『회사에서 바로 통하는 엑셀 실무 데이터 활용+분석』, 김경자,송선영
지음, 한빛미디어, 2019
회사업무
중에서 가장 많이 쓰는 OS는 단연 엑셀이다. 보고서 작성을
위해서는 워드나 파워포인트도 이용되지만, 데이터 작업, 차트, 표 작업을 위해서는 엑셀을 반드시 이용해야 한다. 그래서 최근에는
보고서도 엑셀로 작성하는 경우가 많다. 데이터를 분석하고 워드나 파워포인트로 옮겨서 보고서를 작성하기보다는
엑셀에서 보고서를 바로 작성하면 데이터 관리도 보고서 관리도 편리하기 때문이다.
그런데
머릿속에 그린 보고서 양식을 엑셀로 제대로 구현하지 못해 쩔쩔맨 경험이 있다. 웬만한 상상은 엑셀로
구현되어 있을 만큼 많은 기능이 있지만, 그 기능을 다 알지 못한다는 한계도 있지만, 알고 있는 기능도 늘 사용하는 기능만 사용하다 보니, 제대로 활용을
못하는 경우도 있기 때문이다.
그래서
종종 엑셀 함수 책도 사보고, 새로운 기능을 소개하는 책도 사서 본다.
실무에 도움이 될 만한 기능이 있을지, 머릿속으로 그린 레이아웃을 실현할 수 있는 기능이
있을지 탐색하기 위해서다.
그럼에도
불구하고 자주 쓰지 않는 기능들은 점점 잊혀지고 매일 익숙한 기능에만 의존하고 있는 나를 발견하곤 한다. 뭔가
시간을 단축할 방법이 있을 것 같은데, 그걸 찾아서 하자니, 자주
사용하지 않을 것 같아 그냥 익숙한데로 하다보니 점점 비효율적으로 수식만 복잡하고, 파일 용량만 무거워지곤
한다.
『회사에서
바로 통하는 엑셀 실무 데이터 활용+분석』의 저자 김경자, 송선영도 ‘엑셀은 많이 아는 것보다 잘 활용하는 것이 더 중요하다’고 이야기 하며, 기능을 많이 아는 것만이 중요한 것이 아니라, 핵심적인 기능을 업무에 적절하게 활용하는 것이 중요하다고 이야기한다.
엑셀은 많이 아는 것보다 잘 활용하는 것이 더 중요하다.
시간이 지날수록 엑셀에서 관리해야 하는 데이터의 양은 방대해지고 처리해야 할 업무의 양도 많아지고 있습니다. 많은 양의 데이터를 다루며 작업하다 보면 그때그때 업무 처리에만 급급하여 익숙한 엑셀 기능만 사용하게 됩니다. 당장은 문제를 해결할 수 있겠지만 매번 작업 시간이 오래 걸리고 업무의 효율은 점점 더 떨어질 것입니다.
실무에서는 엑셀의 기능을 많이 아는 것만 중요한 것이 아닙니다. 엑셀 기능의 쓰임새를 정확히
익히고, 그 기능의 활용 방법을 습득하는 것이 더 중요합니다. 핵심적인
기능을 업무에 적절하게 활용할 수 있다면 작업 시간은 단축되고 업무 효율도 향상될 것입니다.
(저자 서문 중에서…)
최근에
체류 재고 중 기부 임박 시점을 모니터링하고, 기부 결정이 나면 가장 효과적인 기부처와 매칭하기 위한
엑셀양식을 고민하고 있었다. 제조 품목도 많고, 수량도 많아
데이터가 방대하기 때문에 원하는 데이터를 찾기 위해서는 뭔가 효율적인 방법이 필요하다고 느낀 시점에 『회사에서
바로 통하는 엑셀 실무 데이터 활용+분석』을 만났다.
『회사에서
바로 통하는 엑셀 실무 데이터 활용+분석』는 엑셀 데이터를 다루기 위한 핵심 기능을
소개하는 파트와 실제 데이터를 활용하고 분석하는 파트로 나뉘어 있다.
먼저
핵심기능 50가지를 소개하고 있다. 데이터 편집 및 서식
기능, 수식과 함수 기능, 차트 작성과 편집 기능 그리고
데이터 관리 기능으로 나누어 소개하고 있다.
링크된
그림을 일괄 삭제하는 기능과 합계, 소계 등의 셀을 일괄 삭제하는 방법을 보면서, 그간 얼마나 헛된 노가다(?)를 한 것인지 헛웃음이 나왔다. 그리고 업무를 하면서 전혀 사용하지 않았던 IFERROR 함수나
OFFSET 함수는 바로 적용할 분야가 많았다. 차트에서도
겹친 막대 차트 작성하는 방법이라든지, 오차 막대를 활용해서 이벤트 구간을 표시하는 방법도 정말 유용한
기능이었다.
그리고
데이터 활용, 분석 부분도 정말 실무 업무를 하면서 한번쯤 고민했던 부분을 자세히 짚어주고 있어 많은
도움이 되었다.
외부
데이터로 분석을 하려고 하면 양식이 제각각이고, 빈셀도 많고, 숫자/텍스트 구분이 모호해서 일일이 수작업으로 가공을 해야했고, 데이터를
분석하는 시간보다 가공하는 시간이 더 오래 걸려서, 외부 데이터를 활용하기가 꺼려졌었다.
수식
등 여러 기능을 활용해서 데이터를 가공하면 오류 가능성도 줄고, 가공을 위한 시간도 획기적으로 줄일
수 있을 것으로 기대된다.
보통의
컴퓨터 활요서는 초반에는 내용이 충실하다가도 마지막에 가서는 크게 도움이 되지 않는 내용으로 채워지거나, 초반의
충실함에 비해 다소 부족한 느낌이 없지 않았다. 그런데 『회사에서
바로 통하는 엑셀 실무 데이터 활용+분석』는 마지막 챕터까지 유용한 기능으로 채워져
있었다. ‘선택한 데이터가 표시되는 세로 막대 차트와 도넛 차트로 보고서 작성하기’는 꼭 실무에서 활용하고 싶은 기능이었다. 세로막대 차트와 도넛 차트를
동시에 표시하는 것도 마음에 들었지만, 무엇보다 연도별 실적과 해당 연도의 세부 실적을 한 눈에 볼
수 있도록 구성하고, 연도만 바꾸면 해당 연도를 하이라이트 표시할 수 있어 시각적으로 완성도가 높아보였다.
엑셀의
바다에서 허우적대며 보다 효율적인 방법을 찾고 있다면 『회사에서 바로 통하는 엑셀 실무 데이터 활용+분석』으로 방법을 찾을 수 있을 것으로 믿는다.