을 늘리는 방법을 모색하라. 능력이 생기면 당신의 가치도 자연스럽게 높아진다. 새로운 프로젝트, 가치를 높일 수 있는 이직, 승진과 같은 일이 점차 늘어날 것이다. 물론 창업하거나 자문해 줄 수도 있다. 가치가 오르고 수입이 늘어 가면 일하는 시간이 줄어들고, 그 시간을 자신을 위해 사용할 수 있다.

일이 많아서 힘들다고 하는 사람의 일부는 일을 제때에 할 수 있었음에도 불구하고 여러 가지 사유로 일을 미뤄서 그것이 누적되다 보니 시간이 흐를수록 업무의 늪에 빠지는 경우가 있음을 알 수 있다.

회사에 출근해서 100% 업무에 집중할 수 있다는 것도 현실적으로 불가능하고 일이라는 것이 적성에 맞아 재미를 느끼는 경우가 거의 없겠지만 그건 다른 사람도 마찬가지다.

재미와 흥미가 없다고 일을 처리하지 않고 쌓아둬서는 나중에 크게 터질 수 있다.

책에서 얘기하고 있는 아래 15가지 항목을 보고 나도 업무를 미루는 스타일은 아닌지 한번 돌이켜보자.

일을 미루는 경향이나 버릇이 있는가? 확신이 서지 않는다면 다음의 테스트를 진행해 보자. 각 항목을 보고 그렇다고 생각하면 1점, 아니라고 생각하면 0점을 매긴다.

1. 마감기한 전에는 자신의 성과물을 제출하지 않는다.

2. 출근하면 일에 집중을 못 하고, 일과 관계없는 인터넷 사이트를 서핑하다가 퇴근시간이 가까워져서야 바빠진다.

3. 업무계획이 없으며 시간관리를 할 줄 모른다.

4. 낮에 충분히 끝낼 수 있는 일을 미뤄서 야근을 한다.

5. 심리적 안정감이 강하기 때문에 늘 시간이 충분하다고 느낀다.

6. 나태한 경향이 있어 내일도 할 수 있다고 생각한다.

7. 상사나 동료가 업무 진행 과정에 대해 물으면 “확인해 보겠습니다.”라든가 시정하겠습니다.”라는 말을 자주 한다.

8. 일하면서 군것질거리를 쌓아두고 자주 먹는다.

9. 일할 때마다 “일단 다른 것부터 하고 나중에 다시 해야지.”라며 각종 변명거리를 생각해둔다.

10. “아직 늦지 않았어, 정 안되면 밤새우지 뭐.”라며 스스로에게 관대해진다.

11. 업무의 우선순위가 없어서 하루 종일 급하지 않은 일을 하느라 바빠서 정작 중요한 일을 못 한다.

12. 늘 시간에 쫓겨 급하게 제출하고 결국 상사에게 혼난다.

13. 얼굴이 두꺼워 남이 아무리 재촉해도 신경 쓰지 않는다.

14. 작업의 진척에 관해 단 한 번도 먼저 보고한 적이 없다.

15. 같이 작업을 해야 할 때 팀원들이 불편해하고 같이 일하기 꺼린다.

그렇다고 대답한 것이 0~4점이라면 미루는 습관은 아직 심각한 수준이 아니다. 5~11점이라면 어느 정도 미루는 습관이 있다. 만약 12~15점이라면, 미루는 정도가 심각한 수준이다. 업무 효율을 높이기 위해서는 미루는 습관을 개선해야 한다.

요즘 들어 자투리 시간의 소중함에 대해 부쩍 생각해 보게 된다.

예전에는 업무 시간 외의 자투리 시간은 오롯이 업무의 효율성을 높이기 위한 휴식의 시간으로만 치부했었다.

그렇다고 해서 확실히 휴식을 취하는 것도 아닌 웹서핑, 유튜브 시청 등 그저 단순히 시간을 허투루 보내고 있었음을 깨닫게 되었다.

자투리 시간은 일반적으로 작은 여러 파편으로 나눠져 있기 때문에 각각의 시간은 짧게 느껴지는 경향이 크다. 하지만 각각의 시간을 한번 더해보면 생각보다 큰 시간이었음을 알게 돼 놀랄 것이다.

시간관리의 핵심은 이 자투리 시간을 어떻게 효율적으로 사용하느냐에 달렸다고 해도 과언이 아니다.

자기 계발을 위해 무엇인가를 계획하고 지속적으로 하는 것은 분명 쉽지 않은 일이다.

하지만 시간관리를 해보겠다고 마음먹은 순간 이미 절반은 시작했다고 할 수 있다. 남은 것은 지속적인 실천뿐이다.

시간 활용을 잘하는 사람에게 자투리 시간은 보배와도 같다. 인생을 즐기는 사람에게 자투리 시간은 교양을 쌓을 수 있는 시간이고 어리석은 사람에겐 허송세월이다. 자투리 시간을 적절하게 활용하고 싶다면 다음의 노력이 필요하다.

1. 업무 효율 높이기 업무처리 속도가 사용되는 시간의 길이를 결정한다. 하나의 업무를 처리하는 데 시간이 오래 걸리는 사람은 2시간이 필요할 것이고, 업무 효율이 높은 사람은 30분에 끝내면서 질적인 면에서도 우수하다. 짧은 시간에 한 가지 업무를 잘 끝내면 긴 시간의 여유가 생겨 다른 일을 할 수 있다.

2. 자투리 시간 하나로 모으기 업무 효율이 높은 사람은 시간을 잘 모은다. 시간 모으는 습관은 업무와 학습에도 매우 큰 의미가 있다. 시간의 이용률을 높이기 위해서는 시간을 모아야 한다. 자투리 시간을 거기에 더해서 사용할 수 있다.

3. 휴일 이용하기 대부분의 회사가 공휴일에는 쉰다. 게다가 주말까지 더하면 1년 동안 아주 긴 시간이 있다. 이 시간을 잘 이용하면 큰 수확이 있을 것이다.