직장인이라면 보고서가 중요하다는 것을 많이 느낍니다. 아무리 작은 일을 하든 보고서는 필요합니다.
이 책 《마음을 움직이는 보고서 작성법》은 그런 보고서에 관한 이야기를 담고 있습니다.
업무나 사업이 잘 흘러갈 때나 반복된 업무에 관한 보고서가 중요하지 않을 수 있습니다. 기존 자료를 바탕으로 변동사항을 확인하는 정도만 돼도 충분합니다.
그러나 보고서에 담긴 업무에 문제가 생기면 달라집니다. 보고서를 보고 명확하지 않은 부분에서 문제가 더욱 심각해지고 다른 부서와 파워게임이 될 수 있습니다.
정신과 육체 모두 피곤해지는 일이 펼쳐지지 않게 미리 보고서를 꼼꼼히 작성해 두는 게 좋습니다.
보고서는 결국 상사가 의사결정을 하도록 도와주는 문서입니다. 쓰고 있는 보고서에 상사의 의사결정에 어떤 역할을 할 것인지 생각하고 작성해야 합니다.
보고서는 논술시험이 아닙니다. 그럴싸한 단어와 아름다운 절충안으로 맺어져선 안 되고 작성 근거로 자신의 생각을 적어서도 안 됩니다.
보고서 작성을 지시한 의도를 잘 파악해야 쓸데없는 곳에 에너지를 낭비하지 않습니다. 직급이 높아질수록 결정권자의 지시 의도가 제대로 파악 전달되지 못하면 부서 전체가 혼란에 빠집니다. 그래서 적나라하게 메모하는 습관을 들이는 게 좋습니다. 지시를 내리는 상사가 쓰는 표현 그대로 받아 적는 습관을 만듭니다.
모든 지시에는 나름의 이유가 있는데 여러 상황 속에 숨겨진 경우도 많습니다. 상사가 원하는 방향을 초안으로 확인한 뒤 본격적으로 보고서를 쓴다고 해도 쉽지 않습니다.
여러 번의 보고 과정을 거치면서 서식과 문구는 바뀔 순 있어도 그렇게 만들어진 논리는 끝까지 살아남는 경우가 많습니다.
초안 작성자가 가질 수 있는 강력한 권한입니다. 보고서 형식과 작성기법은 천차만별이지만 일반적으로 통용되는 틀이 있습니다.
추진 배경에는 보고서를 왜 쓰게 되었는지를 작성합니다. 추진 배경에는 전달하고자하는 바를 정확하게 밝히는 데 중점을 두어야 합니다.
현황과 문제점을 별도 목차로 구분지어야 하는지 모호하지만 현황이 곧 문제점을 보여주는 경우가 많기 때문입니다.
보고서에 있어 가장 중요한 부분은 주요 내용으로 분량 면에서는 절반 이상은 할애해야 합니다. 주요 내용은 입체적으로 서술하는 것이 좋습니다.
내용은 대응방안일 수도 있고 새로운 아이디어일 수도 있습니다. 전달할 내용이 정리됐다면 정리된 내용을 가지고 구체적으로 기술해 결정권자가 판단을 하게합니다.