출근 후 10분

출근 후 10분 - 주 52시간 근무 시대에 하루의 시간, 업무, 성과를 장악하는
김철수 지음 / 새로운제안 / 2019년 11월

워라밸의 사회 분위기와 더불어 주 52시간 근무제가 도입되면서 근무시간의 업무 강도가 심해졌다. 이제는 책상에 오래 앉아서 매일 야근을 하는 게 일을 잘 하는 시대가 아니다. 내가 해야 할 일을 제시간 안에 빨리 그리고 정확하게 끝내야만 한다. 설상가상으로 AI와 인간의 업무 생산성을 비교 당하기에 이르러 본인의 업무 스케줄을 타이트하게 관리하지 않으면 일 못하는 사람으로 낙인 되기 십상이다. 기업 대표들은 비서실장이 일정을 짜서 스케줄을 관리한다지만, 우리의 일정은 누가 관리해줄 수 있을까? 바로 나 자신이 관리하는 것 밖에 답이 없는 것이다.

한 조사 결과에 따르면 직장인들의 10명 중 4명은 모닝커피를 마시고, 3명은 바로 일을 시작하며, 2명은 인터넷 검색을 하고, 1명은 아침을 먹는다고 한다. 일 잘하는 사람들은 출근 후 어떤 행동을 취할까? 바로 하루의 일을 계획하고 있었는데 할 일 목록을 만들어 검토하고 우선순위를 매긴다는 것이다. 이처럼 출근 후 10분을 어떻게 다루느냐에 따라 그날의 생산성과 효율이 결정 난다. 이에 저자는 스스로 자신의 비서실장이 된 사람들을 찾아보았는데, 이들의 대다수는 일을 잘하는 사람들이었고, 이들은 'to do list'를 작성한다는 공통점을 가지고 있었다. 이들의 업무는 출근하자마자 다이어리나 종이에 오늘 할 일부터 적는 것으로 시작된다. 그렇다면 단순히 그날 업무를 빼곡히 적으면 되는 것일까?

to do list는 단순히 할 일 목록이 아니다. 자기 일이 무엇인지, 그 일이 어떻게 바뀔지, 어떤 것을 먼저 할지, 무엇에 전념할지, 성과를 높이려면 어떻게 바꿔야 할지, 그 일을 왜 하는지, 누구와 하는지, 그 사람을 만나면 무슨 말부터 할 것인지 다 적어 놓았던 것이다. 그것이 바로 자신의 비서실장이 된 이들의 일 잘하는 비법이었던 것이다. 이른바, 회장의 출근길에 비서실장이 보던 결재판의 비밀이다.

일 잘하는 사람들의 비결은 기획력과 실행력이다. 기획력이 뛰어난 직원은 현상을 정확히 분석하고 계획을 명확히 수립한다. 실행력이 뛰어난 직원은 업무 체크리스트를 작성해 일 전체를 파악하고 일정을 최대로 단축하여 효율을 높인다. 타인보다 성과를 더 많이 내지만 시간 낭비를 하지 않고, 마감시간을 지키면서 확실하게 일처리를 하면서도 정시에 퇴근하는 이들이 일 잘하는 사람인 것이다. 이들의 업무를 결정짓는 것은 바로 '출근 후 10분'이라고 한다. 우선순위를 정하고 일하는 시간을 배분하고 목표를 잡아야 한다. 업무 시간 중 가장 중요한 시간에 가장 중요한 일을 해야 하는 것이다. 저자는 자신의 비서실장이 된 이들의 습관을 토대로 'to do list'를 작성하여 업무의 효율을 높일 수 있는 '10분 보드'를 소개한다.

하나, 출근 후 2분 안에 자기 일만 적는다.

10분 보드에 생계를 위한 일, 성과를 위한 일, 성장을 위한 일 세 가지를 모두 골고루 작성해야 의미 있는 하루를 보낼 수 있다. 그리고 일에는 항상 주인이 있다. 따라서 주인이 없는 일은 내 일이 아니다. 내가 주인이 아닌 일은 주인을 찾아 주어야 한다.

둘, 출근 후 4분 안에 변경 사항을 반영한다.

일이란 끊임없이 변경된다. 오늘 할 일의 변경사항을 4분 안에 확인 후 반영해야 한다. 그래야 하루의 업무 일과를 수정할 수 있다.

셋, 출근 후 6분 안에 우선순위를 정한다.

일의 우선순위는 마감시간과 소요시간을 정해 본인이 통제해야 한다. 마감시간은 상사가 정해야 하는 것이 아니다.

우선순위는 업무의 속도와 방향을 조절하는 브레이크와 같다. 첫 단계의 일을 먼저 하면 다음 단계의 우선순위를 정하기가 수월하고, 이다음 단계의 일이 얼마나 어려운지 알 수 있다.

넷, 출근 후 8분 안에 전념할 일을 정한다.

일의 범위를 그대로 둔 상태에서 소요시간을 적게 잡으면 몰입하게 된다. 즉, 본인이 몰입할 일을 스스로 정하는 것이다. 하루 전념할 일을 선택하는 것이 습관화되면 주간, 월간으로 계획을 세워 일하면 할 일 없는 시간이 줄어든다.

다섯, 출근 후 10분 안에 계획과 사람을 외운다.

보드의 계획을 외우는 것은 일을 몸으로 기억하기 위해서다. 오늘 할 일을 몸으로 기억하면 일을 정확하고 신속하게 처리할 수 있다.

여섯, 퇴근 전 10분을 남기고 하루의 업무 계획을 평가한다.

출근 후 10분 동안 계획을 세워 업무에 매진하였다면, 퇴근 전 10분 동안 하루의 업무를 점검해 보는 시간을 갖는다.

아인슈타인이 같은 일을 똑같이 반복하면서 다른 결과를 기대하는 것은 미친 짓이라 했듯이, 노력하지 않으면서 발전을 기대하는 것은 옳지 않다. 남들과 다른 성과를 높일 수 있는 소소한 하루의 습관을 들여보는 것은 어떨까. 본인도 매일 업무 시작 전에 'to do list'를 작성하고 있기에 이 리스트가 얼마나 실용적인지 알고 있다. 혹여 작성하지 않은 날은 분명 일을 많이 했으나, 우선순위가 지정되지 않아 중요한 일을 놓치기도 하고, 일을 처리 완료할 때의 쾌감을 느끼지 못한다. 적은 시간으로 할 일을 제대로 하기 위해서 소소한 습관을 들여보기를 추천한다.