보고서가 심플해지는 방법!!

보고서 작성 원리 with 파워포인트 - 좋은 보고서를 만드는 네 가지 원리
김연희 지음 / 길벗 / 2020년 12월

보고서를 처음 만들었을때가 대학교 입학때였으니 벌써 20여년은 만들었나보다. 몇개의 틀을 만들어 놓고 항상 복사해서 쓰다보니 식상하기도 하고 스타일이 구닥다리가 되어서 젊은 사람들의 보고서와 비교되기도 한다.

연륜이 느껴져야할텐데, 요즘 젊은 청년들의 보고서처럼 심플하지 못하고 뭔지 모를 복잡함이 있다. 보고서에 여백의 미가 중요하다는데, 보여주고 싶은것은 많고 써야할 내용은 많다. 어떻게?를 고민하다가 오늘도 머리만 쥐어뜯는다.

좋은 보고서는 어떤거지? 라는 궁금증과 갈급함이 있다.

'보고서 작성원리 with 파워포인트'는 오랜기간 공공기관과 정부부처, 기업체에서 보고서와 제안서등의 문서를 제작한 경험을 토대로 보고서를 쉽게 작성할 수 있는 방법을 네단계로 체계화하여 제시하고 있다.

보고서 작성원리 4단계: 기획, 논리, 직관, 시각

"고객들의 초안은 보통 전반적으로 많은 색을 사용하고 있습니다. 색을 많이 사용하는 이유는 모든 정보가 중요하다고 생각하기 때문입니. 모든 정보가 중요해 강조하면 결국 모든 정보가 중요해 보이지 않게 됩니다. 정보를 중요도의 순서에 맞게 정리하는 데 색은 큰 역할을 합니다.- 머리말 중에서..." 

책의 구성도 위 네가지 단계, 즉 기획, 논리, 직관, 시각을 중심으로 전개해 가고 있다. 기획은 어붐상황, 보고대상, 자료구성에 따라 보고서를 어떻게 기획해야 하는지를 이야기한다. 사실 보고서의 가장 기초적인 부분이지만 이것을 생각하지 않고 예쁘게만 꾸미려 하다보니 정작 중요한것을 전달하지 못하는 것이다.

논리단계에서는 제목정하는법, 목차, 내용구조짜기, 문제해결을 위한 로직트리를 파워포인트로 어떻게 만드는지를 '무작정따라하기'라는 저자의 '보고서 제작노하우'를 통해 전달해주고 있다.

직관단계에서는 도형, 화살표사용법, 도해사용법, 그래프활용법등을 다룬다. 보고서가 가장 있어보이는(?) 부분이 아닐까 생각된다.

이 책에서 내가 가장 많은 도움을 받은 부분이 바로 '직관'부분이다. 내가 만든 보고서를 보니 글들이 많고 설명하는 글이 대부분이었는데, 이것때문에 내 보고서자체가 직관적이지 못하다보니 심플하게 보이지 않았던 것이 아닐까 생각된다.

마지막으로 '시각'단계에서는 전체적인 통일성,배치, 정렬,강조를 어떻게 할 것인가를 다룬다. 특히 보고서의 생상을 어떻게 구성하는지가 중요하다고 한다. 유사색, 보색, 무채색, 회사로고등을 잘 활용하여 만들어진 샘플들을 보니 그 중요성이 느껴진다. 튀지 않으면서도 조화로운 모습이 자연스럽기까지 하다.

여기에서는 실제 사례보고서의 Before & After를 보여주며 차이점을 비교해주고 있다. 나와 비슷한 디자인의 보고서가 예시에 보여서 반가웠지만, 이내 무엇이 잘못되었는지 After를 통해 깨달을 수 있었다.

"시각적인 흐름이 있는 도해는 정적인 보고서를 역동적으로 만들어 보고서에 활기를 불어 넣을 수 있습니다. 또한 시선의 흐름을 유도해 정보를 순서대로 이해하는데 도움을 줍니다. 도해에서 시선의 방향은 보통 왼쪽에서 오른쪽, 위에서 아래, 아래에서 위로 흐르도록 표혆며 시선의 끝에 최종 목적이 있습니다.p.74"

파워포인트를 사용하는 이유가 심플하게 한눈에 들어오게 해서 목적을 짧고 간결하게 하기 위해서 인데, 이게 가장 어려운 부분이다. 이 책을 읽으면서 '시선'이라는 부분에서 많은 생각을 하게 되었다.

상위개념과 하위개념에 대한 이해가 부족했던 나는 화살표 하나 하나를 너무 의미없이 사용한것이 아닌가?

이 책은 문서, 특히 테스트위주의 보고서로 인해 답답함을 느끼셨던 분들이 프리젠테이션을 통해 도해, 배색, 배치등 간단한 수정을 통해 더욱 직관적이고 심플한 보고서를 작성할 수 있도록 도와준다. 그러므로 오늘도 보고서때문에 골머리 아파하시는 직장인들, 특히 공무원들과 기업체에서 보고서와 제안서등을 작성하시는 분들에게 교과서와 같은 책이 될것 같다.

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"시각적인 흐름이 있는 도해는 정적인 보고서를 역동적으로 만들어 보고서에 활기를 불어 넣을 수 있습니다. 또한 시선의 흐름을 유도해 정보를 순서대로 이해하는데 도움을 줍니다. 도해에서 시선의 방향은 보통 왼쪽에서 오른쪽, 위에서 아래, 아래에서 위로 흐르도록 표혆며 시선의 끝에 최종 목적이 있습니다.p.74" - P74