업무 문서 쓰기 역량을 높여주는 책

AI도 모르는 글쓰기 - 초안을 완성으로 바꾸는 AI 협업 글쓰기, AI가 놓친 맥락, 구조, 정확성을 다듬어 읽히는 업무 문서로 완성하는 기술, 유형별 업무 문서 맞춤 글쓰기 체크리스트 24종 수록, 실무 즉시 적용 가능한 프롬프트 제공
정나래 지음 / 한빛미디어 / 2026년 6월

"한빛미디어 서평단 <나는리뷰어다> 활동을 위해서 책을 협찬받아 작성된 서평입니다."

과거에 비해 지금 아이들의 문해력이 현격히 떨어졌다는 조사를 본 적이 있다. 단지 청소년만의 문제가 아니다. 20, 30대도 마찬가지며, 중장년에서도 이런 현상은 쉽게 만날 수 있다. 모두가 그렇지는 않겠지만, 나는 많은 연구자가 지적했듯이 SNS의 영향이라고 생각한다.

글쓰기 또한 문해력과 밀접한 관계를 가지고 있다. 일상생활에서는 글쓰기 중요성이 크진 않으나, 사회생활에서의 글쓰기는 자신의 능력, 지적 수준을 보여주는 중요한 척도가 된다. 산전수전을 겪은 사람이라면, 더욱 글쓰기의 중요성을 잘 알 것이다. 잘 쓴 이력서, 제안서는 연봉과 투자금의 액수를 다르게 만든다. 첨단 과학 시대가 되어도 이는 변하지 않는 세상의 진리다.

그래서 책에 중요성이 강조되지만, 제대로 형성 못한 문해력과 글쓰기는 단지 책을 좀 더 읽는다고 단기간에 올려놓을 수는 없다. 많은 노력과 시간이 필요하다. 누군가는 인공지능이란 만능 도구가 있으니 그걸 쓰면 된다고 할 수 있다. AI가 대단한 능력을 가진 것은 사실이지만, 절대적이지는 않다. 틀린 자료를 알려주기도 하고, 거짓말도 천연덕스럽게 잘한다. 글만 장황하고 맥락이 틀린 경우도 많다. 고집도 엄청 세서, 우기다가 증거를 계속 대면, 그제야 말을 바꾸기도 한다.

그리고 AI는 사용자의 능력과 비례한 결과를 가져온다. AI의 본질을 꿰뚫고 어떻게 사용하는지 제대로 아는 사람에게는 빠르고 유용한 도구가 되어 주지만, AI에게 전적으로 맡기기만 한다면, 오히려 시간만 낭비할 수 있다. 따라서 일단 업무에 맞는 글쓰기부터 제대로 익혀야 한다. 그리고 이걸 바탕으로 AI를 제대로 쓰는 방법도 알아야 한다.

정나래 저자의 'AI도 모르는 글쓰기'는 앞에 말한 업무에 필요한 글쓰기 능력을 길러주고 동시에 인공지능을 활용한 문서 작성 노하우를 담고 있는 책이다. 물론 이 역시 익숙해지는 데는 어느 정도 시간이 걸리겠지만, 업무 글쓰기에 맞춰져 있으므로 목적 없이 책을 읽고, 글 써보는 것과는 차원이 다른 효과를 단기간에 얻을 수 있다.

글을 잘 쓰기 위해서는 잘 쓰인 글이 어떤 것인지 알 필요가 있다. 정답이 무엇인지 알아야 내가 무엇을 틀렸는지 알 수 있다. 'AI도 모르는 글쓰기'를 보면 우리 언어의 의사소통 방식이 고맥락 문화권이라고 한다. 완곡한 표현과 돌려 말하는 경우가 많다는 것이다. 이걸 업무 문서에 그대로 쓰게 되면, 글쓴이의 의도가 읽는 사람의 생각에 따라 왜곡될 수 있다. 문학적 표현에서는 쓸 수 있어도, 업무 문서에서는 절대 해서는 안 되는 것이다.

'AI도 모르는 글쓰기'에서는 글의 목적과 대상, 방법, 기한 등을 명확히 해야 좋은 글이 된다고 얘기한다. 이해를 돕기 위해 직접적으로 좋은 글과 나쁜 글의 예를 보여주기도 하고, 연습 문제를 통해 독자가 생각할 기회도 준다.

이 책의 내용 구성도 형태도 이러한 중요성을 그대로 반영했다. 이에 관해 책 초반에 나오는 로드맵에서 자세히 설명하고 있다. 내용 구성이 '왜', '무엇을', '어떻게', '어디에'라는 육하원칙을 따르고 있다. 이를 통해 문서 작성에 꼭 필요한 '동기', '기준', '방법', '적용'을 어떻게 글쓰기로 표현할 거며, 인공지능에는 어떻게 써먹는 것이 좋을지 알려 준다.

인공지능은 완벽하지 못하다. 그래서 책에서는 인간이 해야 할 것과 AI에게 맡길 것을 구분해 놨다. 인간은 주제 선정, 방향 결정, 검증, 맥락 보완, 최종 판단 등을 하고, AI에게는 아이디어 확장, 자료 수집, 목차, 구조 초안, 다듬기 요약, 맞춤법, 가독성 교정 등을 시킨다.

특히 AI가 알려준 자료는 교차 검증이 필수다. 있지도 않은 자료를 내놓기 때문이다. 나 역시도 이걸로 여러 번 골탕을 먹었다. 그래서 아예 프롬프트에 "모르는 것은 모른다고 하고, 자료를 만들지 마"라고 매번 적고 있다. 그래도 틀린 자료를 가끔씩 내놓는다.

'AI도 모르는 글쓰기'에 나오는 업무 글쓰기 예들은 확실히 깔끔하고 누구나 알아보기 쉽다. 개인감정과 오해의 소지가 제거된 글이다.  각 문서 작성 과정마다 AI에게 프롬프트를 어떻게 작성해서 요청할지 좋은 참고 자료가 된다.

학창 시절에도 국어 시간에 육하원칙의 중요성은 많이 들었지만, 실생활에 이걸 제대로 실천해서 말하거나 글 쓰는 사람은 의외로 적은 거 같다. "핵심이 뭐야?", "무슨 얘기를 하는 거니?" 이런 소리를 자주 듣는다면, 이 책을 보며, 내가 육하원칙을 제대로 반영했는지 확인할 필요가 있다. 웃긴 건 AI도 육하원칙을 지키고 소제목이 잘 나눠진 글을 선호해서 학습한다고 한다. 그래서 그런지 요즘 블로그 글도 서술형 보다 분석 서류 형식으로 많이 바뀌고 있다.

'AI도 모르는 글쓰기'를 보고 있으면, 외래어 풀어쓰기, 수동문 바꾸기, 부호 표현, 글로벌 표준 번역 등 내가 미처 생각지도 못한 것들이 많이 보였다. 나도 나름 문서 작성을 잘하는 편이란 소리를 들어왔는데, 시간에 쫓겨 그랬다고 변명을 한다고 해도, 다듬기에 공을 더 들여야 했다.

챕터 4 이후에는 회의록, 이메일, 공지, 기술문서, 가이드, 절차서, 매뉴얼, 글로벌 문서 등과 같이 보다 구체적인 문서 글쓰기를 다룬다. 일반적인 중요 원칙과 함께 각각의 표준 문서안, 탬플릿과 작성 노하우, 프롬프트 노하우가 담겨 있어서 많은 도움이 된다.

'AI도 모르는 글쓰기'를 다 읽고 가장 머릿속에 남는 것은 독자가 누구인가를 명확히 하라는 말이다.

문서 대상이 명확해야 거기에 맞는 형식, 문체, 단어, 용어 등이 정해진다. 독자가 명확해지면, 시작이 반이 된다. 아울러 글쓰기도 서비스 마인드가 필요하다는 생각이 든다. 독자에 맞춰 이해하기 쉽게 글을 써야 하기 때문이다.

사자성어에 '신언서판'이라는 말이 있다. 사람됨을 판단하는데 몸, 말씨, 글쓰기, 판단력을 본다는 의미다. 글쓰기는 그만큼 지성과 품격을 나타내는 중요한 능력이며, 조직사회에서 남보다 돋보일 수 있는 역량이기도 하다. 'AI도 모르는 글쓰기'는 그 능력을 체계적으로 길러주고, AI까지 어떻게 활용하면 좋은지 알려준다. 따라서 글쓰기에 자신 없는 사회 초년생이나 직장인에게 많은 도움이 되는 'AI도 모르는 글쓰기'를 강력 추천한다.