실전 보고서 작성 기술 with 파워포인트, 워드, 한글

실전 보고서 작성 기술 with 파워포인트, 워드, 한글 - 18년 차 전문 컨설턴트가 알려주는 가독성 높은 보고서를 빠르게 작성하는 노하우
홍장표 지음 / 한빛미디어 / 2020년 12월

저자가 친절하게 머리글에 설명하듯, 이 책은 소프트웨어 사용기능이 아닌, 보고서 작성기술에 대해 다룬다.

보고서는 상대방이 원하는 바를 캐치하고, 적확한 자료가 있어야 한다.  따라서 보고서 작성은 소프트 웨어기술보다는 보고서를 작성할 줄 아는 기술이 특히 더 중요하다고 할 수 있다.  책에서 알려주는 보고서 작성 순서는 일반적으로 디자인을 하거나 결제 서류를 컨펌받을 때의 방식과 같았다. 구상하고, 초안을 작성하면 검토를 하고, 다시 고치고 검토하다 또 고친다. 이런 순서는 많은 부분에서 서류를 확인 받을 때와 같은 부분이다.

컨설던트가 보고서 작성을 하는데 꼭 중요하다고 말하는 기술은 3가지로, Simple /Speed /Specialist : 3S이다.

내용과 표현의 간결성! , 문서작성의 빠르기! 최고의 비주얼! 로 꼽는다.  이는 업무처리 능력을 높여 멀티플레이어가 되어야 하고, 보고서가 최고의 가독성을 지녀야 한다는 걸 의미한다. 보고서 작성에서 자간(글자 사이 간격)과 장평(글자 너비)은 가장 기본이 된다. 자간과 장평이 슬림한 글꼴이 세련되어 보인다. 이에 따른 예시들이 책에서 많이 확인된다. 한글과 워드 PPT, 엑셀 등의 소프트웨어는 누구나 사용할 줄 안다. 하지만. 가독성을 높이고, 집중력을 높이는 문서를 작성할 줄 아는 사람은 적다. 저자는 형용사와 동사, 부사 등의 품사 중에서 특히 동사를 자주 사용해야 한다고 말하는데, 이유는 부사와 형용사가 많아질 경우, 핵심 메시지가 묻히기 때문이라고 한다.

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형용사, 부사는 양날의 검과 같습니다. 무언가를 설명하고 누군가를 설득해야 하는 보고서는 형용사, 부사보다 동사로 말해야 합니다. 형용사와 부사가 번성하면 주어와 동사로 이루어진 핵심 메시지가 묻힙니다. 본인이 작성한 보고서를 다시 읽어보며 형용사와 부사를 정리해 보세요. 습관적으로 자주 사용하는 단어를 확인할 수 있을 것입니다. 쓰지 말라는 것이 아니라 줄이라는 것입니다. 화려한 수사로 문장을 꾸미기 보다는 논리로 무장하고 팩트와 사실에 기반한  데이터로 설득하고 설명하기 위해 노력해야 합니다.

책에서 알려주는 모든 구성과 패턴은 예시가 전부를 차지한다고 해도 과언이 아니다. 비교하는 예시를 두어, 보고서 작성의 문제점을 인지하도록 돕는데, (이는 비단 보고서 작성 뿐만 아니라. 서류 전반에 통용되는 말이기도 하다.)  후반으로 가면 보고서를 만드는 처음부터 끝까지를 보여준다. 보고서 작성에서 형식적인 정답은 없지만, 되도록이면 가독성이 높고, 적확도 있는 보고서를 만들 수 있는 방법을 제시하는 책이었다.  PPT를 만드는 일을 하지 않아도 직장인이라면 활용해 볼 수 있는 작성 방법들이 있고,  문서 작성 편집기술과 속도, 구성을 전반적으로 알려주는 많은 예시가 있는 책이었다.  보고서 작성 방법에 도움을 받고 싶다면, 18년 차 전문 컨설던트가 알려주는 책의 자료를 참고해 보자.