완벽한 보고의 기술

[전자책] 완벽한 보고의 기술
김용무.박준서 지음 / 팜파스 / 2022년 1월

직장 생활에서 일을 잘한다는 것은 어떻게 판단할 수 있을까?

자기 스스로는 일을 잘하고 있다고 생각하는 사람이 많겠지만, 일을 잘 한다는 판단은 스스로 내리는 것은 아니다.

회사가, 구체적으로 동료나 상사가 그렇다고 판단했을 때 보다 객관적이라고 할 수 있겠다.

직장에서의 일이라는 게 혼자 모든 것을 처리하는 경우는 거의 없기 때문에

- 자기가 현재 진행하고 있는 일이 무엇이며,

- 어떻게, 어떤 방식으로 진행하고 있는지,

- 그 결과 어떤 성과를 내고 있는지

이 세 가지를 상사에게 지속적으로 공유(어필) 할 필요가 있다.

이 공유를 다른 말로 하면 바로 '보고'가 되겠다. 이 보고 능력이 바로 업무 능력의 핵심이라고 해도 과언이 아니다.

보고를 잘 못하는 사람을 일을 잘 하는 사람이라고 얘기할 수 있을까?

조직생활에서 자신이 진행하고 있는 업무를 잘 공유하지 못한다는 말은 다름 아닌 '자신의 업무조차 제대로 파악하지 못하고 있다'라고 해도 과언이 아니라고 단언할 수 있다.

이런 경우와 상황이 계속해서 이어진다면 직장에서의 삶과 생활은 가시밭길이 될 수밖에 없을 것이다.

출근해서 바쁘게 보내다 보면 어느덧 점심시간이 되고 오후가 됨을 경험하게 된다.

그러나 문득 그날 하루 무슨 일을 했는지 정리해 보면 막상 시간에 비해 한 일은 생각보다 많지 않음을 느끼게 된다.

내가 하는 일이 티가 나지 않는 이유는 '현재 나의 일이 드러나고 있지 않기 때문이다.'

하루의 업무를 그날 생각나는 대로, 내키는 대로, 상대방의 요청에 끌려다니며 진행하다 보면 업무를 각 항목별로 정리하지 않은 이상 자기 스스로 파악하기 쉽지 않으며 또 중요한 일이 아니면 금방 잊히게 마련이다.

일을 잘 드러내기 위해서는 일을 시작하기 전에 일을 잘 계획하고 정리하는 일이 우선이다.

직장 생활을 시작한 지 꽤 많은 시간이 지났지만 보고는 아직까지 잘 적응이 되지 않는다.

보고가 RPG 게임이라면 벌써 만렙까지는 아니더라도 상당히 고렙이 되어야 했겠지만 아직까지 저렙에 머물고 있는 이유는 무엇일까?

보고를 받을 상사를 어려워하기 때문에 그만큼 실력 발휘를 하기가 쉽지 않다.

보고에 대한 상사의 속마음은 어떨까?

책에서 이 부분을 잘 정리해 놓은 것 같다.

- 상사는 가치 있는 보고만 좋아하는 것이 아니라 일반적인 보고뿐만 아니라 시시콜콜한 보고조차 좋아한다.

- 보고하지 않으면 모른다. 보고한 것만 알 수 있다.

- 상사가 권한을 잘 위임하고 간섭 없이 안내해 주기를 원하지만 그런 상사는 드물다.

- 상사한테 쉽게 접근할 수 있어야 하지만 그런 상사는 드물다.

보고하면 늘 공식적이고 딱딱한 보고를 생각하게 마련이다. 그런 자리는 뭔가 분위기가 가라앉고 무겁기 마련이다.

하지만 이런 보고만 보고라고 생각할 필요는 없다. 이런 것도 보고할 필요가 있겠나 싶은 것도 보고하는 것은 그렇지 않은 경우보다 당연히 상사에게 점수를 따기 쉬울 것이다. 보고에서 더 많은 경험을 쌓기 위해서는 더 많이 해야만 하는 것이다.

상사가 나의 업무를 잘 모르고 파악하지 못한다는 불만은 많은 직장인의 공통된 불평, 불만의 요소이겠지만 상사도 전지전능한 존재는 아니므로 내가 보고를 하지 않는다면 그들이 나의 업무를 잘 모를 개연성이 크기 마련이다. 의사결정을 하기 어려운 상황이 발생할 경우 혼자서만 머리를 싸매고 고민하지 말고 보고하고 의사결정을 요청하는 것도 직장 생활의 노하우라 할 수 있겠다.

책에서 얘기하고 있는 이 모든 진실을 아우르는 한 단어가 바로 '적극성'이다.

전적으로 동의한다. 보고를 잘 하기 위해서는 적극성을 띠어야만 한다. 개인의 성격, 상사와의 궁합 등 여러 가지 항목들이 영향을 주겠지만 혼자서 묵묵히 일을 하는 소극적인 태도로 일관해서는 절대로 보고를 잘 할 수 없고, 일 잘한다는 소리도 듣기 어렵다.

일을 나름 잘 정리하는 사람이라고 하더라도 상사가 갑자기 찾아와 어떤 업무에 대해 질문을 던지게 되면 당황하기 십상이다. 그래서 갑자기 머릿속이 하얘지며 현재 진행하고 있는 업무를 두서없이 장황하게 나열하다가 말이 꼬여 버리기 일쑤다.

두 가지 관점에서 생각해야 한다.

- 상사가 궁금해하는 핵심적인 사항이 무엇인지 파악한다.

- 핵심적인 사항을 기준으로 해서 스토리 라인을 만들어서 얘기한다.

머릿속이 하얘지더라도 잠시 심호흡을 하며 상사가 왜 질문을 했는지, 무엇을 궁금해하는지를 한 번 더 머릿속으로 생각하는 것이다. 그러고 나서 핵심적인 사항을 기준으로 스토리 라인을 만드는 것이다.

예를 들면 업무라는 것이 '시간의 순서'로 진행하는 경우가 많으므로 '이 업무는 과거에 어떻게 시작했고, 현재는 어떤 상황이며 어떤 난관이 있지만 이런 해결책을 적용하면 미래에는 별다른 리스크 없이 잘 해결할 수 있을 것이다.'라고 말이다.

보고의 핵심은 내가 하고 싶은 말을 하는 것이 아니라 상사가 듣고 싶은, 궁금해하는 것을 얘기하는 것이다.