이메일, 제대로 쓰고 있나요? [일잘러를 위한 이메일 가이드]

일잘러를 위한 이메일 가이드 101
조성도 지음 / 북바이퍼블리 / 2018년 5월

“많은 직장인이 매일 수많은 이메일을 주고받지만

이메일을 작성하고 다루는 수준은 천차만별이다.

메일 이메일을 쓰면서도 우리는 왜 이메일을 잘 쓰는 게 어려울까?“

직장인이라면, 또 직장인이 아니더라도 누구나 한 번쯤은 해봤을 법한 고민. 바로 '이메일 쓰기'이다. 전세계 페이스북 이용자가 20억 명 정도인데, 이메일을 사용자는 약 28억 명으로 추정된다고 하니 얼마나 많은 사람들이 이메일을 이용하는지 알 수 있다. 저자는 이렇게 많은 인구가 사용하는 이메일의 중요성을 강조하며, 이메일을 잘 이용하는 방법을 친절하게 소개한다.

매일같이 사용하는 이메일이지만 우리가 이메일을 '제대로' 사용하지 못하는 까닭은 제대로 배운 적이 없기 때문이다. 이메일 작성법을 강의하는 경우도 드물고, 내부 메뉴얼이 잘 갖춰진 곳이 아니라면 회사에서 배우기도 쉽지 않다. 참고할만한 국내의 도서도 없다. 사정이 이렇다 보니 이메일을 잘 작성하는 것이 꽤 어려운데, 저자는 101가지의 작성법을 바탕으로 이메일에서만큼은 업무의 프로가 되는 방법을 친절하게 설명한다.

“상대방이 내 이메일 주소를 아는 순간이 이메일 커뮤니케이션의 시작이다. 이메일 주소가 첫인상에 영향을 미치기 때문이다. (51p)”

저자는 커뮤니케이션의 시작을 이메일 주소로 꼽았는데, 좋은 인상을 남기기 위해 이름이나 이니셜을 사용해 아이디를 만들 것을 권한다. 그래야 기억에도 잘 남고, 쉽게 찾을 수 있다는 것이다. 이메일 하단에 들어가는 서명 디자인도 신중하게 고려할 것을 강조한다. 특히 상대방의 이메일 용량을 고려하여 서명에는 꼭 필요한 정보만 넣고 이미 사용을 최소화하라고 조언한다.

그렇다면 이메일은 어떻게 시작해야 하는 걸까? '잘못 쓴 이메일 제목'의 예시를 들어 설명하고 있다. 잘못 쓴 이메일 제목의 예시로는 '박소령 님께', '회의 안내', '안녕하세요!' 등이 꼽혔다. 저자에 따르면 이메일 제목은 낭비할 공간이 아닌 용건을 명확히 적어, 추후 내용을 확인하기도, 해당 이메일을 찾기 위해 편지함에서 검색할 때도 용이하게 해야 하는 용도이기 때문이다. 저자는 '[업체명] 2018 캘린더 견적 요청', '[프로젝트명] 표지 디자인 시안' 등을 잘 쓴 이메일 제목으로 제시한다.

또한 '인사말ㅡ전달할 내용ㅡ상대방이 취해야 할 행동ㅡ맺음말 '을 본문의 기본 구조로 제시하고 있으며, 첨부파일 또한 파일명의 규칙을 작성하여 보낼 것을 조언한다. 이 외에도 저자는 발송 전 체크리스트, 맞춤법 체크 노하우, 부재중 자동응답 방법, 이메일 데이터 분석 등 이메일과 관련된 내용들을 상세히 알려준다. 저자가 알려주는 101가지 노하우는 이메일 작성이 다소 부담스러웠던 사람, 이렇게 쓰는 것이 맞는 것인지 불안했던 직장인들에게 좋은 길잡이가 될 것이다.