25분 회의

25분 회의 - 간결하고 효과적인 회의의 힘
도나 맥조지 지음, 이정미 옮김 / 미래의창 / 2020년 2월

조직이나 모임이 운영되는 곳에는 언제나 회의가 있다. 회의(會議, conference)란 여럿이 모여 의논하는 것을 말한다. 회의를 하는 이유는 특정하는 문제를 해결하거나 의견을 나누는 것이 필요하기 때문이다. 민주주의가 바탕이 되기 때문이기도 하다. 혼자 있다면 회의가 필요없지만 2명 이상이 모인다면 분명 똑같은 생각을 가지는 경우는 없다. 서로의 의견을 주고받으며 더 나은 의사결정을 하기 위한 과정이다.

그런데 문제는 회의가 중구난방인 경우가 많다. 효율을 위해 회의라는 행위들을 하는 것인데 정작 회의를 하다보면 삼천포로 빠지거나 시간만 보내기도 하고, 참여한 사람들의 의욕이 없는 등 다양한 요인들로 인해 회의 자체에 대해 회의감이 들 때가 많다. 더구나 업무를 수행하기 위해 회의를 해야 하는 상황에서 이같은 문제점들이 발생하는 건 무척이나 안타깝고 비효율적인 것이다. 그래서 짧고 분명하며 생산적인 회의, 업무를 효율적으로 처리하기 위한 회의가 필요하다는 데 의견을 같이 한다. 그래서 이 책의 저자는 『25분 회의』를 주장한다.

25분 회의는 문제 파악에 12분, 의견 공유에 8분, 결정 및 행동에 5분을 할애하여 도합 25분의 시간 동안 회의를 하는 것이다. 25분이란 시간이 알차게 사용되기 위해서 협업을 통해 필요한 회의 준비, 준비된 상태로 회의 참석, 서로 소통하고 의견을 나누며 회의에 적극적으로 참여하는 단계가 필수적으로 요구된다.

저자가 25분 회의를 위해 제안하는 사항들은 업무 현장에서 꼭 반영할 필요가 있다. 지금까지 여러 직장에서 근무를 하면서 대부분의 현장은 회의라기보다 대표나 관리자의 업무지시나 공지사항을 전달하기 위한 수단으로 이용되고 있는 것이 현실이다. 굳이 모이지 않아도 될 것을 모여서 일방적인 전달만 하는 것이 일반적인 회의다. 이러한 회의 방식은 각자의 시간만 축내는 일이 아니겠나.

회의 방식을 고민하는 것 경영의 효율을 위함이다. 바르고 다수가 인정할 수 있는 의사결정을 위한 것이라면 그에 따른 회의를 해야 한다. 자신이 참여하고 있는 회의가 문제가 있다고 판단되면 25분 회의와 비교해 어떤 문제가 있는지 검토하고 반영해보는 것도 좋을 것이다.