정리의 스킬

정리의 스킬 - 업무 능력을 열 배 향상시키는 직장생활 노하우!
유영택 지음 / 가나북스 / 2020년 2월

정리좀 해라. 어렸을 때 부모님들께 많이 들었던 말이었다. 어른이 된 지금, 여전히 정리를 잘 못하면서도 이젠 내 아이들에게 내가 들었던 말을 되풀이 하고 있다. 정리가 중요하다는 걸 알고 있기 때문이다.

정리는 물건을 줄이는 것이고, 정돈은 물건을 사용하기 쉽게 배치하는 것을 의미한다. 그래서 물건을 배치하기 전에 버리는 것이 중요하다. 저자가 강조하는 정리의 기본은 원칙에 따라 분류하는 것이다. 정리를 할 때 원칙을 바로 정하면 나중에 찾아 쓰기가 수월해진다.

이 책의 구성은 크게 세 부분으로 이루어져 있다. 1부에서는 정리를 왜 해야하는지, 정리를 잘 하면 무엇이 좋은지 등 정리를 해야 하는 이유와 개념을 설명하고, 2부에서는 정리의 다섯 가지 원칙을 설명한다. 마지막으로 3부에서는 정리 하는 다섯 가지 기술을 소개한다.

저자가 설명하는 다섯 가지 정리의 원칙은 첫째, 쌓아두지 말 것, 둘째, 원칙을 가지고 분류할 것, 셋째, 꺼내 쓰기 쉽도록 정리할 것, 넷째, 정리를 습관화할 것, 다섯째, 정리하는데 그치지 말고 적극 활용할 것 등이다. 그리고 저자가 소개하는 정리의 기술은 업무를 분석하여 자료 분류 항목을 정하기, 분류 방식 정하기, 디지털 자료와 종리 자료를 같은 분류방식으로 정리하기, 자료를 수시로 체크하기, 나만의 방법을 찾기 위해 연구 하기 등이다.

많은 직장인들이 자료를 찾는데 어려움을 겪고, 업무 시간 중 매일 15~30분 정도의 시간을 할애하고 있다고 한다. 년 단위로 환산하면 무려 매년 60시간 정도를 자료 찾는 일에 허비하는 것이다. 이 시간만 줄여도 매년 7.5일의 여유 시간을 만들어 낼 수 있고, 그만큼 업무 효율이 좋아질 것이다. 이제는 Know-how가 아니라 Know-where가 필요한 시대이다.

난생처음 실무엑셀 속성과외

난생처음 실무엑셀 속성과외 - 엑셀의 신과 함께 하는
심지은 지음 / 황금부엉이 / 2020년 1월

직장 생활을 하기 전까지는 엑셀이 왜 필요한 지 관심도 없었다. 아니, 엑셀이라는 존재 자체에 무관심 했었다. 그러나 직장 생활을 시작하면서, 많은 숫자들을 다뤄야 하고, 많은 정보와 데이터베이스를 관리하기 시작하면서 엑셀의 필요성을 조금씩 느껴갔고, 차츰 엑셀이 없었더라면 이 많은 일들을 어떻게 할 수 있었을까 가슴을 쓸어내기도 하고, 엑셀을 만든 ‘분’에게 존경과 감사를 보내지 않을 수 없었다. 엑셀은 직장인에게는 직장 생활 그 자체이다.

개인적인 생각으로 엑셀을 미리 배워두는 것은 쉽지 않고, 그다지 효과적이지 않은 것 같다. 10년이 넘는 기간 동안 엑셀을 사용하고 있지만, 대체 엑셀의 끝은 어디일지 알 수 없다. 이런 기능도 있을까 생각하며 찾아보면 그런 기능이 있다. 그리고 실제 내 업무에서 사용하는 기능은 그리 많지 않고 몇 가지로 제한된다. 그렇기 때문에 가장 기본적인 엑셀의 기능과 원리 정도를 이해한 후, 실무를 하면서 필요한 기능을 하나씩 익혀 가는 것이 보다 효과적으로 엑셀을 사용하는 방법인 것 같다.

이 책은 제목처럼 처음 엑셀을 접하는 직장인을 대상으로 하고 있는 듯 하다. 기본적인 엑셀의 기능, 흔히 함수라고 하는 것들과 편집하는 방법들을 소개해 준 뒤, 데이터를 관리하고 분석하는 방법, 데이터를 계산하고 처리하는 방법, 마지막으로 매크로와 VBA를 간단히 설명하고 있다.

나는 중급 사용자여서 매크로와 VBA를 배우고 싶었는데, 이 부분은 생각보다 내용이 부족해서 아쉬웠다. 그렇지만 여전히 엑셀의 기능을 많이 모르는데, 필터 기능을 사용하면서 불편하게 여겼던 점이 있었는데, 역시 그것을 해결할 수 있는 기능이 있었다. 원본 데이터는 유지하면서 필요한 조건의 자료만 별도로 뽑아볼 수 있어서 데이터가 방대할수록 유용한 기능이다.

나는 실무에서 부딪치며 엑셀을 배우고, 익혔다. 책도 보고, 구글링도 하면서 다른 고수들의 도움도 받았다. 엑셀을 이용해서 다양한 일들을 처리하면서 느끼는 것은 단순히 함수를 많이 알고 있다고 해서 엑셀을 잘 사용한다고 할 수 없다는 것이다. 엑셀을 잘 사용하기 위해서는 창의적인 접근을 할 수 있어야 한다. 문제 상황에서 어떻게 엑셀의 기능을 이용해서 문제를 해결할 것인지 고민하고, 다양한 함수들을 조합해 보는 것을 연구해야 한다. 그래야 엑셀의 실력이 늘고 업무 효율을 높여갈 수 있다.

나의 경우, 동료 직원과 같은 업무를 처리하는 과정에서 반나절 정도를 어떻게 엑셀을 이용해서 쉽게 해결할 수 있을지 고민하고 연구해서 몇 가지 함수를 조합해서 방법을 찾아냈다. 업무를 처리하기까지 반나절의 시간이 걸렸다. 동료는 내가 고민하는 동안 일일이 직접 처리해서 반나절 만에 완료했다. 같은 시간이 걸렸지만, 이후 같은 업무를 다시할 때 나는 30분도 안 걸렸지만, 그 동료는 여전히 반나절의 시간을 사용해야 했다. 내 업무에 맞는 방법을 찾는 과정에서 많은 고민이 필요하지만 그 이후 업무 처리 속도는 빛처럼 빨라질 수 있는 것이 바로 엑셀의 매력일 것이다.

목 어깨 등 통증 극복하기

그림으로 쉽게 이해하는 목.어깨.등 통증
Masaki Tezuka 지음, 정효준.서준원 옮김 / 신흥메드싸이언스 / 2019년 12월

컴퓨터와 스마트폰의 사용 덕분에 삶의 속도는 빨라졌고, 편리해졌지만, 그와 더불어 현대인이 숙명처럼 안고가야 할 질환이 생겼다. 장시간 컴퓨터를 사용하고, 늘 스마트폰을 내려다 보니, 어깨와 경추의 질환은 피할 수 없는 것이 되었다. 흔히, 거북목 증후군이라고 불리운다.

나도 업무상 종일 컴퓨터를 써야 하고, 퇴근하면 또 스마트폰을 붙들고 살다보니, 목과 어깨가 자주 결려서 걱정이 되었다. 정확하진 않더라도 신문 기사 등을 통해 대략적인 원인을 예상하더라도 안 쓸 수 없다 보니, 별다른 대책도 없었다. 점점 통증의 주기가 짧아지고, 지속되니 치료법 찾는 것을 더 미룰 수도 없었다. 아니, 치료법이라기 보다는 예방법이 더 궁금했다.

이 책은 제목처럼 말로 설명만 하지 않고, 그림으로 한번 더 보여주니, 직관적으로 이해하기 쉽다. 왼쪽 페이지에서 간단히 내용을 설명하고, 오른쪽 페이지에서 그 내용을 그림으로 다시 보여주고 있다.

이 책은 총 다섯 개의 장으로 구성되어 있다. 먼저 근골격계 통증을 설명하고, 목, 어깨, 등이 아픈 원인을 제시하고, 목, 어깨, 등의 통증을 해소할 수 있는 생활 방식을 제안한다. 그리고 마지막으로 어깨가 결릴 때 어떻게 결림을 해소하고, 예방할 수 있는 스트레칭과 운동을 소개해 준다.

문제를 해결하기 위한 방법은 문제의 원인을 알고, 원인을 제거하는 것이다. 어깨결림의 가장 큰 원인은 근육의 피로와 혈액 순환 장애이다. 이것은 나쁜 자세와 생활 습관, 운동 부족, 스트레스에서 기인한다. 그러므로 목, 어깨, 등의 통증과 결림을 제거할 수 있는 가장 기본적인 것은 목과 어깨에 부담을 주지 않는 바른 자세와 생활 습관, 적절한 운동과 스트레스를 받지 않으려는 마음가짐이다.

요즘은 3, 40대도 오십견으로 병원을 찾는다고 한다. 젊다고 방심하면 안 된다. 오히려 젊은 사람들이 컴퓨터와 스마트폰을 더 오래, 많이 사용하기 때문에 더 위험에 노출되어 있다. 바른 자세와 생활 습관, 적절한 운동으로 목과 어깨, 등 건강을 잘 지키는 것이 현명한 일이다.

1%비법?

99%가 실천하지 않는 단 1%의 업무 비법 ㅣ 비즈니스 코믹 시리즈 1
고노 에이타로 지음, 마쓰우라 마도카 그림, 박지은 옮김 / 비씽크(BeThink) / 2019년 6월

이런 종류의 책을 읽을 때마다 느끼는 것이 몇 가지가 있다. 먼저 일본인들이 좋아하는 제목 스타일이 있단는 것이다. 일본인들은 주로 숫자로 표현하는 것을 선호하는 듯 하다. ~하는 ~ 가지 방법 등의 제목 말이다. 이 책도 99%가 실천하지 않는 1% 비법이라고 되어 있는 것처럼 말이다. 또 하나는 딱딱할 수 있는 내용을 만화로 쉽고 재밌게 이야기한다는 점이다. 직장 생활 잘하는 방법인데, 만화로 그려주니, 부담없이 쉽게 읽을 수 있어서 좋다.

정말로 대부분의 직장인들이 실천하지 않는 1%의 업무 비법이 있을까? 업무력을 상승시켜 주는 35가지 법칙이라고 설명하고 있다. 그런데 막상 비법이 뭔지 살펴 보면, 에게? 이런게 무슨 비법야야 싶은 것들이 많다. 예를 들어, 자신감 있게 행동하라는 것과 두려워 말고 부딪치기 등이다. 그걸 누가 모르는가? 어떤 상황에서 어떻게 행동하는 것이 자신감 있게 행동하는 것인지 분명하지 않기 때문에 어려운 것 아닌가.

다른 한편, 가장 기본적인 가치를 지키는 것이야 말로 비법 아닌 비법이라고 말하고 있다. 직장 생활이야 업무와 더불어 많은 부분이 인간 관계로 이루어져 있다. 관계를 잘하는 사람은 업무 능력이 좀 부족하더라도 관계의 힘으로 상당 부분을 극복해 내기도 한다. 그래서 관계를 잘 유지하기 위한 노력도 업무 능력 계발의 한 부분이 되는 것이다.

이 책은 크게 4가지 영역에서 업무 비법을 다루고 있다. 먼저는 보고, 의사소통, 팀워크, 회의이다. 보고의 기술에서는 보고의 목적과 방법 등을 잘 설명해 주고 있다. 종종 보고는 단순히 정보를 많이 나열하는 경우가 있는데, 보통 상위 결정권자는 시간이 별로 없기 때문에 핵심만 요약적으로 설명하고 결정에 도움이 되도록 정리해야 한다. 또 인상적인 것 중 하나는 회의에서 1/8 법칙이다. 무슨 말인고 하니, 보통 많은 회사에서 회의는 지루하기 그지 없는 소모적인 일인 경우가 허다해 보인다. 회의에 많은 사람이 모여 각자 딴 짓을 하고 있고, 주재자 혼자서 계속 떠들다 끝나기 일쑤다. 그래서 1/8 법칙은 소요시간을 1/2로, 참여 인원을 1/2로, 회의 빈도를 1/2로 줄이면 전체 회의 시간이 1/8로 줄어들어서 효율성이 획기적으로 개선될 수 있다는 것이다. 회의의 목적은 달성하면서 소모적이지 않고 업무 생산력을 약화시키지 않는 좋은 방법처럼 보인다.

역경을 이기는 힘

역경에 약한 사람, 역경에 강한 사람
가토 다이조 지음, 이정환 옮김 / 나무생각 / 2019년 6월

역경 없는 인생은 없다. 우리의 인생은 크고 작은 역경을 통해 다듬어지고 성숙해 간다. 그런데 사람마다 역경을 대하는 자세나 마음가짐은 천차만별이다. 어떤 사람은 역경을 만났을 때, 이겨내고 극복해 가기 위해 노력하고, 방법을 강구하는가 하면, 어떤 사람은 작은 역경에도 힘들어 하고, 피해버리거나 좌절하기도 한다.

이 책은 전체 세 장으로 구성되어 있다. 그리고 역경을 대하는 사람들을 2종류로 나눠서 설명한다. 첫 번째 장에서는 역경에 강한 사람의 관점을 설명하고, 두 번째 장에서는 역경에 약한 사람의 심층을 분석한다. 마지막 장에서는 역경을 뛰어넘는 삶의 에너지를 탐구한다.

이 책은 다루는 주제의 무게에 비해 읽기가 어렵지 않다. 2~3페이지 정도로 짧게 한 가지씩 설명해 나간다. 시간 날 때 한 꼭지씩 읽어갈 수 있다. 또는 내가 궁금하거나 관심 있는 주제를 찾아 그 부분만 읽어도 좋다.

역경에 강한 사람이 되기 위해선 역경을 있는 그대로 받아들일 줄 알아야 한다. 그리고 그것을 통해 성장하고 발전할 수 있을 것이라는 긍정적인 마음이 있어야 한다. 그리고 상황을 현실적으로 바라볼 수 있어야 한다.

역경을 뛰어넘는 사람들의 에너지는 무엇일까? 저자는 이렇게 설명한다. 첫째 변화에 대해 유연하게 대응할 줄 알아야 한다. 둘째, 타인의 시선을 의식하지 않는다. 셋째, 긍정적으로 사물을 바라볼 줄 안다. 넷째, 고민의 원인을 확대해석 하지 않는다.

역경은 삶의 디폴트이다. 역경이 없기를 바라기 보다는 역경에 강한 사람이 되기 위해 노력한다면, 더 멋진 삶을 살 수 있을 것이다.