횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법

횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법 - 당신이 설명을 못하는 데는 사소한 이유가 있다
고구레 다이치 지음, 황미숙 옮김 / 갈매나무 / 2017년 8월

이해하기 쉬운 설명은 어떤 것인가?란 질문을 20여년 고민해 온 저자의 경험에 바탕한 자기개발서이다. 어떻게 하면, 길고 복잡한 이야기를 쉽게 전달해서 거래처가 내가 원하는 사항을 듣고 움직이게 하고 싶은지, 동료나 아랫사람에게 좀더 명확하게 업무지시를 주고 받고 싶은지가 고민이라면 이 책이 필요하다.

이해하기 쉬운 설명은 다음 세 가지를 포함한다. 

1. 청자에게 도움이 됨(청자의 관심을 얻기 위해 정보가 상대에게 필요하고 득이 되어야 할 것)

2. 정리가 잘 됨(주절주절 이야기하지 않고 짧게 이야기할 것)

3. 쉬운 말(대상에 맞게 약어, 전문용어, 외래어를 바꾸어 사용할 것)

쉽게 말하기 위해 아래와 같이 저자가 고안한 텐프렙(TNPREP)법칙을 익히면 된다. 

Theme-Number-Point-Reason-Example-Point(주제-수-결론-이유-예-결론반복)

책에서 제시한 고객의 클레임을 상사에게 보고하는 경우의 예를 아래와 같이 인용한다:

 

'어제 휴가인 오 주임님 앞으로 클레임 전화가 와서(T) 제가 대신받았습니다. 두 가지 대응책(N)이 있는데 의논이 필요합니다(P). 오 주임님이 오늘도 유급휴가 중이기 때문입니다(R). 내용은 상품 A를 구매한 고객의 반품 및 환불 요청이었습니다. 뚜껑이 열리지 않는다고 하네요(E). 제가 관리부에 대응을 부탁하면 될까요? 아니면 일단 고객에게 바로 반품하시라고 하는 것이 좋을지 알려 주십시오(P).'

즉, 먼저 상대가 내 이야기를 받아들일 그릇을 준비하기 위해 큰 그림으로 주제를 알려주고, 몇 가지 이야기를 할 것인지 그리고 결론을 내리고 그 이유를 예를 들어 설명한다음 다시 지금까지 말한 내용의 결론을 반복함으로써 기억하기 쉽도록 하면된다. 무엇보다 익숙하지 않은 '결론부터 말하기'가 쉬워 보이지 않지만 연습을 통해서 나아질 수 있을 것이다.

가장 기억에 남는 말은 구체적인 동사를 사용하고, 형용사와 부사는 숫자로 표현하라는 것이다. 이를테면, '잘 처리하세요'라고 지시하기보다, '상품은 7월 15일까지 고객에게 전달해두자." 처럼 언제까지 무엇을 어떻게 하라고 내 요구사항을 구체적으로 설명하는 것이 필요하다.

학교나 회사에서 프리젠테이션을 하거나 업무지시사항을 구체적으로 주고 받을 때, 일상에서 길고 어려운 이야기를 간단하고 쉽게 설명해야할 때 이 책을 참고하면 좋을 듯하다.