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보고서 발표 실무 강의 : 잘 쓰고 제대로 전달하는 보고의 기술 - 26년 차 전문 컨설턴트가 실무에서 찾아낸 보고가 쉬워지는 보고 패턴 12
채종서 지음 / 한빛미디어 / 2021년 5월
평점 : 
<보고서 발표 실무 강의>, 채종서
지음, 한빛미디어, 2021
조직에서 최상위 의사결정자가 아닌 이상 일은 보고의 연속이다. 보고는
보고서를 갖춰 보고하는 것뿐만 아니라 간략히 정리해 구두로 보고하는 것도 포함하니 보고는 업무의 일상이다. 심지어
보고를 위한 준비, 보고를 위한 준비, 보고를 위한 검토
등으로 실제 보고 외에 보고를 위해 들이는 노력과 시간도 만만치 않다.
보고자의 입장에서 어려운 점은 한 두가지가 아니다. 예상 질문에
대한 답변도 담아야 한다는 생각에 두꺼워진 보고서를 덜어내는 것이 늘 어렵다. 26년 차 비즈니스 스킬
전문 컨설턴트인 채종서는 자신의 책 <보고서 발표 실무 강의>에서
‘아무리 많은 보고를 경험했다 하더라도 보고는 어렵다’라고
이야기한다. 보고에 정답이 없고, 의사결정권자가 학습효과로
보고를 받는 과정에서 진화하고, 언제나 준비할 시간이 충분히 주어지지 않아 어렵다고 이야기한다.
보고가 어려운 이유
첫째, 보고 내용에는 정답이 없습니다.
둘째, 의사결정권자나 고객의 생각은 보고를 받으면서 진화합니다.
셋째, 준비할 시간이 충분하게 주어지지 않습니다.
(20쪽)
하지만 보고는 ‘조직 구성원 간 의사소통의 기본이 되는 매우
중요한 업무 수단으로 조직에서 보고 능력과 뛰어난 업무 수행 능력은 상호 비례한다’고 보고의 중요성을
강조한다.
<보고서 발표 실무 강의>는 보고서 작성에 앞서 한 장으로 보고서를 정리하는 방법을 알려준다. 보고를
12개의 유형으로 분류하고, 다섯가지 보고 패턴과 다섯가지
프로세스를 통해 보고 내용을 한 장으로 정리한다. 이를 통해 보고서의 논점이 흐트러지지 않고 1분 요약으로 핵심 메시지를 도출할 수 있도록 돕는다.
보고에는 논리가 있어야 한다.(…)
논리를 확보하려면 육하원칙 요소 중 Why,
How, What에 대한 충분한 답변이 있어야 합니다.(23쪽)
대부분의 보고자가 보고를 준비하는 과정에서 ‘무엇을’과 ‘어떻게’를 중요하게
생각합니다. 그리고 보고를 진행 할 때도 ‘무엇을’과 ‘어떻게’를 강조해
이야기합니다. 그러나 보고를 받는 사람은 ‘왜’라는 궁금증이 해결되지 않으면 ‘무엇을’과 ‘어떻게’를 받아들이지
않는다는 것을 명심해야 합니다. 그렇기 때문에 보고 준비는 ‘왜’로부터 출발해야 합니다.(24쪽)
먼저 저자가 제시한 보고의 12가지 유형을 살펴보자. 상황과 목적에 따라 보고의 유형을 천차만별이겠지만 저자는 보고의 목적이 보고를 받는 사람의 행동 변화인지, 이해를 돕는 것인지(X축)와
의사결정 방식이 판단(선택)을 구하는 것인지, 확인을 요청하는 것인지(Y축)를
기준으로 네 가지 유형, 즉, 기획, 요청, 분석, 설명으로
구분했다.
기획 보고는 ‘여러 아이디어 중에 하나를 해결 방안으로 선택하고
그 아이디어를 업무로 진행(행동)’하기 위한 보고로 개선
보고, 제안보고, 정책 보고로 구분했다. 설명 보고는 ‘결과를 보고하는 것’으로
계획 보고, 결과 보고, 상품/서비스 보고가 이에 해당한다. 분석 보고는 ‘주변 현상이나 동향을 분석하거나 시사점을 보고하는 것’으로 현상/동향 보고, 이슈 보고, 실태
보고로 나눴다. 마지막으로 요청 보고는 ‘다른 조직/개인에 협업을 요청하는 것’으로 협조 보고, 검토 보고, 대응 보고로 분류했다.(32쪽)
보고 유형을 파악했으니, 이제 보고 패턴과 프로세스에 대해 살펴보자. 보고의 본론 내용을 전개할 때 사용 빈도가 높은 다섯 가지 패턴을 선별했다.
내용 전개를 시간순(혹은 역순)으로 정리하는
시간 패턴, 큰 개념에서 작은 개념 혹은 작은 개념에서 큰 개념으로 정리하는 단계 패턴, 연역/귀납/변증법적 논리
추론으로 전개하는 논증 패턴, 인과 관계가 없는 항목을 나열하는 분류 패턴, 비교를 통해 장점과 개선점을 도출하는 비교 패턴이다.
보고의 다섯 가지 패턴
1. 시간 패턴(시계열 패턴) : 날짜나 시간의
흐름에 맞춰 내용을 정리 [과거-미래-현재], [이전-당시-사후]
2. 단계 패턴(구조 패턴) : 큰 개념에서
작은 개념으로, 작은 개념에서 큰 개념으로 전개 [대-중-소], [직군-직렬-직무], [회사-팀-개인], [한국-서울-마포]
3. 논증 패턴(인과 패턴) : 논리 추론 형태로
전개, 연역적 전개, 귀납적 전개, 변증법적 전개 [대전제-소전제-결론], [인과관계-예중-결론], [사실1-사실2-결론], [정-반-합]
4. 분류 패턴(정도 패턴) : 인과 관계가
없는 항목을 나열하여 정리 [항목1-항목2-항목3], [첫째-둘째-셋째]
5. 비교 패턴 : 비교 통해 장점 및 개선점 도출, [As
is-To be-시사점], [긍정-부정-결론], [장점-단점-결론], [찬성-반대-결론]
(33쪽)
이제 형식과 구조는 갖췄다. 내용을 채울 차례다. 보고 준비 5단계
프로세스를 통해 핵심 메시지까지 도출할 수 있다고 한다. 보고의 과제를 정확하게 정의하기 위해 질문과
답변(1단계)을 작성하고,
내용의 흐름을 잡기 위해 목차를 구성(2단계)한다. 목차는 논리적 전개를 위해 3단 구성을 기본을 활용할 것을 권한다. 이어서 각 항목을 한 두줄의 짧은 문장으로 기술한 리드 메시지를 도출(3단계)하고, 리드 메시지를 입증하기 위기에 적합한 패턴을 선택(4단계)하도록 안내한다. 패턴은
MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive) 상호 배제와
전체 포괄의 원리를 적용해 중복과 누락 없이 구성해야 한다고 강조한다. 패턴 선택까지 마무리되었다면
실제 보고 내용을 문장 형식으로 스크립트를 작성(5단계)하는
것이다.
보고 준비 5단계 프로세스
1. 질문과 답변
2. 목차 구성
3. 메시지 도출
4. 패턴 선택
5. 스크립트 작성
(43쪽)
보고 스킬도 타고 나는 것이 아니라 만들어지는
것이라 믿는다. 결국 대수의 법칙을 따른다. 보고서를 작성하고, 보고하는 상황에 자주 노출될수록 보고 스킬은 높아진다. 몸으로 부딪혀
익히는 과정은 순탄하지만은 않다. 보고서를 온통 빨간 펜으로 물들이고 핀잔과 눈칫밥으로 배터지는 과정을
거친다. 빨간 펜으로 물들인 보고서 만큼 가슴에도 빨갛게 피멍이 든다.
특히 어쩌다 ‘보고’가 주업무가 되면 당황스럽다.
직급과 연차가 높아질수록 당황스러움은 부끄러움과 두려움이 된다. 평소 업무에서 보고서 작성을
하지 않았으니 누구나 당황스럽다.
‘어쩌다 보고’로 어디서부터 어떻게 해야 할지 모르겠다면 ‘보고서 발표 일타강사’ <보고서 발표 실무 강의>를 통해 빠르게 틀을 잡을 수
있을 것이다. 아직은 보고할 상황에 많이 노출되지 않았더라도 평소 준비하고자 하는 사람에게도 <보고서 발표 실무 강의>는 ‘상처 없이’ 보고 스킬을 높여주는 유용한 수단이 될 것이다.
* 해당 도서는
출판사로부터 무상으로 제공받았으며, 제 주관에 따라 솔직하게 작성했습니다.