『정리의 스킬』 성공적인 직장생활을 위한 노하우

정리의 스킬 - 업무 능력을 열 배 향상시키는 직장생활 노하우!
유영택 지음 / 가나북스 / 2020년 2월

쏟아지는 자료를 ‘지금은 바쁘니까 조금 이따가 봐야지.’하고 미뤄두다 보면 자료는 쌓이고 ‘나중에 봐야지.’ 하던 생각도 잊게 된다. 쌓이는 자료를 정리하기 위해 많은 시간을 쓰게 되고 정작 자료가 필요할 때는 찾다가 활용하지 못하는 경우도 있다. 그래서 직장생활을 하면서 자료정리의 필요성을 절감하고 있어 이 책을 읽게 되었다.

이 책은 30년간 공직생활을 한 저자가 보고서를 작성하고 책을 쓰는 과정에서 수많은 시행착오를 거치면서 자료정리의 중요성을 실감하면서 저자의 경험과 스킬을 이 책에 담았다고 한다. 이 책은 ‘정리 잘 하는 것이 일을 잘하는 것이다.’, ‘자료정리의 다섯 가지 원칙’, ‘업무능력을 향상시키는 다섯 가지 정리의 기술’ 3부로 나누어 자료정리의 중요성과 원칙, 정리기술의 다섯 가지 원칙에 대해 설명한다.

책을 읽으면서 자료를 찾는 시간이 궁금해졌다. 저자가 말하길 <도요타 정리술>에서는 10초 이내라 말하고, <끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기>에서는 1분 이상 걸린다면 서류를 파일링 하지 않고 쌓아두기 쉽다고 한다. 결국 내게 필요한 자료를 1분 전에 찾을 수 있는 자료정리여야 함을 알게 된다.

자료를 정리하는 원칙을 6가지 제시한다. ‘쌓아 두지 마라, 분류가 필수다, 꺼내기 쉬워야 한다. 습관해해야 한다. 활용이 생명이다.’이다. 쌓아 두지 않으려면 자료를 버리는 것부터 시작해야 하며, 자료를 처리하기 전에 판단하여 자료가 쌓이지 않도록 바로 결정을 내려야 한다. 분류할 때는 기존의 분류항목에 얽매이지 말고, 자료를 볼 때 ‘처음 드는 느낌’대로 분류하라고 권한다. 중요한 자료일수록 가까운 곳에 두어 꺼내기 쉽고, 제대로 관리할 수 있어야 한다. 서랍에 자료를 보관할 때는 낱장으로 보관하는 것이 아니라 ‘계층적 분류시스템’에 따라 파일철에 넣어서 보관하는 것이 좋다고 말한다. 3단 트레이, 파일서랍, 공용 캐비닛 세 가지 정리도구별 용도에 따른 저장 방법도 사진과 함께 설명한다. 자투리 시간을 활용하여 자료정리를 습관화해야 하며, 활용하지 않으면 자료정리를 하지 않게 된다고 한다.

업무능력을 향상시키는 다섯 가지 기술은 ‘내 업무를 분석하라, 분류하라, 두 마리 토끼를 잡아라, 수시로 체크하라, 나만의 방법을 찾아라.’이다. 자료 분류 항목을 정하고, 포스트잇을 사용하여 주용 부분을 표시해 두고, 메모한 것도 자료가 되니 A4용지에 붙여 정리해야 한다고 강조한다. 두 마리 토끼는 디지털과 종이 자료를 말하는데 특히 디지털 자료는 보관 용량이 크다 보니 필요 없는 자료까지 모아두게 되니 더 신경을 써야 한다. 자료를 꺼내 쓸 때 필요한 자료만 꺼내지 말고 다른 자료들도 훑어보라고 권한다.

부록에서는 정리력 향상을 위해 읽으면 좋을 책 20권을 소개한다. 저자가 글을 쓰면서 인용한 책들이다. 시간이 된다면 1~2권 선택하여 읽는 것도 좋겠다는 생각이 든다.