< 보고 혁명 >

보고 혁명 : 현직 팀장들이 검증하는 실무 보고서 작성법
이성윤 지음 / 한빛미디어 / 2024년 6월

직장생활은 보고서로 시작해서 보고서로 끝난다고 한다. 그만큼 보고서를 쓴 것은 업무에서 많은 비중을 차지하고 있고 또 중요한 일인데 보고서를 잘 쓰는 것은 직장인 누구에게나 쉬운 일이 아니다. 아니 매우 어려운 일이다.

보고서는 내가 한 일의 성과를 나타내거나 할일의 계획을 세우는 것을 문서로 표현한 것뿐인데 왜 이리 어렵게만 느껴지는 것일까?

보고서를 잘 쓰기 위해 많은 시간을 할애할 수는 없다. 보고서는 업무 성과를 표현하기 위한 수단일 뿐이지 보고서를 잘 썼다고 해서 업무성과가 좋았다고 할 수는 없기 때문이다. 그렇지만 보고서를 잘못 쓰면 업무 추진 과정에서 어려움이 생길 수도 있고 상사에게는 업무성과의 전달이 잘 되지 않고 궁금증만 증폭시킬 수 있다.

이 책은 이 어렵기만한 보고서 작성을 어떻게 하면 쉽고 효율적으로 해낼 수 있을지 직장인들에게 나침반과 같은 역할을 할 수 있는 책이다.

책의 앞부분에서 저자는 보고서에 대해 국내외 최고 기업 팀장 20명을 대상으로 설문조사를 실시하여 그 결과를 알려주고 있는데 주요한 설문조사 결과는 다음과 같다.

1. 보고능력이 개인의 업무능력과 일잘하는 직원의 평가에 영향을 미친다.

2. 보고능력이 일과 삶의 균형에 영향을 미친다.

3. 업무능력에 비해 보고능력이 뛰어난 직원보다 업무능력은 우수하지만 보고 능력이 떨어지는 팀원을 뽑고 싶다. (보고능력은 얼마든지 향상 가능하다고 한다)

4. 보고서가 어려운 이유는 상사의 의도와 목적 파악이 잘 안 되기 때문이다.

5. 보고서는 다양한 항목으로 최대한 자세하게 하는 것보다 간결하는 게 좋다.

6. 보고서의 퀄리티가 크게 차이나지 않으면 보고는 빨리 하는 것이 좋다.

7. 보고능력은 훈련을 통해 향상 시킬수 있다.

저자는 보고서에는 중요한 2가지, 상사의 Need(필요성), Want(만족도)를 잘 파악해야 한다고 한다. Needs는 상사가 보고서를 지시한 표면적 내용이고 Wants는 상사가 보고서에서 보고 싶어하는 내용이 얼마나 담겨 있는가를 뜻한다. 잘 쓴 보고서는 결국 Needs는 당연히 충족하면서 Wants를 얼마나 끌어올리느냐가 관건인 것이다. 저자는 유형과 목적에 따라 잘된 보고서들을 소개하고 있다. 상황/문제 파악, 검토/의견, 제안/요청, 계획/실행, 완료/결과, 회의 요약까지 상황과 목적에 따라 보고서가 어떻게 달라져야 하는지 그 특징을 잘 알려주고 있다.

저자는 보고서를 잘 쓰기 위한 몇 가지 팁을 알려주고 있는데 구성의 기본구조를 알아야 하고, 스토리라인을 만들고, 피보고자의 입장과 성향을 고려하고, 중간보고를 잘 활용해야 하는 등의 유용한 팁을 소개하고 있다. 또한 그 팁을 잘 발휘하기 위한 보고서의 기술을 알려주고 있다. 제목을 잘 쓰는법, 숫자 활용방법, 비교/변화/정의를 적절하게 쓰고, 그래프/예시/데이터를 적절하게 삽입하고 개조식 보고서, 하이라이트 효과 등의 기술을 소개하고 있다.

이 책은 처음부터 끝까지 보고의 모든 것을 독자의 눈높이에 맞춰 최대한 쉽게 표현하고 있다. 사회 초년생부터 사원~과장급에 이르기까지 직장생활을 이미 한 사람들도 보고의 본질을 이해하고 더 완성도 높은 보고서를 어떻게 작성할 수 있을까에 대한 의문을 해결할 수 있도록 도움을 준다. 보고서 작성은 누구에게나 어렵고 스트레스를 받게 하는 일이다. 하지만 보고서를 완성하고 나면 생각했던 것보다 의외로 힘들지 않았음을 느낄 때가 많다. 해보지도 않고 덜컥 겁을 먹고 스스로에게 압박을 주고 있었던 것이다. 이 책을 통해 보고서 스킬을 배우고 익힌다면 보고서 작성 전 어려움과 스트레스를 많이 줄일 수 있을 것으로 기대된다. 나도 대한민국의 한 평범한 직장인 중 한 사람으로써 많은 직장인들이 보고서의 스트레스에서 해방되기를 기원한다.