하버드 첫 강의 시간관리 수업

하버드 첫 강의 시간관리 수업 (10만 기념 리커버 에디션) - 하버드 청춘들은 하루 24시간을 어떻게 쓰는가!
쉬셴장 지음, 하정희 옮김 / 리드리드출판(한국능률협회) / 2020년 12월

자기 계발, 자기 관리의 핵심은 뭐니 뭐니 해도 시간 관리다.

고래로부터 수많은 인물들이 시간 관리의 중요성에 대해 설파해 오고 있는 것은 그것이 그만큼 중요하다는 것뿐만 아니라 잘하기가 그만큼 어렵다는 것을 반증하는 것일 것이다.

세계 최고의 명문 대학인 하버드에서 신입생들에게 첫 강의로 가장 중요하다고 얘기하는 '시간관리 수업'은 어떤 내용을 다루고 있는지 한번 살펴보자.

"분명하면서도 장기적인 목표를 가졌던 3%의 사람들만 25년 동안 단 한 번도 인생 목표를 바꾸지 않았다. 25년 전에 세워둔 목표를 실천하기 위해 노력했고, 25년 후 그들은 자수성가하거나 사회에 영향을 주는 인물이 되었다. 분명하면서도 단기적인 목표를 가졌던 10% 사람들의 사회적인 위치는 중상류층이었다. 그들에게 나타난 공통적인 특징은 끊임없이 단기적인 목표를 세워서 실천했고 변호사, 의사 등 각계각층의 전문가가 되었다. 목표가 불분명했던 60% 사람들의 사회적 지위는 대부분 중하층이었다... 목표가 없던 나머지 27% 사람들의 사회적 지위는 하층이었다. 살면서 일이 잘 풀리지 않고 자주 실직했다. 사회의 도움으로 겨우 생계를 유지하고 있었다. 그들은 남 탓하는 것을 좋아하고 늘 이 세상은 불공평하다고 불평한다."

"목표를 정하고 이를 달성하기 위해 노력할 때 가치라는 것이 생겨난다. 가치는 노력하게 만드는 길잡이로 시간관리에서 굉장히 중요한 역할을 한다."

"하버드 대학의 교수들은 성공과 목표는 동일하며, 최단기간 내에 원하는 목표를 최대한 실현하는 것이 시간관리의 목적이라고 말한다."

"목표는 모든 시간관리의 출발점이다. 목표가 명확하지 않으면 시간을 평가하고, 상황을 이용하는 기본을 잃고 우선순위에 따라 업무를 처리할 수 없으며 무엇이 중요하고 중요하지 않은지 알 수 없다. 목표가 불명확하거나 이해하기 힘들다면 시간관리 자체가 시간 낭비가 되어버린다."

>> 하버드대에서 '목표가 인생에 미치는 영향'에 대해 연구한 결과라고 한다. 25년의 장기간에 걸친 실험 결과는 역시 분명하고 장기적인 목표를 가졌던 사람들만 성공할 수 있다는 것을 보여주고 있다. 이 부분을 읽으니 몇 년 전에 우연한 기회로 읽었던 기사가 생각난다. 소프트뱅크 창립자인 손정의 회장이 어릴 때 세웠던 비전과 목표. 어찌 보면 그 당시에는 누구나 허무맹랑하고 터무니없다고 놀렸을지도 모를 그 목표를 지금까지 초과 달성한 부분을 보면 확실하고 분명한 목표 세우기가 얼마나 중요한지를 다시금 깨닫게 한다. 우리는 왜 시간관리를 해야 할까?라는 근원적인 부분을 살펴보면 자기의 목표를 달성하기 위해서이다. 하루 24시간 누구에게나 공평하게 주어진 시간 속에서 목표를 달성하기 위해서는 당연히 효율성을 높여야 할 것이고 그렇게 하기 위해서는 시간 관리를 할 수밖에 없다. 반대로 얘기하면 목표가 없거나 불분명한 사람은 동기 부여가 약해지니 시간 관리에 대한 필요성도 잘 느끼지 못하게 된다.

"결과를 미리 말해주는 관리법은 시간이 촉박한 상황에서 많은 시간을 절약할 수 있다... 관리자는 부하직원이 어떤 일을 수행해야 하고, 어떻게 처리해야 하는지 알려줄 책임과 의무가 있다."

>> 회사나 조직에서 필요한 시간 관리 방법이다. 무책임한 관리자의 경우, 자기도 업무에 대한 정확한 방향 지시를 몰라 결과만을 두루뭉술하게 얘기하며 무조건 납기만을 강조하는 경우가 많다. 그러다 보니 가져온 결과물이 관리자의 마음에 들지 않는 경우가 자주 발생하게 되고 재작업을 통해 서로 간의 시간만 낭비하게 된다. 이런 경우 결과물만을 보여주며 얘기하는 경우 시간 낭비가 발생할 소지가 크므로, 중간 과정의 산출물을 보여주면서 협의해 가는 과정을 통해 시간을 절약할 수 있다. 어렵지 않은 팁이지만 많은 직장인들이 놓치기 쉬운 부분이다.

"대부분의 사람은 중요한 순서가 아니라 하고 싶은 일이나 쉬운 일을 우선적으로 처리한다. 중요한 순서대로 일을 처리하면 시간효율을 더 높일 수 있다."

"대부분의 급한 업무는 중요한 업무가 아닐 수 있고, 중요한 업무라고 해서 급한 업무가 아닐 수도 있다... 아이젠하워 원칙을 이용해 업무를 분류하면 더 효율적으로 시간을 사용할 수 있고, 업무 효율도 높일 수 있다."

전 미국 대통령인 아이젠하워는 업무를 4개의 구역으로 분류하여 처리했다고 한다.

1) 중요하면서 급한 일

2) 중요하지만 급하지 않은 일

3) 중요하지 않지만 급한 일

4) 중요하지 않으면서 급하지도 않은 일

>> 처리해야 할 일이 1~2개 소수이면 너무나 좋겠지만, 불행히도 처리해야 할 일이 너무 많은 것이 문제다. 그렇기 때문에 시간 관리 관점에서 일의 우선순위를 정하는 것이 무엇보다 중요하다. 업무를 위의 예시처럼 4가지 구역으로 분류했을 때 두 번째 구역이 급하지 않은 속성 때문에 겨우 5%만 배치한다고 한다. 그리고 급하다는 생각에 중요하지 않은 세 번째 구역에 35%를 배치하고, 업무적 스트레스가 거의 없는 네 번째 구역에 15%를 배치한다고 한다. 하지만 위의 순서는 업무를 처리해야 하는 순서이다. 업무를 중요성과 시급성을 정확하게 정의하지 못한다면 별로 중요하지도 않고 급하지도 않은 일에 시간을 낭비할 수 있고, 그로 인해 정작 중요한 일을 놓치는 경우가 발생할 수 있다.

"미루는 태도는 성공하려는 사람들이 가장 기피하고 고쳐야 하는 나쁜 습관이다. 그렇다면 사람들은 왜 미루는 걸까?

1) 게으름

2) 자신감 부족

3) 어려움과 책임회피

4) 완벽주의

5) 의지박약

6) 결정 장애

>> 시간 관리의 가장 큰 장애요소는 바로 '미루기'이다. 머릿속으로는 이 일이 중요하고 빨리 마무리하면 다른 걸 준비하여 더 나은 성과를 창출할 수 있다고 이해하지만 이상하게 사람이라는 동물은 마감 기한이 닥쳐야 집중이 되고 일을 시작하게 된다. 이를 극복하는 방법은 어려운 일은 좀 더 잘게 쪼개서 쉬운 일로 만들고, 일을 미루는 것은 자기에게 하등의 이익이 되는 것이 없다는 사실을 좀 더 자각하며, 일을 빨리 끝냈을 때의 이익을 보다 구체화하여 동기 부여를 하는 방법 등이 있을 것이다. '미루기'만 잘 극복한다면 시간 관리는 거의 성공이라고 해도 과언이 아닐 것이다.

"시간을 효율적으로 이용하는 사람들은 자투리 시간을 충분히 활용해 업무 효율을 최대한으로 높인다. 자투리 시간은 단기간에 효과를 볼 수 없지만 시간이 지나면 놀랄만한 효과를 얻는다."

>> 사람들에게 일을 마무리하지 못하는 이유를 물어보면 많은 사람들이 '시간이 없어서'라고 얘기한다. 시간이 돈처럼 사람들마다 다르게 소유하고 있는 것이라면 납득할 만한 사유가 될 수 있지만 세상 모든 사람들은 공평하게 하루 24시간, 1440분의 시간을 소유하고 있다. 일을 시간 내에 마무리할 수 있는 방법은 두 가지가 있을 것이다. 첫 번째는 주어진 시간에 집중하여 효율성을 높이는 방법이 있을 것이고, 두 번째는 자투리 시간을 잘 활용하는 것이다. 대기시간, 출퇴근 시간, 업무 중간의 틈 등 이러한 시간을 모아보면 예상보다 많은 시간에 놀랄지도 모른다. 부분적으로 봤을 때는 지극히 작은 시간이지만 긴 세월 누적되면 만만치 않을 이 자투리 시간을 어떻게 활용하느냐에 따라 인생의 성공도 달려 있다고 얘기할 수 있을 것이다.

'시간 관리'에 관한 책이지만 목표 설정에 대한 부분을 더 고민하게 되었던 책이었다. 막연하게 시간 관리를 해야 한다고 생각하는 것보다는 왜 시간 관리를 해야 되는지 고민하게 되면서 나의 목표는 무엇일까에 대해 여러 시사점을 던져주고 있다. 당신의 목표는 무엇인가요??