일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까

일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까 - 일의 속도가 성과를 좌우한다
기베 도모유키 지음, 장인주 옮김 / 비즈니스북스 / 2017년 7월

책의 제목을 보면 『일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까?』 라고 쓰여있다. 조직에서 멉무를 하다보면 부하직원에게 똑같이 일을 맡겨도 유독 빠르게 처리하는 직원이 있는가 하면 기일을 꼭 넘기는 직원들도 있다. 지강사 또한 하루를 정말 눈코뜰새 없이 바쁘게 보내도 성과가 제대로 나타나지 않는 날들도 있다.

이 책은 같은 시간 안에 전혀 다른 결과를 내는 사람들의 일의 기술 75가지 비법을 공개 한 책이다.

시간이 부족하고 늘 쫓기는 듯한 사람들에게 도움이 될 만한 책이다. 

'늘 시간이 부족해 허덕인다면 지금 당장 일하는 방식을 바꿔라'

저자는 일본 IBM에서 시니어 프로젝트 매니저로 활동하며 14년째 글로벌 프로젝트를 이끌고 있다. 2009년 임원직으로 승격됐으며, 2010년부터 최대 규모의 시스템 개발 프로젝트를 맡아 현재 일본과 중국에서 수백 명의 팀원을 이끌고 있으며 중국과 아시아를 넘다들며 다영한 인재들과 함께 일하는 그는 언어와 문화가 달라도 일 잘하는 사람들에게는 공통점이 있다는 것을 깨달았다. 그 공통점을 하나하나 찾아가면서 주어진 시간 동안 더 효율적으로 일하고자 하는 동료 및 후배들과 공유했으며 효율적으로 일하며 회사에서 성과를 인정받는 사람들이 실천하는 업무 노하우를 이 책에 담았다.

책을 읽기 전 겉표지 뒷장의 체크리스트를 해 본다. 자기점검 체크리스트를 해보며 내가 이중에 몇가지에나 해당되는 지 확인 해 본다. 세 가지 이상을 체크했디면 당신의 업무방식은 위험하다고 한다.

이 책은 단순히 서술형으로 일이 빠른 사람이 할 수 있는 성공전략을 거론하기보다는 단 몇초라도 줄일 수 있는 방법을 알려준다. 예를 들어 단축키 사용이다. '단축키를 쓴다고 시간이 얼마나 단축되겠어?'라고 묻는 사람이 있을것이다. 맞는 말이다. 그렇게 해서 아끼는 시간은 길어야 겨우 몇 초다. 그러나 이 몇 초가 쌓이고 쌓이면 단축키를 활용하는 사람과 그렇지 않는 사람의 차이는 결과 그대로 나타난다.

1장 ㅣ 업무 속도는 준비 단계에서 결정된다.

일 처리가 빠른 사람은 무턱대고 일을 시작하지 않으며, 일을 빠르게 처리하려면 철저하게 계획을 세우고 그에 맞춰 최대한 빠르게 움직여야 한다. 즉 업무 속도의 절반 이상은 '업무 시작 전'에 달려 있다.

1) 업무 속도를 높이는 3대 원칙

​원칙1. 재빠르게 움직인다.

원칙2. 낭비를 없앤다

원칙3. 확실하게 처리한다.

2) 작업 순서와 소요 시간부터 파악한다

1단계. 최종 목표 정하기

2단계. 작업 세분화하기

3단계. 작업 시간 예상하기.

4단계. 가장 오래 걸리는 작업 골라내기

5단계. 작업의 의존관계 파악하기

6단계. 작업 순서 정하기

특히 작업 계획을 편의점에서 도시락 구매를 예를 들어 준 저자의 아이디어는 기발했다.

편의점에서 음료수,디저트,도시락 구매시 도시락을 맨 위에 놓으면 점원이 도시락부터 바코드를 찍기때문에 전자렌지에 돌리는 시간을 줄일 수 있다.

<작업 계획은 '가장 오래 걸리는 작업'을 중심으로 세운다>

다음으로 지강사가 항상 중요하게 여겼던 일의 100점에  관한 이야기.

<항상 100점을 노리면 업무 속도가 느려진다>

상사에게 간단한 페이퍼 한장을 보고 할 때도 몇시간에 걸처 수정하고 보완했지만 시간을 투자해서 100점짜리로 만들 시간에 다른 일을 더욱 열심히 할 수도 있다는 것이다. 빠르게 22점짜리로 제출하는 방법이다. 이로써 처음부터 목표 점수를 학인해 불필요한 노력과 비용을 들이지 않는 것이다.

업무 속도는 신속,정확,효율 세가지를 모두 갖춰야 하지만 특히 마감기한은 절대 넘기면 안되는 것이며, 100점을 위해 마감기한을 넘기는 것보다 50점짜리 결과물이라도 기한 안에 제출해야한다.

50점짜리 결과물이라도 중요한 팩트만 잘 체크하면 충분히 통과할 수 있다. 기한안에 제출하고 나중에 시간이 될 때 수정하는 방법도 있다. 미완성의 세가지 기술은 꼭 숙지해야 한다.(물음표,숫자,끝맺음)

나만의 서식을 만들어 필요할 때마다 꺼내쓴다. 이 부분 정말 유용하다. 틀 하나 완벽하게 만들어 놓으면 시간을 대폭 줄일 수 있다.

꼭 외워햐 할 여섯가지 단축키!! 이건 정말 필수다. 지강사도 너무도 잘 활용하고 있으며 마우스로 작동하는것보다 훨씬 빠르다. 일 처리가 빠른 사람들 대부분 단축키를 적극적으로 활용한다고 한다.

처음엔 익숙하지 않아 불편할 수 있지만 하다보면 정말 편하다는 것을 느낄 것이다.

지강사 뿐만이 아닌 모든 학생,직장인,주부의 적 스마트폰.. 가장 많은 시간을 뺐긴다 ㅠㅠ

제 5장> 없는 시간을 짜낸다 이부분 특히 도움 되었다.

스마트폰의 유혹에서 벗어나는 방법!!

저자는 스마트폰의 유혹을 이겨내고 싶으면 지하철에서는 스마트폰을 '비행기 모드'로 전환하라고 한다. 집중을 하려고 해도 누군가에게서 오는 카톡,광고문자등은 지하철에서 독서에 집중하다가도 그 흐름을 깨뜨리기 마련이다. 그렇다면 집에서 공부하거나 작업할때도 비행기모드는 도움이 많이 될 것 같다. 인터넷,티비,맥주등의 물리적 유혹도 몰리 치라고 한다.

그리고 저자가 주는 팁하나, '우선'과 '일단'의 사용금지. 이거 정말 필요한 팁이였다.

잠정적 또는 일시적으로 처리한 일은 반드시 나중에 완성하는 작업이 필요해지기 때문에 시간낭비라고 한다. 한번 시작했으면 끝까지 해야하고 중단하면 안된다. 이것이 효율적으로 일을 진행하는 비결이라고 한다. 한번 업무를 중단하면 다시 시작할 때 내용을 기억에서 끄집어 내는 시간도 필요하고 공백 시간이 생겨 효율도 떨어지며 오히려 더 많은 시간이 소요된다고 한다. 업무를 중단해야 하는 피치못할 상황도 있겠지만,일은 한 방에 끝낸다는 마음가짐을 항상 가지고 있어야 한다고 저자는 강조한다.

바쁘다는 말을 반복적으로 하는 것 또한 좋지 않다고 한다. 바쁘다고 생각하면 여유가 없어질 뿐더러 바쁘다는 말은 자신의 한계를 드러내기 때문이다. 많은 업무를 처리하다 보면 한계를 느낄 수 있고 꼭 바쁠때 새로운 일들이 생겨나기 마련이다. 그럴 때는 일이 많아서 못하겠다고 거절하는 것이 아니라 업무 중 하나만 마감을 늦춰 주면 대응할 수 있다는 식으로 말하되 '못한다'는 말보다 '이렇게 하면 할 수 있다'라는 긍정적인 표현을 사용하는 것이 좋다고 한다.

이 책은 자신뿐 아니라 팀을 1등으로 이끌 수 있는 비법들을 공개한다. 쏟아지는 업무를 제시간에 처리하기 위해 시간의 누수를 줄이고 단기간에 업무를 처리하기 위해 자신의 업무방식을 찾아내요 효율성을 높힌 저자는 수많은 요청 끝에 자신만의 비결을 사내 교육프로그램으로 공개하며 큰 인기를 끌었다고 한다. 속도로 성과를 만들어내는 비법 75가지가 담긴 이 책은 학생,취준생,신입사원,경력사원,누구라도 일의 성과가 필요한 사람이라면 도움이 될 것 같다. 책을 읽기 전 시행 한 체크리스트에서 4가지가 해당되었던 지강사도 일의 습관을 바꿔야 할 필요성을 느꼈다.

『이 책은 출판사를 통해 제공 받았으며, 리뷰는 제 개인적인 소견입니다.

불펌,상업적 사용은 금지 합니다. 』

 '마음으로 소통하고 사랑으로 치유하는 강사 지유희의 도서리뷰'blog.naver.com/yoohee3025