잘 통하는 보고서 작성의 비밀

잘 통하는 보고서 작성의 비밀 - 1,000만 직장인을 위한 성공적인 보고서 작성의 4가지 조건 ㅣ 직장인을 위한 보고서 시리즈
임영균 지음 / 한빛미디어 / 2025년 7월

*본 포스팅은 출판사로부터 도서를 제공받아 주관적으로 작성한 리뷰입니다.

직장인이라면 누구나 한 번쯤 경험해봤을 것이다. 밤을 새워 심혈을 기울여 작성한 보고서가 상사의 책상에서 빨간 펜으로 도배된 채 돌아오는 절망적인 순간을. "뭐가 많긴 많은데 그래서 하고 싶은 말이 뭐야?", "앞뒤가 하나도 안 맞잖아", "무슨 말인지 하나도 모르겠어" 같은 날선 피드백을 받으며 좌절감에 빠진 적이 있을 것이다. 하지만 이런 현실을 상사의 까다로운 성격이나 개인적 차이로만 치부해서는 안 된다. 보고서가 반려되는 이유에는 명확한 패턴이 있고, 그 패턴을 이해하고 개선한다면 누구나 '통하는 보고서'를 작성할 수 있다. 이번에 어떻게 하면 보고서를 잘 쓸 수 있는 가에 대한 신간을 읽을 기회가 있었다. <잘 통하는 보고서 작성의 비밀>이었다. 보고서 작성을 위한 노하우가 기대된다.

​보고서 작성에 실패하는 근본적인 이유는 '예의'의 부재에 있다. 여기서 말하는 예의란 격식이나 매너가 아니라, 상대방의 입장에서 생각하고 배려하는 마음가짐이다. 보고서는 본질적으로 커뮤니케이션 도구다. 정보를 전달하고, 상황을 공유하며, 의사결정을 돕는 것이 목적이다. 그런데 많은 직장인들이 자신이 알고 있는 정보를 단순히 나열하는 데만 급급하다 보니, 정작 읽는 사람의 입장은 고려하지 못한다. 상사가 보고서를 읽는 이유는 단순히 부하직원이 무엇을 했는지 알고 싶어서가 아니다. 그들에게는 의사결정을 내려야 하는 압박감이 있고, 한정된 시간 내에 핵심적인 정보를 파악해야 하는 절박함이 있다. 따라서 진정으로 '통하는' 보고서를 작성하려면 이런 상대방의 처지를 이해하고 배려하는 것에서 출발해야 한다.

통하는 보고서의 핵심 원칙은 무엇일까? 효과적인 보고서 작성을 위한 핵심 원칙을 이해하고 작성하면 좋은 보고서가 될 것이다. 보고서를 작성하기 전에 가장 먼저 해야 할 일은 '왜 이 보고서를 쓰는가?'를 명확히 하는 것이다. 보고서의 목적이 불분명하면 내용도 산만해지고, 읽는 사람도 혼란스러워한다. 보고서는 크게 세 가지 유형으로 구분된다. 과거에 완료된 일을 정리하는 '결과 보고서', 현재 진행 중인 상황을 다루는 '현황 보고서', 그리고 미래의 계획을 담는 '기획 보고서'가 그것이다. 각 유형마다 강조해야 할 포인트와 구성 방식이 다르기 때문에, 우선 어떤 성격의 보고서인지 파악하고 그에 맞는 구조를 설계해야 한다.

보고서의 문장은 명확하고, 쉽고, 간결해야 한다. 읽는 사람의 인지적 부담을 최소화하려는 배려의 표현이다. 명확한 문장이란 의미가 애매모호하지 않은 문장을 뜻한다. 주어와 술어의 호응을 정확히 하고, 수식어의 위치를 명확히 하며, 구체적인 수치를 활용해야 한다. 쉬운 문장은 전문용어나 외래어를 남발하지 않고, 복잡한 구문을 피하며, 누구나 이해할 수 있는 표현을 사용하는 것이다. 간결한 문장은 중복을 제거하고, 불필요한 수식어를 배제하며, 핵심만을 담아내는 것이다. 또한 정보를 개별적으로 나열하는 것이 아니라, 의미 있는 덩어리로 묶어서 제시해야 한다. 이를 위해서는 구조화 사고와 피라미드 구조의 활용이 필요하다. 구조화 사고란 복잡한 정보를 체계적으로 정리하는 사고방식이다. 시간순, 중요도순, 원인과 결과 등의 논리적 기준에 따라 정보를 분류하고 배열하는 것이다. 피라미드 구조는 결론을 먼저 제시하고, 그 근거를 차례로 전개하는 방식으로, 바쁜 상사들이 핵심을 빠르게 파악할 수 있도록 도와준다.

텍스트만으로는 전달하기 어려운 복잡한 정보를 이미지, 도표, 그래프 등을 활용해 시각적으로 표현해야 한다. 인간의 뇌는 시각적 정보를 훨씬 빠르고 정확하게 처리하기 때문에, 적절한 시각화는 보고서의 전달력을 크게 높일 수 있다. 장식이 아니라, 내용의 이해를 돕는 기능적 시각화가 중요하다. 비교할 내용은 표로, 변화과정은 플로우차트로, 비중관계는 파이차트로 표현하는 식으로 내용의 성격에 맞는 시각화 방식을 선택해야 한다.

보고서는 유형별 작성 전략를 차별화해야 한다. 결과 보고서는 이미 완료된 업무나 프로젝트의 성과를 정리하는 보고서다. 성과 보고서, 출장 보고서, 평가 보고서 등이 여기에 해당한다. 결과 보고서의 핵심은 '장단을 맞추는 것'이다. 즉, 당초 계획과 실제 결과를 비교하여 차이점을 명확히 드러내는 것이다. "이런 일을 했습니다"라고 나열하는 것이 아니라, "계획 대비 이런 성과를 거두었고, 이런 문제점이 있었으며, 향후 이렇게 개선하겠습니다"라는 분석적 관점을 담아야 한다. 현황 보고서는 현재 진행 중인 상황이나 업무를 정리하는 보고서다. 시장 조사 보고서, 프로젝트 경과 보고서, 벤치마킹 보고서 등이 대표적이다. 현황 보고서에서 가장 주의해야 할 점은 정보 나열에만 그치지 않는 것이다. 아무리 화려하고 방대한 자료를 제시해도 작성자의 관점과 의견이 없다면 '예쁜 쓰레기'에 불과하다. 현재 상황에 대한 분석과 해석, 그리고 향후 전망을 담아야 진정한 가치를 인정받을 수 있다.

기획 보고서는 보고서의 꽃이라 할 수 있다. 미래의 계획을 담는 만큼 가장 높은 수준의 논리성과 설득력이 요구된다. 기획 보고서는 Why-What-How-So What의 스토리 라인을 따라 구성하는 것이 효과적이다. 왜 이런 기획이 필요한지(Why), 구체적으로 무엇을 할 것인지(What), 어떻게 실행할 것인지(How), 그래서 어떤 결과를 얻을 것인지(So What)를 논리적으로 연결해야 한다. 특히 기획서의 도입부는 결론-이유-근거의 순서로 구성하여 상사의 관심을 즉시 끌어야 한다. 본문에서는 개별 항목들을 의미 있는 덩어리로 묶어 제시하고, 실행 계획은 구체적이고 현실적으로 작성해야 한다. 마지막에는 기대효과를 명확히 제시하여 실리를 강조하는 것이 중요하다. 저자는 실전 적용을 위한 고급 기법도 잘 설명해 준다. 제목은 보고서의 첫인상을 결정하는 중요한 요소다. 내용을 요약하는 것이 아니라, 읽는 사람의 관심을 끌고 핵심 메시지를 전달할 수 있어야 한다. 보고서의 모든 것을 알 수 있는 기회였다.