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업무의 90%는 준비에서 결정된다 - 여유 있게 일하는 사람은 준비에 시간을 투자한다 ㅣ 팀장의 서재 4
이바 마사야스 지음, 김정환 옮김 / 센시오 / 2025년 3월
평점 :
[출판사의 도서 지원을 받아 직접 읽고 작성했습니다.]
업무의 90%는 준비에서 결정된다
이 책은 직장인과 업무를 하는 사람들에게 꼭 필요한 지침을 담고 있다. 특히 직장인들에게 큰 도움이 될 거라 생각한다. 나도 20대 때 이 내용을 미리 알았더라면 좋았을 텐데 하는 아쉬움이 들지만, 지금이라도 깨달아서 다행이라는 안도감도 느낀다. 시간을 소중히 써야겠다는 생각이 다시금 강하게 든다. 3개월까지 일정을 적어보는 습관은 큰 도움이 될 것 같다. 시간을 잘 계획하고 준비하면 내 인생을 더 단단하고 주도적으로 살아갈 수 있는 방법이 된다.
여유 있게 사는 사람은 준비에 시간을 투자한다. 준비를 잘하면 일 처리 속도가 빨라진다. 준비 능력이란 업무에 본격적으로 돌입하기 전에 한 번이라도 진행 과정을 생각해보는 것이다. 일의 준비를 잘한다는 건 미래를 내다보는 행동을 할 수 있다는 의미를 담고 있다. 예를 들어 송년회를 기획하라는 지시를 받았다면 상사에게 목적을 확인하고, 이를 마음대로 해석하지 않으며, 목적에 맞게 준비한다. 첫걸음이 결과를 크게 좌우한다.
준비를 잘하는 사람은 “다른 곳은 없었나, 정말 여기가 최선이었나, 왜 이런 선택을 했나” 같은 질문에 대처할 수 있도록 미리 생각한다. 사전 준비가 뛰어난 사람은 빠른 속도로 능숙하게 작업을 처리하는 사람이 아니라, 목적이 무엇인지 고민하고 그 목적을 확실히 달성할 수 있도록 미래를 내다보며 절차를 진행하는 사람이다. 해야 할 일이 많아도 수개월 뒤 일정까지 미리 정해놓음으로써 자신의 시간을 확보한다. 시간에 쫓기지 않고 자유를 확보하는 결과로 이어진다.
이메일을 보낼 때도 향후 일정을 명확히 한다. 앞뒤 생각 없이 무작정 달려들면 업무가 넘쳐흐르게 된다. 일단 심호흡을 한 뒤, 착수 전에 그 업무로 인해 다른 일을 못 하게 되지는 않을지 곰곰이 생각해본다. 오늘은 어떤 업무를 처리할 날인지, 그 업무에 몇 시간이 걸릴지 확인하고 순서를 정한 뒤 작업에 들어간다. 5시간 후 나의 상황을 상상해본다. 전체를 먼저 바라보고 작업별 시간을 미리 결정한다.
자신의 시간당 비용을 생각해본 적이 있는가? 연봉을 실제 근무 일수로 나누고, 시간을 나눈 뒤 ×1.5를 한다. 회사가 부담하는 사회보험료 등을 반영하기 위해서다. 비용 대비 효과가 낮은 일은 하지 않는다. 이동 시간에도 비용이 발생한다. 준비를 잘하는 사람은 이동 중 스마트폰으로 업무를 처리한다. 고객에게 이메일을 답신하거나 기획서 초안을 작성하며 생산성을 의식한다. 일찍 퇴근하고 싶다면 퇴근 시간을 정하라. 출근할 때 오늘 퇴근 시간을 결정하는 게 중요하다. 퇴근길에 일정을 잡아두면, 해가 떠 있을 때 귀가하는 상쾌함과 하루가 생각보다 길다는 사실을 깨닫는다.
직장은 일을 하는 곳일 뿐 안식처가 아니다. 직장에서 열심히 일하고 퇴근 후 학원에 가고, 집에 돌아와 가족과 밥을 먹어도 시간이 남는다. 더 확실히 일해야 한다는 깨달음이 생긴다. 사생활이 충실해지면 업무도 원활해진다. 하지 않아도 되는 일을 효율적으로 하는 것만큼 비효율적인 건 없다. 실질적인 효과에 차이가 없는 일에 시간을 쏟지 않는다. “지금 이런 데 시간을 쓸 때가 아니야, 왜냐하면”이라는 생각을 자주 하자. 결과에 영향을 끼치지 않는 일은 하지 않는다.
영업사원에게 요구되는 건 단시간에 더 많은 계약을 성사시키는 것이다. 니즈가 있는 곳으로 타겟을 좁힌 뒤 방문하면 불필요한 노력을 줄이고 일이 한층 편해진다. 무작정 여러 곳을 방문하면 안 된다. 일의 초기 단계부터 수시로 보고하고 논의하면 처음부터 다시 하는 사태를 막을 수 있다. 문제 상황이 생기면 상사와 상담하며 조율하고, 초반에 잦은 조정을 귀찮게 여기지 않는다. 이것이 처음부터 다시 하는 일을 방지하는 비결이며, 최종적으로 재량권을 부여받는 첫걸음이 된다.
업무 처리 속도가 빠른 사람은 처음부터 100점을 목표로 하지 않는다. 70점 완성도로 끝낼 용기를 가진다. 자기만족에 빠져 작업하면 처음부터 다시 해야 하고, “텍스트만으로 충분한데 왜 시간을 낭비하냐”는 말을 듣는다. 초안 상태라도 관계자에게 보여주고 의견을 들은 뒤 세부 내용을 채운다. 혼자서 100점을 받으려 하기보다 소통하며 진행하면 잘된 70점짜리 일이 더 나은 결과를 낸다. 혼자 고민하기보다 정통한 사람에게 물어보는 편이 빠르다. 인터넷 검색은 적당히 하고, 실제로 눈으로 확인하거나 전문가에게 묻는다.
준비를 잘하는 사람은 업무에 미래를 내다본다. “앞으로 어떻게 될까, 관여하는 사람과 영향을 끼치는 사람은 누구인가, 혹시 모르니 누군가의 의견을 들어봐야겠다”라는 생각을 한다. 전체가 보이지 않으면 처음부터 다시 해야 하는 일이 늘어난다. 누가 결정을 내리는지, 영향을 끼치는 사람이 누구인지 고민하면 시야가 넓어진다. 종이에 적으면 해야 할 작업 순서가 보인다. “무엇을, 왜, 언제, 어디서, 누가, 어떻게”라는 6가지 요소를 고려하면 회사뿐 아니라 일상에서도 도움이 된다. 추가적인 상상으로 디테일을 더하면 철저함이 배가 된다. 매일 반복하면 몸에 배게 된다.
나만의 마감기한을 설정하라. 무엇이든 마감 이틀 전에 제출한다. 마감에 딱 맞추려 하면 허둥대게 된다. 끝에서부터 시간을 역산해 일정을 세운다. 일정은 들어오는 것이 아니라 내가 집어넣는 것이다. 2주 전에 다이어리를 80% 채우고, 대부분 일정을 2주에서 4주 전에 결정한다. 1주일 전에는 자투리 시간을 채우고, 돌발적인 용무는 이동 시간과 자투리 시간에 처리한다. 미용실 가기나 친구 만남 같은 일정은 한 달 전에 정할 수 있다. 자투리 시간을 적당히 비워놓는 것도 중요하다. 3개월 후 일정까지 채울 기세로 미래를 예측하면 시간에 휘둘리지 않게 된다.
작업량을 물리 없이 설정하고 분해한다. 제시간에 끝내려면 기한 안에 가능한 양으로 억제하고, 예기치 못한 사고에 대응할 수 있게 한다. 반드시 해야 하는 작업을 목록에 적으면 미완료 작업을 최소화할 수 있다. 오늘 할 일을 아침에 정하는 건 너무 늦다. 전날까지 할 일 목록을 작성하고, 출근 후 바쁜 아침에 작성하는 건 시간 낭비다. 퇴근 전까지 마치고, 당일 아침에는 5분 내 확인만 한다. 스마트폰이나 태블릿 메모장으로 작성하며, 장기 일정은 깊이 생각하고 단기 일정은 빠르게 정리한다.
지금 하지 않아도 되는 일은 하지 않는다. 트리아지(triage)는 재해 시 응급 이송 우선순위를 정하는 용어다. 다음 주 이후로 미룰 수 없는 작업이 긴급 안건이다. 특급, 이번 주 안, 2주 이내, 1개월 이내, 그 이상으로 나누고, 여유가 생기면 뒤로 미룬 작업을 자투리 시간에 처리하면 미래 작업량도 줄어든다. 작업은 주 작업, 부 작업, 낭비 작업으로 나뉜다. 가치를 내는 주 작업을 늘리고, 주 작업에 필요한 부 작업(이동, 회의)을 줄이며, 가치와 무관한 낭비 작업은 없앤다. 야근 없이 성과를 내는 열쇠는 주 작업 비율을 높이는 것이다.
30분 안에 끝내자고 결정하고 시작한다. 소요시간을 정하지 않으면 설렁설렁하다 시간이 부족해진다. 처음엔 정확하지 않아도 비관적으로 설정하고, 이전보다 빨리 완성할 것을 결심한다. 경험을 쌓으며 소요시간을 파악한다. 성공 요인과 실패 요인을 공유하면 효율이 높아진다. 타사 성공 사례나 비즈니스 잡지의 아이디어를 참고하면 업무 처리 속도가 더 빨라진다.
Plan-Do-Check-Act(PDCA)를 반복하며 업무를 개선한다. 원인을 검증하고 대책을 세운 뒤, 다음 주엔 다른 행동을 해본다. 지난 주를 돌아보면 다음 주에 좋은 출발을 할 수 있다. 다이어리는 무게를 감수할 가치가 있다. A5 사이즈 수첩 다이어리는 태블릿 무게의 절반 수준이다. 매일 아침 회의를 주 1회로 줄일 수 있을까? 해보지 않으면 낭비인지 알 수 없다. 성과에 영향을 끼치지 않는 작업을 찾아 과감히 그만둬본다.