『보고서 작엉 원리』 좋은 보고서 만들기

보고서 작성 원리 with 파워포인트 - 좋은 보고서를 만드는 네 가지 원리
김연희 지음 / 길벗 / 2020년 12월

직장인이라면 누구나 보고서를 작성해 보았을 것이다. 나도 그렇다. 기존의 업무 보고서는 어려움이 없지만 산업이 급변하면서 새로운 업무를 직면하게 되면 창의적인 보고서나 특성을 담고 있는 보고서를 작성해야 할 때가 있다. 다양한 보고서를 구성하고 표현하는 방법을 담고 있는 책이라 읽게 되었다.

좋은 보고서는 기획-논리-직관-시각의 4가지 원리에 따라 작성해야 한다고 한다.

보고서는 업무에 관한 진행 사항이나, 결과, 계획 등을 정리한 문서이기에 필요한 정보만 전달해 보고 대상자의 이해를 돕거나 설득하는데 사용한다. 그래서 작성하기 전에 진행 중인 업무인지, 완료한 업무인지, 계획 예정인 업무인지 보고 시점을 파악해야 하며 보고 대상자도 고려해야 한다고 한다. 보고 대상이 한 명일 경우에는 문장 서술형 보고서를, 여러 명일 경우에는 발표 형식의 프레젠테이션형 보고가 적합하기 때문이다. 그리고 텍스트, 도해, 표, 차트, 이미지 등 다양한 자료를 활용해 작성해야 하기에 보고서의 자료 구성에 따라 보고서가 달라짐도 알아야 한다. 결국 기획 단계에서는 보고 시점, 보고 대상, 자료 구성을 파악하는 단계이다.

논리는 보고서의 내용을 논리적으로 구성하는 단계이다. 작성자의 생각을 대상자에게 정확하고 이해하기 쉽게 전달하는 것이 중요한 단계이다. 제목, 목차, 내용의 구조에 이르기까지 논리적으로 정리하면 대상에게 신뢰를 줄 수 있고 전달하고자 하는 내용을 정확히 전달할 수 있기에 중요한 단계다.

저자가 말하는 직관의 단계는 대상이 쉽게 이해할 수 있도록 정보를 구조화시키는 것을 의미한다. 텍스트로 정리된 서술형 보고서는 내용을 전부 읽고 나 후에야 이해할 수 있기에 시간이 오래 걸린다. 그래서 대상이 빠르고 쉽게 이해할 수 있도록 전체적인 구조를 생각하는 것이 직관이다. 그런 의미에서 도해는 직관적으로 정보를 전달할 있기에 직관의 Chapter에서는 도해 활용 방법을 자세히 담고 있다.

4단계 시각은 설득을 위한 보고서가 되기 위해서 무의미한 요소를 없애고 유의미한 요소로만 구성해야 함을 강조한다. 단순히 예쁘기만 한 것이 아니라 보고 대상이 필요한 정보를 쉽게 이해할 수 있게 함이 중요하기 때문이다. 핵심만 드러나도록 텍스트, 표, 차트, 이미지 등 디자인의 기본 원리에 맞게 배치하는 다양한 방법=통일, 배치, 정렬, 강조를 예를 들며 설명한다. 뒤이어 보고서의 색상 구성 방법과 시각적 구성 요소(텍스트, 표, 차트, 이미지, 아이콘과 여백)를 설명한 후 문서형 보고서가 아닌 프레젠테이션형 보고서 작성을 권유한다.

내게 가장 도움이 되었던 부분은 ‘실제 사례 보고서 Before & After’다. 기존 작성된 프리젠테이션 보고서를 제시한 후 수정을 할 부분에 대한 이유와 수정 후 자료를 제시함으로써 효과적으로 전달하는 보고서가 어떤 것인지 직관적으로 파악하게 한다. 보고서의 내용이 확 달라보이고 색하나 수정해도 전체적인 느낌이 달라 보임을 알 수 있었다. 그리고 책의 중간 중간 ‘무작정 따라하기’로 전문가의 조언을 제시하고 있어 따라하며 새로운 보고서 작성 방법도 알게 된다. 직장인들이 보고서 작성에 도움을 받을 수 있는 책이다.