잘 통하는 보고서 작성의 비밀

잘 통하는 보고서 작성의 비밀 - 1,000만 직장인을 위한 성공적인 보고서 작성의 4가지 조건 ㅣ 직장인을 위한 보고서 시리즈
임영균 지음 / 한빛미디어 / 2025년 7월

"한빛미디어 서평단 <나는 리뷰어다> 활동을 위해서 책을 협찬받아 작성된 서평입니다."

어릴 때부터 배우는 보고(報告)

초등학교 때였는지 중학교 때였는지 기억은 가물가물합니다만 한문 시간에 나왔던 문장 중에 '출필면 반필고(出必面 反必告)'라는 글이 있었습니다. 해석하자면 집을 나설 때 얼굴을 보이고 돌아오면 보고하라는 뜻입니다. 이런 문장을 당시에는 그냥 외워야 했지만 지금에 와서 보면 그렇게라도 피교육자에게 학습을 시켜 보고의 중요성을 깨닫게 해야 한다는 의미였다고 보입니다. 제가 성장하던 중학교 시절은 5공화국이 막 끝난 시점이었기 때문에 우리의 일상에도 군사문화가 남아 있었기 때문이라 생각할 수도 있습니다. 하지만 그때나 지금이나 보고의 중요성은 두말할 나위가 없을 거 같습니다. 지금도 군대를 가면 보고 철저는 제대를 하는 순간까지 잊지 말아야 할 점이고요. 특히 직장 생활을 하게 되면 더욱 중요한 부분이 보고라는 건 직장인이면 이구동성으로 언급할 거라 생각합니다.

중요하지만 배운 적 없는 보고

앞서 언급한 것처럼 보고의 중요성은 일상을 살아가며 무수히 확인과 강요를 받으며 살아갑니다. 잊으려야 잊을 수 없을 정도로 말이죠. 하지만 보고를 어떻게 해야 하는지, 그리고 어떻게 해야 잘 하는 보고인지는 정규 교육을 통해선 가르쳐 주거나 배운 적이 없습니다. 요즘은 학교에서 이런 것도 가르쳐 주는지 모르겠지만 제가 지난 세월 동안 느낀 건 그랬습니다. 사회에 나와서 숱하게 많은 보고서를 쓰고 깨지고 욕먹기를 반복하면서 어떻게 하면 이 고통에서 벗어날까 하는 심정에 교육을 수강하고 보고서 쓰는 법이란 책을 읽으며 깨닫게 되었지요. 그렇다고 아직도 스스로 완벽하다고 생각하기는 어렵습니다.

글로 하는 보고

저자도 언급한 부분이지만 보고 방식으로 보면 크게 두 가지로 나뉩니다. 구두(口頭)와 서면(書面)입니다. 구두는 말 그대로 말로 하는 겁니다. 직접 대면해서 말로 하는 것도 있고요. 전화, 영상 통화 같은 방식도 구두로 하는 방법입니다. 서면은 문서로 하는 걸 말하죠. 긴급을 요하는 경우를 제외하고는 대개 서면 방식을 택합니다. 아무래도 말로 하는 간결한 설명보다는 내용이나 의사 전달이 명확해질 수 있기 때문이고요.

그렇지만 이 글로 하는 보고도 애로가 참 많습니다. 이 책에서는 10가지 이유를 소개하고 있는데요. 수많은 보고서들이 이런 이유로 오늘도 다시 쓰기를 강요받고 있을 거라 생각됩니다.

보고서의 핵심은 '나의 견해를 상대방에게 핵심만 추려서 설득력 있게 말하기'라고 생각합니다. 결국 잘 쓴 보고서는 이걸 잘 표현한 문서일 것이고요. 여기에는 글, 그림, 표 등이 반영됩니다.

무엇보다 3W1H라고 말하는 Why, What, How, So what의 순서로 보고하는 것이 중요합니다. 이러한 보고서 체계는 전 세계 어디나 동일하게 요구되는 부분입니다.

잘 통하는 보고서 작성의 비밀

보고서 작성의 비밀이라고 해서 지금껏 내가 모르는 보고서 작성 방법이 있나 싶었으나 그런 건 아니었습니다. 다만 지금껏 수많은 시행착오를 겪으며 깨닫게 된 것들을 다시금 확인할 수 있는 시간이었습니다. 지금은 알고 있지만 사회 초년생일 때 이런 내용들을 알았다면 좋았을 것들이라고 생각하는 점들도 분명 이 책에는 담겨 있습니다.

업무를 하면서 보고서를 쓰지 않는 일은 없을 겁니다. 누군가는 이미 만들어진 틀에 내용만 채워 넣는 일을 하는 사람도 있겠지만, 대개는 늘 하얀 종이 위에 한 글자씩 또 써 내려가야 할 겁니다. 빈 종이를 쳐다보며 '무슨 내용을 쓸까?'를 고민하지 말고 이 책에 언급된 다양한 기술을 활용해 멋진 보고서를 만들어 보면 어떨까 싶네요. 분명 보고서를 작성하는 데 중요한 요소들이 기술되어 있다는 걸 보장합니다.