어릴 적부터 정리정돈에 대해 강압적이고 강제적인 교육을 받은 터라 꽤 정리정돈의 습관화는 되어 있다고 생각하며 살았다. 2014년을 접어들면서 이직도 하였고 보다 내 주변을 돌아보고 정리하는 시간을 갖고자 하는 생각에서 이 책을 선택하게 되었다.
"정리의 정석"은 내가 지난 10여년 간 직장 생활을 하면서 '이런 것들은 책으로 정리해서 만들어 봐야지.'라고 생각했던 내용들이 고스란히 담겨져 있다. 나야 물론 체험에 의해 체득하게 된 것들이 대부분이고 책을 통해 깨우쳐 가는 것들을 책으로 써 보려고 생각했었지만 이번에 "정리의 정석"을 읽으면서 책을 쓰겠다는 생각이 조금은 줄었다.
다시 돌아와서 이 책은 정리라는 제목을 붙이고 있지만 실상 직장생활에서 필요한 기본기를 가르쳐 주는 책이라 생각된다. 그래서 직장 생활 3년 미만의 사람들이 읽으면 좋을 것이란 생각이 든다. 또한 중간 관리자들도 다시금 제 주변을 돌아보는데 도움이 될만한 책이라 생각된다.
경영학을 처음 배우는 시점에서 가르침을 주는 일본의 "5S운동"부터 보고서 쓰는 법, 인맥 관리 방법 등 직장생활에서 경험하는 많은 분야를 짚어주고 있다.
일상과 인생이 다 같이 정돈되는 게 정리 습관의 힘이다.<19쪽>
정리정돈은 비효율을 줄이는 대안이 되기도 한다.<20쪽>
그동안 정든 물건을 버리면 그 물건에 담긴 추억과 기억까지도 사라져버리지 않을까 하는 두려움이 지나쳐 저장 강박장애까지 겪는 사람들을 '호더스(Hoarders)'라고 한다.<24쪽>
자주 사용하는 물건에 '지정석을 부여'하는 게 정리의 기본이다.
연구결과 습관이 온전히 사람의 몸에 정착되는 시간은 평균 66일이었다.<25쪽>
'나에게 정리가 필요하다'라는 생각과 간절한 마음이 먼저 자리 잡혀야 그 다음에 습관으로 발전하는 것이다.
생각이 행동을 낳고, 그 행동이 반복되면서 습관이 되는 것이다. 처음에는 내가 습관을 만들지만 결국에는 습관이 나 자신을 만드는 것이다.<26쪽>
일본의 5S 운동
- 세이리(정리): 필요 품목과 불필요 품목을 구분하고 불필요 품목을 제거하는 활동이다. 쓸데 없는 것, 급하지 않은 것, 사용 빈도가 낮은 것을 불필요 품목으로 정해 정리를 하게 된다.
- 세이톤(정돈): 필요한 것을 사용하기 쉽게 필요한 장소에 배치해서 누구나 손쉽게 찾을 수 있도록 정돈하는 활동이다.
- 세이소우(청소): 먼지나 오염물을 제거해 쾌적한 작업 환경을 구축하고, 제조설비를 쓸고 닦으면서 결함을 발견해 고치는 활동이다.
- 세이케추(청결): 정리, 정돈, 청소된 깨끗한 상태를 지속적으로 유지하고 관리하는 활동이다.
- 시추케(마음가짐): 정리, 정돈, 청소, 청결 등을 규칙적인 행동으로 옮겨 준수하고 습관화하는 활동이다.<27~28쪽>
3정 운동
정확하고 올바름 물건을 사용해 작업하는 정품, 필요한 양을 정확하게 확보하고 작업에도 정확한 양을 사용하는 정량, 각 물건을 정확한 위치에 보관해 알기 쉽고 찾기 쉽도록 정리하는 정위치<30쪽>
정리정돈의 기본 원칙이라고 할 정도로 잘 알려진 아이젠하워식 정리법(THROW 법칙)
- Throw away(더 이상 필요 없으면 버려라)
- Hand over(다른 사람에게 넘겨줘라)
- Right now(지금 당장 처리하라)
- Order(지시할 수 있는 업무는 지시하라)
- Worry a Problem out(4가지 법칙에 따라 모든 문제를 고심해서 풀어나갈 것)<42~44쪽>
시간(Time), 인간관계(Human), 정보(Information), 공간(Space)이 잘 정리정돈된 상태에서는 창의성, 집중력, 문제해결 능력도 높아진다.
정리정돈을 위한 5가지 원칙
- 버려라
- 줄여라
- 정하라
- 나눠라
- 바꿔라<58~59쪽>
한 가지 일을 하다가 다른 일로 전환하는 데 걸리는 시간은 25분 정도<108쪽>
핵심만 담긴 간결한 보고서
1. 결론이 분명해야 한다. 기승전결 또는 개요-결론-논거-과제의 4단 구성이 일반적인 보고서의 형식이다.
2. 근거가 정확해야 한다. 객관적인 통계 자료나 수치 자료가 뒷받침되어야 한다.
3. 하나의 보고서에는 하나의 주제만 서술되어야 한다.
4. 보고서는 핵심 위주로 짧고 쉽고 구체적으로 써야 한다. '3스텝 3S원칙' 1단계에서 보고 목적과 결론을 제시하고, 2단계에서 근거와 논리를 뒷받침하고, 3단계에서 향후 실행 계획을 구체화하는 것이다. 3S원칙은 짧고(Short) 쉽게(Simple) 구체적(Specific)으로 쓰라는 것이다.<113~114쪽>
CIA의 정보 보고서 작성의 기본 10원칙
1. 결론 먼저 서술
2. 정보의 조직화, 체계화
3. 보고서의 형태 이해
4. 적합한 언어 사용
5. 단어의 경제적 사용
6. 생각한 것을 분명하게 표현
7. 능동태 표현
8. 자기가 작성한 보고서를 스스로 편집
9. 정보 사용자의 수요를 분명히 알 것
10. 동료의 전문지식과 경험 활용<119~121쪽>
인맥 관리
첫째, 때론 다수보다 중요한 소수에 투자해야 한다.
둘째, 스마트 시대에는 스마트한 인맥 관리가 필수다.
셋째, 항상 경청하는 자세를 잊지 말아야 한다. "1분 말하고 2분 듣고 3번 맞장구치라."
넷째, 입버릇처럼 내뱉는 비난 습관을 버려라.
회사에서 가장 조심해야 할 것은 바로 '입'이다. 말은 한 사람의 입에서 나와 천 사람의 귀로 흘러 들어간다. 인맥 관리의 시작도 입이요, 끝도 입에서 비롯된다. 품격을 나타내는 품(品)자에 입 구(口)가 3개나 있는 의미를 잘 생각해봐야 한다.<128~131쪽>
직장생활을 하면서 받는 스트레스는 그 원인이 대부분 '인간관계'에서 비롯된다.
김 대리가 휴가를 내기 위해 부장에게 휴가 결재를 올렸다. 김 대리의 휴가 신청서를 보고 부장이 말한다.
"김 대리, 1년은 365일이지? 하루는 24시간이고 그 중 자네 근무시간은 8시간이지? 하루의 3분의 1을 근무하니까, 결국 1년에 일 하는 날은 122일밖에 안 된다는 얘기야. 그 중에서 52일의 일요일이 있고, 반만 일하는 토요일을 26일로 치면 겨우 44일 남는군. 그 44일을 자네가 전부 일을 하나? 밥 먹는 시간, 화장실 가는 시간, 담배 피는 시간까지 합치면 하루에 최소한 3시간은 빠진다고. 그걸 다 빼면 자네가 일하는 시간은 27일밖에 없다는 말이네. 게다가 자네 여름휴가는 열흘이지? 그럼 17일이 남는군. 그 중에서 새해, 설날, 근로자의 날, 어린이날, 석가탄신일, 현충일, 제헌절, 광복절, 추석, 개천절, 한글날, 크리스마스, 그리고 회사 창립기념일까지 휴일이 총 16일이나 되는군. 결국 자네가 제대로 일하는 날은 1년에 딱 하루라 이거야. 그런데 그 하루마저 휴가를 내면 아예 놀고 먹겠다는 건가? 자네도 입이 있으면 대답 좀 해보게."
그러자 김 대리가 억울한 표정으로 말한다.
"부장님, 저는 너무 피곤해요. 왜 그런지 이유를 말씀드리죠. 우리나라 5,000만 명 인구 중에 3,000만 명은 노인이나 실업자 아니면 퇴직자들이죠. 그럼 남은 인원은 2,000만 명입니다. 그중에서 1,600만 명은 학생이거나 어린이들이죠. 그럼 400만 명이 남습니다. 현재 100만 명이 국방을 위해 군대에 있거나 방위사업체 근무 중이고, 100만 명은 국가공무원입니다. 그럼 200만이 남는거죠? 또 180만 명이 정치를 하거나 지자체 공무원들이니 남는 건 20만 명, 그중에 18만 8,000명이 병원에 누워 있으니 겨우 1만 2,000명이 남죠. 그리고 1만 1,998명이 감옥에 가 있으니 결국 두 명이 남아서 일을 하고 있다는 얘깁니다. 바로 부장님과 저! 그런데 부장님은 매일 제가 올린 보고서에 결재만 하고 있으니 실제로 일하는 사람은 대한민국에서 오직 저 하나뿐이라고요. 제가 얼마나 피곤한지 아시겠죠? 휴가를 꼭 가야겠습니다."
"직장인의 이직은 회사를 떠나는 것이 아니라 직장상사를 떠나는 것이다."<135~136쪽>
파킨슨 법칙
업무는 그것을 완수하는 데 필요한 시간에 맞게 작업 시간이 늘어난다(Work expands so as to fill the time available for its completion)
아무리 사전 계획에 맞춰 일을 진행하더라도 촉박한 일정에 다가가서야 일처리가 빨리 진행되는 것은 부정할 수 없다. 데드라인에 맞춰 일을 급하게 처리하는 '마감 증후군' 때문이다.<151쪽>
올바른 업무지시 5원칙
1. 시간은 정확하게 명시할 것
2. 작업 우선순위를 재배치할 것
3. 관계 업무를 정의할 것
4. 중간보고의 형태를 정의할 것
5. 작업 측정 단위를 명시할 것<166쪽>
채용 과정에서 예전보다 평판 조회가 더욱 강조되고 있는 이유는 뭘까?
첫째, 입사지원서 또는 이력서의 진위 여부의 판단이 어려워졌기 때문이다.
둘째, 면접에 대한 서적, 강의 자료들이 웹사이트에 넘쳐나면서 면접 꾼들이 생겼기 때문이다.
셋째, 객관적인 이력서 데이터보다는 구직자를 직접 평가할 수 있는 면접의 중요성이 더욱 높아졌기 때문이다.
평판 관리는 어떻게 해야 할까? 외모(Appearance), 능력(Ability), 태도(Attitude)의 3가지 A를 잘하면 된다.<221~223쪽>
직장인이 버려야 할 답변 습관
- 변명을 중심으로 서두를 시작한다.
- 핵심 없이 장황하게 설명한다.
- 형용사와 부사를 많이 사용한다.
- 사실과 개인의 의견을 구분하지 않는다.
- 소극적인 자세로 응답한다.<229쪽>
CODE 답변 방법
첫째, 결론(Conclusion)을 먼저 답변하라.
둘째, 객관적(Objective)으로 답변하라.
셋째, 구체적(Detailed)으로 답변하라.
넷째, 요점(Essence) 중심으로 답변하라.<229~230쪽>
비즈니스 응답 스킬
질문하기 원칙
- 질문의 의도가 명확해야 한다.
- 간략하고 구체적으로 질문한다.
- 답변이 부정확할 때는 다시 묻는다.
- 여러 가지 질문을 한꺼번에 하지 않는다.
응답하기 원칙
- 질문 의도를 정확하게 파악한다.
- 결론부터 먼저 말한다.
- 간략하고 명쾌하게 답변한다.
- 근거나 사례를 제시해 설득력을 높인다.<231쪽>
천재의 기억보다 바보의 기록이 정확하다<235쪽>
멀티태스킹은 업무에 큰 도움이 되지 않는다.
인간의 두뇌는 동시에 여러 가지 일을 처리하는 것에 최적화되어 있지 않다.
멀티태스킹 습관을 연구한 오하이오 대학교 연구팀은 대학 이름을 따서 'OHIO' 업무 방법을 권장한다. OHIO(Only Handle It Once)란 '일단 손에 들어온 한 가지 일은 즉시 처리해야 한다'는 뜻이다. 한가지 일을 완벽하게 처리하고 다음 업무로 넘어가는 게 작업 시간도 줄이고 제대로 일하는 습관이다.<238~241쪽>
정리정돈은 생활화 되면 실로 그 영향력은 크다고 보여진다. 시간과 공간을 더욱 활용할 수 있고 내실을 기대할수도 있다.
당장 책상 위를 보면서 정리정돈이 필요하다고 생각된다면 이 책을 읽고 시작해 보길 권한다.