업무 워크스페이스 활용은 노션 AI로!

업무와 일상을 혁신하는 새로운 방법 노션 AI - 업무 효율 200% 올리는 노션 AI 워크스페이스 구축하기
전시진 지음 / 제이펍 / 2026년 10월

이 서평은 #북유럽 카페의 소개로

출판사로부터 서적을 제공받아 주관적으로 작성하였습니다.

예전에 노션을 잠깐 사용해 본 적이 있습니다. 그때는 노션을 옛감성에 젖어 홈페이지 꾸미기로 사용을 했었습니다. 싸X월드 같이 음악을 넣고, 아바타 그림을 넣고, 프로필을 넣고, 저에게 노션은 그런 수준에 자유롭게 꾸미기 가능한, 발전된 개인 홈페이지 정도로 존재했었습니다.

그로부터 약 1년여, AI가 엄청나게 발전을 하여 많은 사람의 일상에서 사용이 되게 되었고, 저도 마찬가지로 사용을 하였습니다. 그러던차에 노션도 혹시나 뭔가 달라지지 않았을까...? 하고 봤더니, 역시나 많은 것들이 달라졌습니다.

노션에 AI를 접목해서 이것저것 많은 기능들이 생겼더군요. 하지만 활용해보려니 너무나 새로워서 접근이 쉽지 않았는데, #북유럽 카페에서 이런 책을 찾았습니다.

노션 AI 워크스페이스, 무척이나 혹합니다. 업무 혁신에 일상도 혁신해준다고 하니 더 흥미가 동했습니다. 우선 노션의 기본 사용법과 데이터베이스 관리에서 출발해 AI 글쓰기, 지침 설정, 에이전트를 활용한 업무 흐름으로 범위를 넓혀 갑니다. 기능 이름만 보면 복잡하지만, 본문에 제시한 사례를 따라가면 각각이 어디에 필요한지 짐작할 수 있는 식입니다. 사실 처음 접하면 막연한 두려움은 있습니다... 극복해야지요.

저자는 머리말에서 도구보다 방식을 전하고 싶다고 이야기합니다. 데이터를 쌓고 그 데이터로 AI가 일하게 만드는 경험을 강조하는데, 처음엔 좀 아리송하다가 점점 말이 이해되기 시작했습니다. AI에게 매번 처음부터 상황을 설명하기보다, 정리해 둔 자료를 다음 작업의 바탕으로 활용하는 것입니다. 자동화에 가깝지요? 노션을 단순한 메모장으로만 생각했던 사람이라면 이 지점부터 흥미를 느낄 만합니다. 일을 알아서 한다고?! 혹할만 하지요.

하지만, 자료가 있다고 저절로 일이 정리되지는 않습니다. 데이터베이스에서 여러 속성을 기준으로 정렬하는 설명을 보니, AI 기능에 앞서 기본적인 정리 방식부터 알아야겠다는 생각이 들었습니다. 뭐든 척척해준다고 해도, 이게 잘 돌아가는지 파악할 수 있는 기본적인 지식과 이해는 필수라고 생각합니다. 여기서 보았을 때, 상태와 우선순위를 조합해 프로젝트를 나열하면 같은 자료도 다른 순서로 살펴볼 수 있습니다. 예쁘게 꾸민 페이지보다 무엇을 기준으로 묶고 찾아볼지 정하는 일이 먼저입니다. 예쁘게 꾸미는 걸 목표로 했던 몇 년전을 생각하면... 이제 노션을 다른 목적으로 쓰게 되겠군요.

책에서 보면 계정 생성과 언어 설정 같은 기본 과정도 화면과 함께 안내합니다. 노션을 처음 접한 사람에게는 이런 설명이 필요합니다. 반대로 이미 사용하던 사람은 익숙한 부분을 지나 AI 활용 사례부터 살펴볼 수도 있겠습니다. 처음부터 모든 기능을 익히려고 하기보다, 자신의 자료 하나를 놓고 필요한 정렬이나 검색 방식을 따라 해 보면 설명을 이해하기가 수월할 것 같습니다. 저는 완전 기본 설정은 알고 있으니까 넘어갔는데, 이 부분도 분명히 존재해야 된다고 봅니다.

그렇게 익힌 기본기를 AI와 연결한다는 책의 구성이 정말 유용하게 느껴집니다. 자료를 쌓아 두기만 하면 나중에는 찾는 일도 부담이 될 수 있는데, 이름을 일정하게 붙이고 필요한 속성을 정해 놓는 작은 수고가 이후 활용에 영향을 주지 싶습니다. 처음에 일을 대충 해결만 하려고 준비하는 것보다는 이렇게 차곡차곡 쌓는 방법도 배워두면 좋겠지요. 책의 여러 기능을 보면서도 결국 먼저 떠오른 것은 새로운 도구를 더 쓰는 일보다, 이미 가진 자료를 어떻게 정리할 것인가 하는 문제가 저에게는 확실히 해결이 필요한 부분이었습니다. 이른바 데이터베이스 구축, 아니겠습니까.

이것이 있었습니다. 노션을 사용했던 목적인 SNS 같이 소통하는 앱 관련하여, SNS 초안 만드는 사례에 대해서도 소개가 있었습니다. AI가 써 준 글의 내용은 괜찮은데 말투가 어색해서 처음부터 고치게 되는 경우가 있습니다. 책에서는 자신이 직접 쓴 글을 모아 스타일 가이드를 만들고, 이후 콘텐츠를 요청할 때 그 페이지를 참조하는 방법을 소개합니다. 그때그때 자연스럽게 써 달라고 부탁하는 것보다 참고할 기준이 구체적입니다. 소위 말하는 쇠맛, AI슬롭 같은 걸 방지하는 AI 사용법을 알려준다는 것이죠. 약간 아이러니합니다. AI에게 AI가 쓰지 않은 것처럼 해달라고 하니... 그런 프롬프트에 대해서도 배울 수 있습니다.

또 하나의 장점은 예시로 다른 사람의 잘 쓴 글이 아니라 자신의 글을 고르라고 안내한 점입니다. 반응이 좋았던 게시물이나 직접 작성한 대본 등에서 자신의 표현 습관을 찾아가는 방식입니다. 자신의 글에 가깝게 만들어준다는 것입니다. 익숙한 맛이라는 거, 정말 중요합니다. AI가 만든 문장에 내 말투를 덧씌우려고 애쓰는 대신, 처음부터 참고할 글을 준비해 두는 것이지요. 완성한 가이드도 한 번으로 끝내지 않고 결과를 보며 수정하라고 설명합니다. 글을 자주 쓰는 사람이라면 관심을 가질 만한 대목입니다. 자신의 글이지요.

하지만, 문체를 참고한다고 글의 경험과 판단까지 대신 생기는 것은 절대 아니라고 생각합니다. 아직 AGI는 아니라고 봅니다... 초안을 받은 다음에는 실제 생각과 다른 문장이 없는지, 필요 이상으로 과장한 부분은 없는지 읽어 봐야겠지요. 검수는 필수입니다. 노션 AI가 아무리 뛰어나도 그정도는 아니겠지요. 모든 것을 맡길 정도요. 책의 방식을 활용한다면 말투를 매번 설명하는 수고는 줄이되, 글의 내용은 직접 책임지는 쪽으로 접근하는게 낫겠다는 생각을 하였습니다. AI 글쓰기를 어디까지 맡길지 생각하게 하는 좋은 부분이었습니다.

HR 관련한 내용도 좀 솔깃했습니다. 업무 연관성이 무척 높아서 좀 유심히 읽었는데 노션에서 이런 기능을 구현할 수 있다니, 정말 몇 년도 아니고 1년 조금 넘어서 이런 발전을 했네요. 입사자가 등록되면 관련 정보를 바탕으로 안내와 체크리스트를 준비하도록 구성합니다. 새 사람이 올 때마다 비슷한 자료를 찾아 보내고 같은 설명을 반복하는 상황을 떠올리면, 왜 이런 자동화가 필요한지 알 수 있습니다. 자료가 있는 것과 필요한 사람에게 제때 전달되는 것은 별개의 문제니까요. 회사 인력의 절감이 가능한 거 같은데, 어느 정도 위기감도 느껴집니다. 나도 혹시...?!

책 내용으로 돌아가면, 여기에는 노션 안의 변화를 계기로 에이전트를 실행하는 트리거가 등장합니다. 속성이 바뀌는 등의 조건과 수행할 작업을 연결하는 방식입니다. 무엇이 달라졌을 때 어떤 일을 하게 할 것인지 정해야 하므로, 자동화에 앞서 사람이 업무 순서를 이해하고 있어야겠습니다. 그런 면에서는 사람이 아직도 필요하다는 건 부정할 수 없는 사실이니 조금이나마 안심이 됩니다. 안내 자료가 오래됐거나 입력 정보가 빠졌다면 결과도 확인해야 합니다. 편리함은 준비와 점검을 바탕으로 얻을 수 있겠지요. 아직 저도 쓸모가 있나 봅니다.

예전에는 노션을 그냥 개인 홈페이지처럼 생각하여서 어떻게 꾸밀지만 고민했는데, 점점 발전하더니 이제는 어떤 일을 맡겨 볼지 궁리할 수 있는 수준까지 왔네요. 그렇다고 처음부터 거창한 자동화를 만들 필요는 없겠지요. 흩어진 자료를 정리하고, 자주 반복하는 일 하나부터 바꿔 보려고 합니다. AI가 알아서 해 주기를 기다리기보다, 일을 맡길 준비부터 해야겠습니다. 그런 면에서 이 책이 참 쓸만할 것 같습니다. 노션 AI를 사용할 수 있는데, 하고 싶은데, 무엇부터 할지 막막한 분들에게 이 책이 좋은 출발점이 되겠습니다. 노션으로 워크스페이스 한 번 제대로 구성해 봅시다.

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