실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법

실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법 - 한눈에 읽히는 기획서, 제안서, 이메일 빠르게 쓰기 ㅣ 일잘러 시리즈
김마라 지음 / 제이펍 / 2020년 11월

회사에서 일을 잘 한다는 것은 무엇을 보고 알 수 있을까?

여러 가지 요소들이 있겠지만 보고서 작성을 잘하는 것이 1,2순위를 다투는 것일 것이다.

입사한 지 10여 년의 세월이 흘렀건만 아직까지 보고서 작성은 쉽지 않은 일이다. 이토록 오래 했으면 조금은 쉬워질 법도 한데 그렇지 않으니 한편으론 이상하기도 하다.

이 책 <<실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법>>은 IT 커머스, 스타트업을 거쳐 현재 IT 대기업에서 일하는 10년 차 기획자로 전략/기획/운영 업무를 맡아 진행하며 쌓아왔던 보고서 작성의 노하우가 담긴 책이다.

"이미 직장은 다니고 있다면 알 수도 있겠지만, 직장인에게는 한 가지 특징이 있습니다. 모든 직장인들은 너무 바쁘고, 너무나도 게으르다는 것이죠. 직장인들은 회사 문서가 당장 관심을 유발하지 않거나 글에서 자신에게 무언가를 해 달라는 직접적인 요청이 한눈에 보이지 않는다면 3초 만에 집중력을 잃고 맙니다."

>> 하루에도 수십 통씩 들어오는 이메일을 처리하다 보면 이 말에 극히 공감하게 된다. 메일을 보면서 자기에게 필요한 내용인지 요청 사항이 무엇인지 등을 파악하느라 너무나도 바쁘게 일하지만 정작 많은 이메일은 제대로 파악하지 않은 채 다음으로 미루는 게으름 또한 가지고 있다. 이메일이든 보고서든 말이 아닌 문자로 상대방의 관심을 유발하지 못하면 상대방은 집중력을 잃게 되고 자신이 작성한 글을 스킵하게 된다.

"함께 일하는 상대에게 일을 잘한다는 평가를 받으려면 상대의 시간을 아껴줘야 합니다. 문서의 모든 단어, 모든 문장을 정독해야 하는 수고를 들이지 않아도 문서를 이해할 수 있도록 상대의 시간을 단축시켜 준다면 '저 사람과 일을 하면 뭔가 착착 진행이 되네?'라는 평을 만들게 되죠."

>> 특히 직장 상사에게 일을 잘 한다는 평가를 받기 위해서는 나의 업무 외에도 다른 일처리로 바쁜 직장 상사의 시간을 아껴준다는 생각으로 접근해야 함을 새삼 느끼고 있다. 구두 보고든 서면 보고든 상대방이 내가 말하는 핵심을 쉽게 파악할 수 있도록 잘 정리된 데이터와 핵심 문구가 필요한 것이다.

※ 잘못된 문서

1. 정독을 해야만 내용을 이해할 수 있는 문서

2. 자료가 가득 나열되어 있지만 그래서 결국 하고 싶은 말이 무엇인지 애매해 고개를 갸웃하게 되는 문서

3. 왜? 어떻게? 마음속 질문이 계속 생기는데도 배경, 원인, 결론, 시사점.. 정해진 순서를 밀고 나가는 문서

4. 장을 넘길 때마다 중구난방 시선이 왔다 갔다 해서 정신없는 문서

※ 좋은 문서

1. 보는 사람의 수고 없이도 문서의 내용이 쉽고 빠르게 이해되는 문서

2. 문서를 통해 하고자 하는 말이 명확하게 상대에게 전달되는 문서

3. 상대가 궁금해할 내용에 대한 내용이 미리 쓰여있어 일방적인 커뮤니케이션을 하지 않는 문서

4. 시각적으로 깔끔하고 정돈되어 시선이 어지럽지 않은 문서

"상대방에게 빠르게 읽히는 글을 쓰는 것이 중요합니다. 일반적으로 문장의 길이가 짧고, 간단 명료하게 쓴 문장이 빨리 잘 읽힌다고 생각할 수 있습니다. 하지만 정말 중요한 건 문장의 길이가 아니라 상대방 입장에서 이해하는 데까지 생각하는 단계가 적은 글이죠.

예제 1) 수영복 카테고리의 매출은 목표액 일 1,700만 원을 초과하여 일 평균 2,550만 원 달성

핵심 메시지가 이렇게 적혀 있다면 문서를 보는 사람 입장에서는 '목표액은 1,700만 원이었는데 2,550만 원이니까...' -> '850만 원이나 더 벌었구나!' -> '와 목표액보다 훨씬 잘 벌었네.'라고 세 단계를 거쳐 생각해야 내가 전달하고자 하는 '목표액 대비 많이 벌었다'라는 의미를 이해할 수가 있습니다. 만약 이렇게 적었다면 어떨까요?

예제 2) 수영복 카테고리의 매출은 목표액 일 1,700만 원보다 850만 원 높은

일 평균 2,550만 원 달성 (목표액 대비 1.5배)

이걸 읽은 상대방은 '오! 목표액보다 1.5배 더 벌다니!'하고 별다른 단계 없이도 내가 전달하고자 하는 의미를 단숨에 알아차릴 수 있습니다."

>> 보고의 경우 대부분 다른 사람의 다른 보고와 함께 진행하는 경우가 많다. 길지 않은 한정된 시간 속에서 보고할 내용이 많든 적든 간에 핵심은 바로 보고를 받는 사람이 빠른 시간에 보고 내용을 파악하고 의사 결정을 내릴 수 있는 핵심 메시지를 던져주는 것이다. 예제 1의 경우 일 목표액과 실적에 대한 데이터는 있지만, 이것이 얼마큼(금애 및 몇 배 또는 몇 %) 초과 달성했는지에 대한 데이터가 없어 보고받는 사람이 파악하기 어렵다. 보고 내용을 유추해 보건대 어려운 환경에도 불구하고 매출을 초과 달성했다는 내용을 강조하는 보고서로 파악이 되는데 이를 위해서는 얼마큼의 성과인지를 직접적으로 보여줄 수 있는 수치가 당연히 들어가야 한다. 보고서에는 적지 않고 구두로 얘기할 수도 있으나 당연히 임팩트가 떨어질 수밖에 없다.

"커뮤니케이션이라는 문서의 목적에 맞게 전하려고 하는 메시지를 더 빠르게, 더 확실히 전달하기 위한 디자인만 해야 하죠. 보는 사람을 위해 가독성을 높이려는 목적 말고 '예뻐 보이려'하는 디자인은 무의미합니다."

"문서의 디자인을 '어떻게'하는가를 고민하기보다 여기에 '왜'하는가를 고민한다면 앞으로 실무에서 작성하는 문서의 퀄리티가 눈에 띄게 달라질 겁니다."

>> 보고서를 작성하다 보면 어떤 내용을 풀어나갈지에 대한 스토리 라인 짜기도 쉽지 않지만 어떤 디자인과 레이 아웃으로 꾸밀지에 대한 부분도 만만치 않게 어려움을 알 수 있다. 입사 4~5년 차까지만 해도 보고서를 작성하면 무조건 이쁘게 만들려고 했던 기억이 난다. 이해를 높이기 위한 많은 이미지 사용과 화려한 색상을 사용한 보고서가 이쁜 보고서고 이것이 가독성을 높인다는 생각을 가졌었는데 나중에서야 잘못된 방향이라는 걸 깨닫게 되었다. 예쁜 것과 가독성은 동일한 개념이 아닌 것이다. 메시지를 빠르고 확실하게 전달하기 위한 방편으로만 디자인을 고민해야지 그 이상은 요즘 표현으로 '투 머치'인 것이다.

저자의 풍부한 현업 경험을 바탕으로 한 생생한 보고서 작성 노하우를 보며 많은 부분을 공감했고 많은 부분이 아직도 부족함을 느끼게 했다. 이 책을 통해 나의 보고서에 무엇이 없었고 무엇이 부족했으며 무엇이 과했는지를 정확하게 파악하게 되어 앞으로 보고서 작성에 많은 도움이 되리라고 생각한다. 내년에는 보고서 작성의 전문가가 되리라 개인적으로 다짐해 본다.