회사생활에서 꼭 갖춰야할 나만의 무기

횡설수설하지 않고 핵심만 말하는 법
야마구치 다쿠로 지음, 김슬기 옮김 / 유노북스 / 2021년 3월

핵심만 말하는 법 : 회사생활에서 꼭 갖춰야할 나만의 무기

 

두괄식.

회사생활에서 업무적인 대화의 기본은 결론을 먼저 말한다.

무조건.

상사에게 장황한 설명이라며 핀잔받아 본 적 있는가?

나 역시 사건의 발생 시간 순서대로 이야기할 때 마다 결론은 망했다.

-무슨 이야기를 하고 싶은 건데?

상사의 질책보다 무서운 건 말하다 보면 나도 무슨 말을 하는지 헷갈려진다는 점이다.

비즈니스 대회법은 이야기의 결론을 먼저 확정 짓고 다음 말로 풀어가는 방식이라는 상식을 깨달은 건 꽤나 시간이 흘러야 가능했다.

이 책을 신입사원 시절에 알았더라면 좋았을 텐데.

 

요약력은 정보의 핵심을 파악하고, 때와 장소에 맞게 간결하고 논리적으로 전달하는 능력이라고 저자는 요약한다.

결국 말을 전할 때 제일 중요한 것은 꼭 전달해야 할 정보에 집중하라는 이야기다. 곁가지에 굳이 이야기를 할 필요 없는 정보까지 전달하려다 보니 장황해지고 핵심을 파악하기 어려운 상황에 직면한다.

정보가 많아야 상대방이 이해할 수 있으리라는 믿음을 믿고 있기 때문이기도 하다. 상사뿐 아니라 부하직원에게도 이런 마인드는 대화를 어렵게 만든다.

 

핵심만 말하는 3단계 요약의 기술은,

1단계 정보 수집 (양질의 정보를 모음)

2단계 정보 처리 (정보를 그룹으로 나눔)

3단계 정보 전달 (상대에게 간결하게 전달)이다.

 

이 책은 3가지 단계의 정의와 효율적으로 활용할 수 있는 전략을 설명한다고 보면 된다.

다양한 예시를 통해 독자가 요약해서 말하는 대화의 힘을 직접 느낄 수 있는 구성으로 채워져 있다.

 

선배들에게도 자주 들었던 충고이고 책을 통해서도 접할 수 있는 전제조건 하나는 꼭 명심해야 한다.

보고를 할 때는 내가 하고 싶은 말을 하는 것이 아니라 상대방이 듣고 싶은 말을 하라는 것이다.

정보를 왜곡하거나 결론을 원하는 방향으로 내라는 의미가 아니라 전달 측면에서 보고를 받는 사람이 꼭 들어야할 내용과 동일한 수준의 어휘와 용어사용, 배경지식의 눈맞추기, 선택을 할 수 있는 예시의 나열 등을 의미한다. 앞서 이야기한 두괄식 구성과 핵심을 요약하는 전략적 전달이 구성되어야 한다.

 

전달하는 대화뿐 아니라 비언어적 요소까지 정확하게 합일되도록 노력해야 한다는 점도 저자는 놓치지 않고 조언한다.

 

1단계. 정보수집

정보의 질을 높이기 위해 제대로 된 질문, 그리고 본질을 꿰뚫을 수 있는 질문의 방법을 내재화할 필요성을 강조한다.

3가지 질문법은

-Why : 정보의 신빙성을 높일 때 효과적, 이유나 근거, 증거를 손에 넣는 질문

-How : 미래의 행동, 전개, 대책으로 연결되는 정보를 얻을 수 있다

-If : 앞으로의 행동지침이나 판단기준이 될 수 있는 정보를 얻을 수 있다.

이렇듯 정보를 수집할 때 올바른 질문을 던지는 것만으로도 효과적이 수집이 가능하다.

닫힌 질문과 열린 질문의 차이를 통해 편향성을 막는 방법에 대한 방법론을 얻을 수 있는데, 질문의 요령이 결국은 답변의 수준을 이끌어내는 노하우라고 할 수 있다.

 

2단계. 정보정리

힘들게 모은 정보를 분류하고 머리속에서 꺼내기 쉽게 정리해 놓은 일은 체계적인 노력과 습관이 필수적이다. 책상이 어지러운 사람은 결코 할 수 없는 일이기도 하며, 효율적인 생각하기와 말하기에서 다른 사람과의 차이가 많이 날 수 있는 단계라고 할 수 있다.

목표부터 시작해서 거꾸로 정리하는 방법이나 그룹화 사고를 하는 방법이 정리하기 위해 기본적으로 쌓아야 할 기초지식이다.

중요한 순서대로 말하기와 마찬가지로 정리하기도 동일하게 진행하며, 용도 폐기할 정보는 확실하게 머리 속 쓰레기통에 버려야 한다. 잡다한 정보가 이리저리 엉켜 있다면 정작 중요한 상황에서 올바른 정보를 꺼내 오기 어려울 수 밖에.

 

3단계. 정보전달

지루한 서론을 횡설수설하는 버릇이 있다면 가장 먼저 버려야할 습관이다.

마찬가지로 상대방이 질문하는 경우 진의를 파악하는 것도 어설프게 대화가 이루어지는 원인 중 하나이며, 중요한 정보를 체계적으로 브리핑하기 위해서 진짜 의도를 파악하는 예리한 캐치법을 염두에 두어야 한다.

가장 중요한 말하기 순서는 줄기 > 가지 > 잎으로 말하는 것이다. 상대방에게 핵심메시지를 정확히 전달하고 상황에 따라 후반부 설명은 생략하거나 자료로 제출하는 상황이 와도 정확히 전달하고자 하는 내용을 완료할 수 있다.

구체적인 숫자와 고유명사로 내용을 명확히 하는 방법은 대화의 객관성과 신뢰성을 높인다. 특히 숫자는 듣는 이로 하여금 대화의 근거가 사실에 입각한다는 느낌을 강하게 주기 때문에 설득하기에도 쉽고, 대응방안으로의 대안설정을 할 때도 기준점이 될 수 있다.

비유를 통해 설명한다면 보다 구체적인 이미지를 전달할 수 있어서 이해와 공감을 얻어낼 수 있다.

상대방도 익히 알고 있을 만한 본래의 상황과 본질이 같은 예시를 찾아서 제시하는 것이다. 이미지화 할 수 있는 대상이라면 더욱 효과적이다.

 

3단계는 우리가 대화를 하기 위해 자동적으로 행하고 있는 단계이기도 하다.

다만 단계의 전후관계가 섞이거나 단계별 핵심적인 내용은 신경 쓰지 않고 말하기 때문에 횡설수설하게 되는 셈이다.

지금까지 잘 해왔더라도 단계를 이해하고 저자가 알려주는 전략을 체화한다면 한번 더 발전한 보고의 달인이 될 수 있겠다는 생각이 든다.

비즈니스에서 보고서와 함께 구두 보고는 일하기의 기본이다.

설득력 있고 논리적인 보고는 일의 목표를 명확히 할 수 있는 기반을 제공하고 성과를 낼 수 있는 전제조건이 된다.

핵심적인 내용을 공감하여 지원군을 얻고 칭찬받으며 일할지 말지를 선택하는 것은 결국 직장인의 기본적인 능력에 좌우된다.

능력향상을 위해 책 한 권에서 얻을 수 있는 지식이 이처럼 대단한 효과를 가져올 수 있다는 점을 새삼 깨달을 수 있었다.

 

 

*출판사에서 도서를 제공받아 작성한 서평입니다.